Organiser un spectacle équestre sans rien laisser au hasard

Un spectacle équestre se prépare d’abord comme une journée sportive, puis comme un accueil du public. Commencez par fixer la date et le programme, rédiger les conditions de participation et ouvrir les inscriptions. Vous pourrez ensuite établir les listes de départ, répartir les bénévoles et confirmer les fournisseurs. Les derniers jours servent surtout à contrôler la météo, le bien-être des chevaux, les boxes, le balisage et le matériel technique.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Rédiger les conditions de participation
2 personnes
3
Inviter les participants
2 personnes
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
2 personnes
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Établir les listes de départ
2 personnes
8
Vérifier les données des participants
2 personnes
9
Faire les réservations
10
Confirmer les accords avec les fournisseurs
11
Planifier les bénévoles
2 personnes
12
Attribuer les rôles aux bénévoles
2 personnes
13
Publier les informations au public
14
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
15
Créer les dossards
2 personnes
16
Imprimer les livrets du programme
2 personnes
17
Préparer les badges nominatifs
18
Vérifier les prix et les rubans
2 personnes
19
Passer en revue le plan de bien-être des chevaux
2 personnes
20
Vérifier les prévisions météo
21
Faire les courses
3 personnes
22
Rassembler le matériel
3 personnes
23
Remplir les glacières
2 personnes
24
Préparer le service traiteur
3 personnes
25
Vérifier les boxes pour chevaux
2 personnes
26
Contrôler le site
3 personnes
27
Dégager le site
3 personnes
28
Aplanir le terrain de compétition
3 personnes
29
Délimiter la zone d’arrivée
2 personnes
30
Baliser les places de parking
2 personnes
31
Installer les tables et les chaises
4 personnes
32
Monter les tentes de réception
4 personnes
33
Installer des barrières de foule
4 personnes
34
Monter le parcours de saut
4 personnes
35
Délimiter le manège
3 personnes
36
Aménager l’écurie et la zone de soins
3 personnes
37
Installer les points d'eau
2 personnes
38
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
39
Tester la caisse et le terminal de paiement
2 personnes
40
Tester la musique et le micro
2 personnes
41
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
42
Préparer les dossards
2 personnes
43
Installer la table du jury
2 personnes

Événement

44
Enregistrer les chevaux
3 personnes
45
Vérifier les documents
2 personnes
46
Conduire les chevaux aux boxes
3 personnes
47
Ouvrir l'accueil du public
2 personnes
48
Accueillir le public
4 personnes
49
Distribuer le programme
2 personnes
50
Accompagner l’échauffement des chevaux
2 personnes
51
Assurer la présentation d’ouverture
2 personnes
52
Encadrer les épreuves de dressage
4 personnes
53
Accompagner les obstacles de saut
4 personnes
54
Annoncer le programme de la pause
55
Servir les amuse-bouches et les boissons
4 personnes
56
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
57
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
58
Vider les poubelles
2 personnes
59
Maintenir la propreté de l'espace public
2 personnes
60
Ressortir l’eau et le foin
2 personnes
61
Encadrer les remplacements de chevaux
3 personnes
62
Encadrer le spectacle du soir
5 personnes
63
Assurer la remise des prix
3 personnes
64
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes
65
Accompagner les chevaux vers les remorques
3 personnes

Suivi

66
Clôturer le catering
3 personnes
67
Faire la vaisselle
3 personnes
68
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
69
Démonter les tentes de fête
4 personnes
70
Retirer les barrières de foule
4 personnes
71
Démonter le parcours et l’anneau
4 personnes
72
Nettoyer le site
4 personnes
73
Évacuer les déchets
2 personnes
74
Rassembler le matériel emprunté
2 personnes
75
Nettoyer le matériel
3 personnes
76
Retourner les matériels
2 personnes
77
Ranger le stock restant
2 personnes
78
Effectuer l'inspection finale du site
2 personnes
79
Enregistrer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 180
Tabourets de barqté 12
Table du jury
Tables hautesqté 8
Cônesqté 30
Barrières de fouleqté 40
Ruban de balisageqté 6

Matériel de sport

Barrières de dressageqté 20
Bâtons de sautqté 16
Poutres d'équilibreqté 24
Bac à eau
Cavalettiqté 8
Lettres de marquageqté 8
Mètre rubanqté 2
Numéros d’obstaclesqté 16
Numéros de départqté 30
Brosses à queueqté 8
Filets à foinqté 20
Gamellesqté 20
Bacs à boissonsqté 20
Seaux d'eauqté 12
Brouettesqté 3
Fourches à foinqté 4
Pellesqté 3
Balles de pailleqté 30
Tapis de box en caoutchoucqté 20

