Organiser un spectacle équestre sans rien oublier

Un spectacle équestre demande de coordonner les cavaliers, les chevaux, le public et l’équipe au même moment. Cette checklist de 79 tâches suit l’organisation dans l’ordre : programme, inscriptions, réservations, bénévoles, signalétique, matériel et accueil. Elle couvre aussi les points souvent réglés trop tard, comme les listes de départ, les besoins alimentaires, les prix et les rubans. Utilise-la pour avancer étape par étape jusqu’au contrôle final des boxes et du plan de bien-être des chevaux.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Rédiger les conditions de participation
2 personnes
Inviter les participants
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Établir les listes de départ
2 personnes
Vérifier les données des participants
2 personnes
Faire les réservations
Confirmer les accords avec les fournisseurs
Planifier les bénévoles
2 personnes
Attribuer les rôles aux bénévoles
2 personnes
Publier les informations au public
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
Créer les dossards
2 personnes
Imprimer les livrets du programme
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Vérifier les prix et les rubans
2 personnes
Passer en revue le plan de bien-être des chevaux
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Préparer le service traiteur
3 personnes
Vérifier les boxes pour chevaux
2 personnes
Contrôler le site
3 personnes
Dégager le site
3 personnes
Aplanir le terrain de compétition
3 personnes
Délimiter la zone d’arrivée
2 personnes
Baliser les places de parking
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer des barrières de foule
4 personnes
Monter le parcours de saut
4 personnes
Délimiter le manège
3 personnes
Aménager l’écurie et la zone de soins
3 personnes
Installer les points d'eau
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Tester la caisse et le terminal de paiement
2 personnes
Tester la musique et le micro
2 personnes
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
Préparer les dossards
2 personnes
Installer la table du jury
2 personnes

Événement

Enregistrer les chevaux
3 personnes
Vérifier les documents
2 personnes
Conduire les chevaux aux boxes
3 personnes
Ouvrir l'accueil du public
2 personnes
Accueillir le public
4 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Accompagner l’échauffement des chevaux
2 personnes
Assurer la présentation d’ouverture
2 personnes
Encadrer les épreuves de dressage
4 personnes
Accompagner les obstacles de saut
4 personnes
Annoncer le programme de la pause
Servir les amuse-bouches et les boissons
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Maintenir la propreté de l'espace public
2 personnes
Ressortir l’eau et le foin
2 personnes
Encadrer les remplacements de chevaux
3 personnes
Encadrer le spectacle du soir
5 personnes
Assurer la remise des prix
3 personnes
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes
Accompagner les chevaux vers les remorques
3 personnes

Suivi

Clôturer le catering
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Retirer les barrières de foule
4 personnes
Démonter le parcours et l’anneau
4 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Rassembler le matériel emprunté
2 personnes
Nettoyer le matériel
3 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Effectuer l'inspection finale du site
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 180
Tabourets de barqté 12
Table du jury
Tables hautesqté 8
Cônesqté 30
Barrières de fouleqté 40
Ruban de balisageqté 6

Matériel de sport

Barrières de dressageqté 20
Bâtons de sautqté 16
Poutres d'équilibreqté 24
Bac à eau
Cavalettiqté 8
Lettres de marquageqté 8
Mètre rubanqté 2
Numéros d’obstaclesqté 16
Numéros de départqté 30
Brosses à queueqté 8
Filets à foinqté 20
Gamellesqté 20
Bacs à boissonsqté 20
Seaux d'eauqté 12
Brouettesqté 3
Fourches à foinqté 4
Pellesqté 3
Balles de pailleqté 30
Tapis de box en caoutchoucqté 20

Équipement

Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 4
Terminaux de paiementqté 2
Caissesqté 2
Portefeuille pour la monnaieqté 2
Talkies-walkiesqté 8
Téléphones portablesqté 4
Batteries externesqté 4
Calculatricesqté 2

Éclairage

Projecteurs LED de chantierqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6
Lanternes rechargeablesqté 10

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 220
Gobelets à café réutilisablesqté 120
Assiettesqté 220
Couvertsqté 220
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Louchesqté 8
Plateaux de serviceqté 16
Papier aluminiumqté 2

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Compositions floralesqté 6
Rubans de prixqté 30
Verres pour les prixqté 12
Panneaux du programmeqté 4
Panneaux indicateursqté 12
Nappesqté 12

Catering

Courses

Nettoyage

Balaisqté 4
Boîtes de conserveqté 3
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6
Poubellesqté 12
Brosses de toilettesqté 4
Gants en caoutchoucqté 12
Balais à mainqté 4

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 4
Gilets de sécuritéqté 12
Lampes de pocheqté 8
Couvertures de survieqté 6
Matériel de pansementqté 4

Papeterie

Brochures du programmeqté 220
Formulaires d'inscriptionqté 50
Fiches de juryqté 100
Badges nominatifsqté 60
Stylosqté 40
Marqueursqté 20
Presse-papiersqté 12
Ruban adhésifqté 8
Ciseauxqté 6
Étiquettes résistantes aux intempériesqté 100

Soins des chevaux

Licolsqté 24
Cordes de ligneqté 24
Sacs à déjectionsqté 500
Brouettes à fumierqté 3
Fourches à fumierqté 4
Couvertures de transpirationqté 12
Bandages rafraîchissantsqté 8
Seaux de soinqté 8
Lavettesqté 12
Masques anti-mouchesqté 12
Bandage pour chevauxqté 4
Thermomètresqté 4
Chaînes pour étalonsqté 4

Conseils

Fixe la date et le programme avant d’ouvrir les inscriptions : les participants doivent connaître les conditions de participation, les horaires et les épreuves proposées.
Traite les inscriptions plusieurs jours avant le spectacle et vérifie les données de chaque participant avant d’établir les listes de départ. Cela évite les erreurs sur les numéros, les badges et les annonces au micro.
Attribue les rôles des bénévoles à l’avance, avec au moins un responsable clairement identifié pour l’accueil, la piste, les chevaux, le public et la remise des prix.
Prépare la signalétique avant le jour J : panneaux de direction, numéros de départ, lettres de marquage et numéros d’obstacles doivent être regroupés par zone pour être installés rapidement.
Consulte les prévisions météo avant les derniers achats et rassemble le matériel la veille. Vérifie notamment les boxes, les barrières, les seaux d’eau, les filets à foin et les équipements de sonorisation.

Questions fréquentes

Quand lancer les inscriptions pour un spectacle équestre ?: Ouvre les inscriptions dès que la date, le programme et les conditions de participation sont finalisés. Prévois une clôture au moins 7 jours avant le spectacle afin de vérifier les données et de préparer les listes de départ.
Que faut-il prévoir pour le bien-être des chevaux pendant un spectacle équestre ?: Contrôle le plan de bien-être avant l’arrivée des chevaux et vérifie les boxes, les tapis, le foin, les gamelles et les points d’eau. Prépare aussi les brouettes, fourches et pelles pour maintenir les espaces propres pendant toute la journée.
Quand préparer les numéros et les livrets du programme ?: Prépare les numéros de départ, les dossards et les livrets après la validation des inscriptions et des listes de départ. Termine l’impression au plus tard 2 jours avant l’événement pour garder le temps de corriger une erreur.
Combien de temps avant un spectacle équestre faut-il vérifier la météo ?: Fais une première vérification 7 jours avant, puis une dernière la veille et le matin même. Adapte alors les tentes, les zones d’attente, l’eau, la signalétique et l’accueil du public aux conditions prévues.

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