Organiser un tea time : l’ordre des préparatifs

Pour organiser un tea time, commencez par fixer le nombre d’invités et leurs besoins alimentaires, puis construisez vos achats autour de ce chiffre. La préparation se répartit entre ce qui peut être fait à l’avance, les produits frais et l’installation du buffet. Prévoyez un espace distinct pour le thé, l’eau et le café afin d’éviter les files d’attente. Les détails souvent oubliés sont la vaisselle adaptée, le linge de table repassé et les portions sans allergènes clairement séparées.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Établir la liste des invités
2
Envoyer les invitations
3
Traiter les inscriptions
4
Recueillir les besoins alimentaires
5
Définir le nombre final d’invités
6
Confirmer les livraisons et les commandes à emporter
7
Vérifier la vaisselle et le verrerie
2 personnes
8
Laver et repasser le linge de table
9
Vérifier la liste des courses
10
Faire les courses
2 personnes
11
Stocker les denrées non périssables
12
Réfrigérer les produits frais
13
Récupérer les gâteaux et pâtisseries
2 personnes
14
Préparer les amuse-bouches froids
3 personnes
15
Préparer les sandwiches
3 personnes
16
Laver et couper les fruits
2 personnes
17
Portionner les amuse-bouches salés
2 personnes
18
Découper le gâteau
2 personnes
19
Mettre de côté les amuse-bouches sans allergènes
20
Mettre les boissons au frais
2 personnes
21
Installer les tables et les chaises
4 personnes
22
Installer le linge de table
2 personnes
23
Préparer la vaisselle et les couverts
3 personnes
24
Installer le buffet et le point boissons
3 personnes
25
Suspendre la décoration
2 personnes
26
Préparer le thé et le café
2 personnes
27
Disposer les amuse-bouches sur des présentoirs à étages
3 personnes
28
Installer la table d’accueil

Événement

29
Accueillir les invités
2 personnes
30
Servir le thé et le café
2 personnes
31
Servir les amuse-bouches et les pâtisseries
3 personnes
32
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
33
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
34
Proposer le dernier tour de thé
2 personnes
35
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

36
Démonter le buffet
3 personnes
37
Emballer les aliments en toute sécurité
2 personnes
38
Faire la vaisselle
3 personnes
39
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
40
Nettoyer le lieu
3 personnes
41
Collecter et évacuer les déchets
2 personnes
42
Retirer la décoration
2 personnes
43
Stocker le matériel restant
2 personnes
44
Rendre les articles empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 32
Tables de buffetqté 2
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Tasses à théqté 36
Plateaux à théqté 36
Assiettes à pâtisserieqté 36
Cuillères à caféqté 36
Fourchettes à gâteauqté 36
Verres à eauqté 36
Théièresqté 6
Présentoirs à étagesqté 8
Plateaux de serviceqté 10
Pinces de serviceqté 6
Carafes d’eauqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Saladiersqté 4
Verres doseursqté 2
Glacièresqté 3

Équipement

Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3

Décoration

Chemins de tableqté 6
Compositions floralesqté 6
Porte-bougies chauffe-platqté 12
Badges nominatifsqté 32
Cartes de menuqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 3
Bacs à vaisselleqté 2
Chiffons de nettoyageqté 12

Catering

Courses

Conseils

Arrêtez le nombre final d’invités au moins 5 jours avant le tea time. Ce chiffre sert à confirmer les commandes, calculer les portions et vérifier le nombre de tasses, d’assiettes à pâtisserie et de verres à eau.
Faites les achats en deux temps : les produits non périssables quelques jours avant, puis les fruits, sandwiches et autres produits frais la veille ou le matin même. Réservez aussi un espace au réfrigérateur pour les boissons et les pâtisseries.
Préparez le buffet au moins 60 minutes avant l’arrivée des invités. Installez d’abord les tables, les chaises et le linge de table, puis placez les plateaux, présentoirs, pinces de service et cartes de menu.
Gardez les amuse-bouches sans allergènes sur un plateau séparé, avec des ustensiles dédiés. Notez les besoins alimentaires dès les inscriptions plutôt que d’attendre le jour du tea time.
Prévoyez le point boissons avant de disposer les gâteaux. Mettez l’eau au frais, préparez les théières et les bouilloires, puis vérifiez les rallonges et multiprises au moins 30 minutes avant le début pour éviter un branchement improvisé.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un tea time ?: Envoyez-les 3 à 4 semaines avant la date prévue. Demandez une réponse au plus tard 7 jours avant afin de recueillir les allergies et de fixer le nombre final d’invités.
Combien de temps faut-il pour préparer un tea time ?: Comptez environ 3 heures de préparation réparties sur plusieurs jours, puis 60 à 90 minutes le jour même. Les sandwiches, fruits et amuse-bouches froids peuvent être préparés la veille, tandis que la découpe du gâteau se fait juste avant le service.
Quelle quantité de thé prévoir par personne ?: Prévoyez environ 50 à 75 cl de boissons chaudes par personne pour un tea time de 2 heures, en variant les thés et en ajoutant de l’eau et du café. Gardez une bouilloire disponible pour refaire de l’eau chaude pendant le service.
Comment organiser un buffet de tea time sans attente ?: Séparez le buffet alimentaire du point boissons et placez les assiettes, couverts et serviettes au début du parcours. Pour un groupe de plus de 15 personnes, prévoyez deux zones de service ou répartissez les invités par petits groupes espacés de 5 minutes.

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