Équipement

Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 4
Terminaux de paiementqté 2
Caissesqté 2
Portefeuille pour la monnaieqté 2
Talkies-walkiesqté 8
Téléphones portablesqté 4
Batteries externesqté 4
Calculatricesqté 2

Éclairage

Projecteurs LED de chantierqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6
Lanternes rechargeablesqté 10

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 220
Gobelets à café réutilisablesqté 120
Assiettesqté 220
Couvertsqté 220
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Louchesqté 8
Plateaux de serviceqté 16
Papier aluminiumqté 2

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Compositions floralesqté 6
Rubans de prixqté 30
Verres pour les prixqté 12
Panneaux du programmeqté 4
Panneaux indicateursqté 12
Nappesqté 12

Catering

Courses

Nettoyage

Balaisqté 4
Boîtes de conserveqté 3
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6
Poubellesqté 12
Brosses de toilettesqté 4
Gants en caoutchoucqté 12
Balais à mainqté 4

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 4
Gilets de sécuritéqté 12
Lampes de pocheqté 8
Couvertures de survieqté 6
Matériel de pansementqté 4

Papeterie

Brochures du programmeqté 220
Formulaires d'inscriptionqté 50
Fiches de juryqté 100
Badges nominatifsqté 60
Stylosqté 40
Marqueursqté 20
Presse-papiersqté 12
Ruban adhésifqté 8
Ciseauxqté 6
Étiquettes résistantes aux intempériesqté 100

Soins des chevaux

Licolsqté 24
Cordes de ligneqté 24
Sacs à déjectionsqté 500
Brouettes à fumierqté 3
Fourches à fumierqté 4
Couvertures de transpirationqté 12
Bandages rafraîchissantsqté 8
Seaux de soinqté 8
Lavettesqté 12
Masques anti-mouchesqté 12
Bandage pour chevauxqté 4
Thermomètresqté 4
Chaînes pour étalonsqté 4

Conseils

Fixez le programme avant d’envoyer les invitations : les participants doivent connaître les épreuves, les horaires et les conditions de participation dès l’inscription. Prévoyez ensuite un délai précis pour traiter les inscriptions et recueillir les besoins alimentaires.
Établissez les listes de départ après avoir vérifié les données de chaque participant. Préparez les numéros de départ, les dossards, les numéros d’obstacles et les livrets du programme avant le jour de l’événement, plutôt que pendant l’accueil.
Traitez la sécurité comme un parcours complet : séparez les zones avec des barrières de foule, des barrières de dressage, des cônes et du ruban de balisage. Vérifiez aussi que les panneaux de direction sont installés avant l’arrivée du public.
Attribuez les rôles des bénévoles avec des horaires et un responsable clairement identifié pour chaque zone. Il faut notamment couvrir l’accueil, les départs, la circulation du public, les chevaux, le ravitaillement et la remise des prix.
Faites une vérification finale la veille : prévisions météo, boxes, tapis en caoutchouc, foin, eau, brouettes, fourches, pelles, sonorisation et glacières. Les rubans, prix et badges nominatifs sont souvent oubliés jusqu’au dernier moment.

Questions fréquentes

Quand commencer l’organisation d’un spectacle équestre ?: Commencez dès que la date et le programme peuvent être fixés. Prévoyez plusieurs semaines pour les inscriptions, les réservations, les fournisseurs et la planification des bénévoles, puis gardez les derniers jours pour les contrôles.
Que faut-il prévoir pour le bien-être des chevaux pendant un spectacle ?: Vérifiez les boxes, les tapis, les filets à foin, les gamelles et les seaux d’eau avant l’arrivée des chevaux. Faites une revue du plan de bien-être au plus tard la veille et contrôlez les besoins pendant toute la journée.
Quand préparer les listes de départ et les dossards ?: Préparez les listes de départ une fois les inscriptions traitées et les données vérifiées. Imprimez les dossards, les numéros de départ et les livrets du programme au moins la veille pour éviter une impression précipitée le matin.
Comment organiser les bénévoles pour un spectacle équestre ?: Attribuez chaque rôle avant l’événement et communiquez à chaque bénévole son horaire, sa zone et son responsable. Faites un briefing collectif avant l’ouverture au public, avec un rappel des consignes de sécurité et du déroulement du programme.

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