Cómo organizar una competición de karate sin perder el control

Una competición de karate se organiza en un orden muy concreto: primero se fijan el reglamento, el lugar, los permisos y el seguro; después se abren las inscripciones y se cierran las categorías. Cuando ya conoces el número definitivo de participantes, puedes preparar el sorteo, el calendario, los tatamis y las mesas del jurado. Los problemas suelen aparecer por detalles que se dejan para el final: árbitros sin confirmar, baterías agotadas, premios incompletos o información insuficiente para los voluntarios.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Establecer el reglamento de la competición
2 personas
2
Reservar el lugar
3
Solicitar permiso de competición
4
Comprobar los datos del seguro
5
Enviar invitaciones
2 personas
6
Publicar el formulario de inscripción
7
Gestionar inscripciones
2 personas
8
Recoger preferencias dietéticas
9
Confirmar a los árbitros
10
Asignar voluntarios
2 personas
11
Determinar las categorías del concurso
2 personas
12
Cerrar la lista de participantes
13
Elaborar el calendario de competición
2 personas
14
Crear grupos y sorteo
2 personas
15
Informar a los participantes
16
Reservar las mesas del jurado
17
Reservar tatamis
18
Encargar premios y medallas
19
Pedir el catering
20
Enviar la información para voluntarios
21
Imprimir tarjetas de competición
22
Crear credenciales de participantes
2 personas
23
Imprimir certificados
24
Preparar los carteles de ruta
25
Comprobar los premios
2 personas
26
Hacer la compra
2 personas
27
Guardar el catering en frío
2 personas
28
Recoger el material de competición
3 personas
29
Recoger las llaves del recinto
30
Inspeccionar la pista deportiva
2 personas
31
Colocar esterillas de tatami
6 personas
32
Marcar los campos de juego
3 personas
33
Colocar las mesas del jurado
3 personas
34
Colocar las sillas para el público
4 personas
35
Montar el mostrador de registro
2 personas
36
Montar el bufé de catering
3 personas
37
Probar el sonido y el micrófono
2 personas
38
Probar marcadores
3 personas
39
Preparar los sets del jurado
2 personas

Evento

40
Registrar a los participantes
4 personas
41
Comprobar vendajes y ropa
3 personas
42
Recibir a los árbitros
43
Dar la sesión informativa al jurado
2 personas
44
Enviar a los participantes al calentamiento
2 personas
45
Anunciar la apertura
46
Acompañar la primera ronda del partido
8 personas
47
Procesar hojas de puntuación
4 personas
48
Responder preguntas del público
2 personas
49
Servir las bebidas
3 personas
50
Rellenar las bebidas
2 personas
51
Reponer snacks
2 personas
52
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
53
Coordinar la segunda ronda de la competición
8 personas
54
Anunciar la pausa
55
Supervisar la tercera ronda del torneo
8 personas
56
Llamar a los finalistas
57
Acompañar las finales
8 personas
58
Preparar la entrega de premios
3 personas
59
Realizar la entrega de premios
4 personas
60
Anunciar el cierre
61
Guiar al público hacia la salida
2 personas

Seguimiento

62
Archivar tarjetas de competición
2 personas
63
Recoger las colchonetas de tatami
6 personas
64
Recoger mesas y sillas
5 personas
65
Apagar el equipo de sonido
2 personas
66
Lavar la vajilla
3 personas
67
Recoger el catering
3 personas
68
Limpiar el pabellón deportivo
4 personas
69
Comprobar el sanitario
2 personas
70
Recoger la basura
3 personas
71
Devolver los materiales
3 personas
72
Devolver las llaves del recinto
73
Guardar el stock restante
2 personas
74
Publicar los resultados
75
Enviar mensaje de agradecimiento a los participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Material deportivo

Esterillas de tatamicant. 120
Borde de la esterillacant. 12
Cintas rojas de competicióncant. 20
Cintas azules de competicióncant. 20
Banderas rojascant. 12
Banderas blancascant. 12
Silbatos de árbitrocant. 8
Paneles tácticos de puntuacióncant. 6
Temporizador digitalcant. 6
Baterías de repuestocant. 24
Equipo de protección para la cabezacant. 12
Protectores de pechocant. 12
Espinillerascant. 20
Guantescant. 20
Conos de entrenamientocant. 20
Cinta métricacant. 2
Cinta de señalizacióncant. 4
Botiquín de primeros auxilioscant. 2
Compresas fríascant. 12

