Pferdeshow organisieren: So gehst du strukturiert vor

Bei einer Pferdeshow laufen Sport, Tierwohl, Publikum und Logistik gleichzeitig. Lege zuerst Datum und Programm fest, bevor du Teilnahmebedingungen veröffentlichst oder Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldungen, Startlisten, Helferrollen und die Ausstattung für Arena, Stallbereich und Publikum. Plane die letzten 48 Stunden für Kontrollen ein: Wetter, Pferdeboxen, Hindernisse, Funkmikrofone, Verpflegung und Beschilderung werden dann konkret geprüft.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Teilnahmebedingungen erstellen
2 Personen
3
Teilnehmer einladen
2 Personen
4
Einladungen verschicken
2 Personen
5
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
6
Ernährungswünsche erfassen
7
Startlisten zusammenstellen
2 Personen
8
Teilnehmerdaten prüfen
2 Personen
9
Reservierungen vornehmen
10
Lieferantenabsprachen bestätigen
11
Freiwillige einplanen
2 Personen
12
Rollen an Freiwillige zuweisen
2 Personen
13
Publikumsinformationen veröffentlichen
14
Routenschilder vorbereiten
2 Personen
15
Startnummern herstellen
2 Personen
16
Programmhefte drucken
2 Personen
17
Namensschilder vorbereiten
18
Preise und Bänder prüfen
2 Personen
19
Pferdewohlfahrtsplan durchgehen
2 Personen
20
Wettervorhersage prüfen
21
Einkaufen gehen
3 Personen
22
Materialien zusammenstellen
3 Personen
23
Kühlboxen füllen
2 Personen
24
Catering vorbereiten
3 Personen
25
Pferdeboxen kontrollieren
2 Personen
26
Gelände kontrollieren
3 Personen
27
Gelände freimachen
3 Personen
28
Spielfeld ebnen
3 Personen
29
Ankunftszone markieren
2 Personen
30
Parkplätze markieren
2 Personen
31
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
32
Partyzelte aufbauen
4 Personen
33
Publikumsabsperrungen aufstellen
4 Personen
34
Springparcours aufbauen
4 Personen
35
Dressurviereck abstecken
3 Personen
36
Stall- und Pflegebereich einrichten
3 Personen
37
Wasserstellen bereitstellen
2 Personen
38
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
39
Kasse und Kartenlesegerät testen
2 Personen
40
Musik und Mikrofon testen
2 Personen
41
Wegweiser aufstellen
2 Personen
42
Startnummern bereitlegen
2 Personen
43
Jurytisch einrichten
2 Personen

Event

44
Pferde anmelden
3 Personen
45
Dokumente prüfen
2 Personen
46
Pferde zu den Boxen begleiten
3 Personen
47
Publikums-Schalter öffnen
2 Personen
48
Publikum empfangen
4 Personen
49
Programm verteilen
2 Personen
50
Pferde losreiten begleiten
2 Personen
51
Eröffnungspräsentation gestalten
2 Personen
52
Dressurteile begleiten
4 Personen
53
Sprungteile begleiten
4 Personen
54
Pausenprogramm ankündigen
55
Snacks und Getränke servieren
4 Personen
56
Getränke nachfüllen
2 Personen
57
Buffet nachfüllen
2 Personen
58
Mülleimer leeren
2 Personen
59
Publikumsbereich sauber halten
2 Personen
60
Wasser und Heu auffüllen
2 Personen
61
Pferdewechsel begleiten
3 Personen
62
Abendshow betreuen
5 Personen
63
Preisverleihung durchführen
3 Personen
64
Publikum zum Ausgang begleiten
3 Personen
65
Pferde zurück zu den Anhängern begleiten
3 Personen

Nachbereitung

66
Catering abschließen
3 Personen
67
Geschirr abwaschen
3 Personen
68
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
69
Partyzelte abbauen
4 Personen
70
Publikumsabsperrungen entfernen
4 Personen
71
Parcours und Ring abbauen
4 Personen
72
Gelände reinigen
4 Personen
73
Abfall entsorgen
2 Personen
74
Geliehene Materialien einsammeln
2 Personen
75
Materialien reinigen
3 Personen
76
Materialien zurückgeben
2 Personen
77
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
78
Gelände-Endkontrolle
2 Personen
79
Fundgegenstände registrieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
KlappischeAnz. 12
KlappstühleAnz. 180
BarhockerAnz. 12
Jurytisch
StehtischeAnz. 8
KegelAnz. 30
PublikumsgitterAnz. 40
AbsperrbandAnz. 6

Sportmaterial

DressurhindernisseAnz. 20
FederständerAnz. 16
SprungbalkenAnz. 24
Wasserbecken
CavalettiAnz. 8
MarkierungsbuchstabenAnz. 8
MaßbandAnz. 2
HindernisnummernAnz. 16
StartnummernAnz. 30
RosenscherenAnz. 8
HeunetzeAnz. 20
FutternäpfeAnz. 20
TränkenAnz. 20
WassereimerAnz. 12
SchubkarrenAnz. 3
HeugabelnAnz. 4
SchöpferAnz. 3
StrohballenAnz. 30
GummistallmattenAnz. 20