Mobiliario

Mesas del juradocant. 6
Mesas de registrocant. 2
Mesas de buffetcant. 4
Sillascant. 180
Bancos del vestuariocant. 8
Papeleracant. 10

Equipo

Portátilcant. 2
Impresora
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Equipo de sonido
Micrófono inalámbricocant. 2
Altavocescant. 2
Baterías recargablescant. 12

Iluminación

Lámparas LEDcant. 6

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 220
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 180
Cubiertoscant. 180
Bandejas de servircant. 12
Jarras de cafécant. 4
Jarras de aguacant. 8

Cocina

Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 6
Cubiterascant. 4
Pinzas de servircant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 3
Teterascant. 3

Decoración

Banner de competición
Señales direccionalescant. 12
Mantelescant. 8
Mesa de premios

Limpieza

Fregonascant. 6
Cuboscant. 4
Escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Paños de microfibracant. 20
Spray desinfectantecant. 6

Catering

Compras

Administración

Tarjetas de competicióncant. 300
Credenciales de participantescant. 180
Portabadgescant. 180
Bolígrafoscant. 40
Rotuladores fosforescentescant. 12
Portapapelescant. 12
Papel de impresióncant. 5
Carpetas archivadorascant. 6
Cinta adhesivacant. 6
Tijerascant. 6
Grapadorascant. 3
Grapascant. 6
Pegatinas con nombrecant. 300
Destructora de papel

Premios

Medallas de orocant. 30
Medallas de platacant. 30
Medallas de broncecant. 60
Copas para los ganadorescant. 12
Certificadoscant. 180
Bolsitas de premioscant. 120

Consejos

Cierra las inscripciones antes de preparar el sorteo y el calendario. Con la lista definitiva puedes formar grupos, asignar categorías y comunicar horarios reales a participantes, árbitros y familias.
Reserva los tatamis, sus bordes y las mesas del jurado con antelación, y dibuja la distribución de la sala antes del día de la competición. Deja pasillos claros entre zonas de combate, registro, público y vestuarios.
Confirma a cada árbitro y voluntario por escrito al menos 7 días antes. Incluye su horario, función, punto de encuentro y la persona responsable a la que deben acudir si surge un problema.
Prueba el temporizador digital, los paneles de puntuación, el equipo de sonido y la impresora durante el montaje. Guarda baterías de repuesto y cables alargadores en un punto visible, no dentro de una caja que nadie sepa localizar.
Comprueba los premios, medallas, certificados, tarjetas de competición y credenciales antes de abrir el registro. Prepara también los carteles de ruta y el botiquín con compresas frías para evitar búsquedas de última hora.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una competición de karate?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes para reservar el lugar, solicitar el permiso, revisar el seguro y confirmar a los árbitros. Cierra las inscripciones y el sorteo aproximadamente 7 días antes, cuando ya conozcas la participación definitiva.
¿Cuándo se deben cerrar las inscripciones de una competición de karate?: Ciérralas entre 5 y 7 días antes del evento, salvo que el reglamento indique otro plazo. Necesitas ese margen para asignar categorías, crear grupos, preparar el calendario e imprimir las tarjetas de competición.
¿Qué material hay que revisar el día anterior a una competición de karate?: Revisa los tatamis y sus bordes, cintas y banderas de competición, silbatos, paneles de puntuación, temporizador, protecciones y material de primeros auxilios. Haz una prueba del sonido, la impresora y la alimentación eléctrica, y confirma que tienes baterías de repuesto.
¿Cuándo hay que informar a los participantes del horario?: Envía el calendario y las instrucciones entre 3 y 5 días antes, después del sorteo. Incluye la hora de registro, la categoría, el tatami asignado, la documentación necesaria y cualquier indicación sobre protecciones o equipamiento.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.