Ausstattung

FunkmikrofoneAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
PowerbanksAnz. 4
KartenlesegeräteAnz. 2
KassenAnz. 2
Portemonnaie für WechselgeldAnz. 2
Walkie-TalkiesAnz. 8
MobiltelefoneAnz. 4
PowerbanksAnz. 4
TaschenrechnerAnz. 2

Beleuchtung

LED-BaustrahlerAnz. 8
LichterkettenAnz. 6
Wiederaufladbare LaternenAnz. 10

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 220
Wiederverwendbare KaffeebecherAnz. 120
TellerAnz. 220
BestecksetsAnz. 220
ServiertablettsAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 6
EiswürfelbehälterAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6
ServierlöffelAnz. 8
ServierschalenAnz. 16
AluminiumfolieAnz. 2

Dekoration

WimpelkettenAnz. 8
BlumenarrangementsAnz. 6
PreisbänderAnz. 30
PreisbecherAnz. 12
ProgrammschilderAnz. 4
WegweiserAnz. 12
TischdeckenAnz. 12

Catering

Einkäufe

Reinigung

BesenAnz. 4
DosenAnz. 3
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 6
MülleimerAnz. 12
ToilettenbürstenAnz. 4
GummihandschuheAnz. 12
HandfegerAnz. 4

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
FeuerlöscherAnz. 4
SicherheitswestenAnz. 12
TaschenlampenAnz. 8
NotfalldeckenAnz. 6
VerbandmaterialAnz. 4

Papierwaren

ProgrammhefteAnz. 220
AnmeldeformulareAnz. 50
JuryformulareAnz. 100
NamensschilderAnz. 60
StifteAnz. 40
StifteAnz. 20
KlemmbretterAnz. 12
KlebebandAnz. 8
SchereAnz. 6
Wetterfeste EtikettenAnz. 100

Pferdepflege

HalfterAnz. 24
LeitseileAnz. 24
KotbeutelAnz. 500
MistkarrenAnz. 3
MistgabelnAnz. 4
SchweißdeckenAnz. 12
KühlbandagenAnz. 8
Eimer für die PflegeAnz. 8
SchwammtücherAnz. 12
FliegenmaskenAnz. 12
PferdeverbandAnz. 4
ThermometerAnz. 4
HengstkettenAnz. 4

Tipps

Lege Programm und Teilnahmebedingungen mindestens 6 bis 8 Wochen vor der Show fest. So bleibt genug Zeit, Anmeldungen zu bearbeiten, Ernährungswünsche zu erfassen und Startlisten zu erstellen.
Prüfe Teilnehmerdaten nicht erst am Veranstaltungstag. Kontrolliere Namen, Pferdedaten und Startnummern spätestens 7 Tage vorher und drucke danach Programmhefte, Namensschilder und Startlisten.
Plane Helfer nach festen Zeitblöcken von 2 bis 3 Stunden ein. Weise jeder Person eine Rolle zu, etwa Einlass, Arena, Stallbereich, Catering oder Publikumsinformation, und bestätige den Einsatz 3 Tage vorher.
Kontrolliere den Aufbau der Arena am Vortag mit Maßband und Plan. Stelle Dressurhindernisse, Cavaletti, Sprungbalken, Wasserbecken, Markierungsbuchstaben und Hindernisnummern auf, bevor die Pferde eintreffen.
Plane Pferdewohl und Wetter als eigene Prüfpunkte ein. Kontrolliere am Vortag Pferdeboxen, Tränken, Wassereimer, Heunetze, Futternäpfe und Strohballen; fülle Kühlboxen und bereite Catering erst danach endgültig vor.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man eine Pferdeshow organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm und Teilnahmebedingungen. Die Anmeldung und Startlisten sollten spätestens 7 Tage vor der Show abgeschlossen sein.
Wann muss man die Startlisten für eine Pferdeshow erstellen?: Erstelle einen ersten Entwurf etwa 10 Tage vorher und prüfe alle Teilnehmerdaten danach noch einmal. Die endgültigen Startlisten sollten 3 bis 5 Tage vor Beginn feststehen und gedruckt werden.
Wie viele Helfer braucht man für eine Pferdeshow?: Plane mindestens eine verantwortliche Person pro Bereich ein: Einlass, Arena, Stallbereich, Catering und Publikum. Bei mehreren Prüfungen oder getrennten Bereichen sind zusätzlich 2 bis 4 Springer sinnvoll.
Was muss man am Tag vor einer Pferdeshow kontrollieren?: Kontrolliere am Vortag die Arena, Absperrungen, Lautsprecher, Funkmikrofone, Beschilderung und Sitzbereiche. Zusätzlich sollten Pferdeboxen, Tränken, Wassereimer, Heu und Stroh vollständig bereitstehen.

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