Zo organiseer je een paardenshow

Een paardenshow organiseren begint niet bij de hindernissen, maar bij een helder programma en duidelijke voorwaarden voor deelnemers. Leg eerst datum, onderdelen en inschrijving vast; werk daarna de startlijsten, vrijwilligers en leveranciers uit. Plan daarnaast vroeg de paardenboxen, publieksroute, omroep en materialen zoals dressuurhekjes, springstaanders en drinkbakken. De laatste controle draait om paardenwelzijn, weersverwachting, catering en informatie die deelnemers en publiek op de dag zelf nodig hebben.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Deelnemersvoorwaarden opstellen
2 personen
3
Deelnemers uitnodigen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
2 personen
6
Dieetwensen verzamelen
7
Startlijsten samenstellen
2 personen
8
Deelnemersgegevens controleren
2 personen
9
Reserveringen maken
10
Leveranciersafspraken bevestigen
11
Vrijwilligers inplannen
2 personen
12
Rollen aan vrijwilligers toewijzen
2 personen
13
Publieksinformatie publiceren
14
Routeborden voorbereiden
2 personen
15
Startnummers maken
2 personen
16
Programmaboekjes printen
2 personen
17
Naamkaartjes voorbereiden
18
Prijzen en linten controleren
2 personen
19
Paardenwelzijnsplan doornemen
2 personen
20
Weersverwachting controleren
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Materialen verzamelen
3 personen
23
Koelboxen vullen
2 personen
24
Catering voorbereiden
3 personen
25
Paardenboxen controleren
2 personen
26
Terrein controleren
3 personen
27
Terrein vrijmaken
3 personen
28
Wedstrijdbodem egaliseren
3 personen
29
Aankomstzone markeren
2 personen
30
Parkeerplaatsen markeren
2 personen
31
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
32
Partytenten opbouwen
4 personen
33
Publiekshekken plaatsen
4 personen
34
Springparcours opbouwen
4 personen
35
Dressuurring uitzetten
3 personen
36
Stal- en verzorgingszone inrichten
3 personen
37
Waterpunten klaarzetten
2 personen
38
Cateringbuffet inrichten
3 personen
39
Kassa en pinapparaat testen
2 personen
40
Muziek en microfoon testen
2 personen
41
Routeborden plaatsen
2 personen
42
Startnummers klaarleggen
2 personen
43
Jurytafel inrichten
2 personen

Event

44
Paarden aanmelden
3 personen
45
Documenten controleren
2 personen
46
Paarden naar boxen begeleiden
3 personen
47
Publieksbalie openen
2 personen
48
Publiek ontvangen
4 personen
49
Programma uitdelen
2 personen
50
Paarden losrijden begeleiden
2 personen
51
Openingspresentatie verzorgen
2 personen
52
Dressuuronderdelen begeleiden
4 personen
53
Springonderdelen begeleiden
4 personen
54
Pauzeprogramma aankondigen
55
Hapjes en drankjes serveren
4 personen
56
Dranken bijvullen
2 personen
57
Buffet bijvullen
2 personen
58
Afvalbakken legen
2 personen
59
Publieksruimte schoonhouden
2 personen
60
Water en hooi aanvullen
2 personen
61
Paardenwissels begeleiden
3 personen
62
Avondshow begeleiden
5 personen
63
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
64
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen
65
Paarden terug naar trailers begeleiden
3 personen

Nazorg

66
Catering afsluiten
3 personen
67
Servies afwassen
3 personen
68
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
69
Partytenten afbreken
4 personen
70
Publiekshekken verwijderen
4 personen
71
Parcours en ring afbreken
4 personen
72
Terrein schoonmaken
4 personen
73
Afval afvoeren
2 personen
74
Geleende materialen verzamelen
2 personen
75
Materialen schoonmaken
3 personen
76
Materialen retourneren
2 personen
77
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
78
Terrein eindinspecteren
2 personen
79
Gevonden voorwerpen registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 180
Barkrukkenaantal 12
Jurytafel
Statafelsaantal 8
Pionnenaantal 30
Publiekshekkenaantal 40
Afzetlintaantal 6

Sportmateriaal

Dressuurhekjesaantal 20
Springstaandersaantal 16
Springbalkenaantal 24
Waterbak
Cavalettiaantal 8
Markeringslettersaantal 8
Meetlintaantal 2
Hindernisnummersaantal 16
Startnummersaantal 30
Rosborstelsaantal 8
Hooinettenaantal 20
Voerbakkenaantal 20
Drinkbakkenaantal 20
Wateremmersaantal 12
Kruiwagensaantal 3
Hooivorkenaantal 4
Scheppenaantal 3
Strobalenaantal 30
Rubberen stalmattenaantal 20

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 4
Pinapparatenaantal 2
Kassa'saantal 2
Portemonnee voor wisselgeldaantal 2
Walkietalkiesaantal 8
Mobiele telefoonsaantal 4
Powerbanksaantal 4
Rekenmachinesaantal 2

Verlichting

Led-bouwlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 6
Oplaadbare lantaarnsaantal 10

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 220
Herbruikbare koffiebekersaantal 120
Bordenaantal 220
Besteksetsaantal 220
Serveerbladenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
IJsblokbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Opscheplepelsaantal 8
Serveerschalenaantal 16
Aluminiumfolieaantal 2

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Bloemstukkenaantal 6
Prijslintenaantal 30
Bekers voor prijzenaantal 12
Programmabordenaantal 4
Pijlbordenaantal 12
Tafelkledenaantal 12

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Bezemsaantal 4
Blikkenaantal 3
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 6
Vuilnisbakkenaantal 12
Toiletborstelsaantal 4
Rubberen handschoenenaantal 12
Handvegersaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 4
Veiligheidsvestenaantal 12
Zaklampenaantal 8
Nooddekensaantal 6
Verbandmateriaalaantal 4

Papierwaren

Programmaboekjesaantal 220
Inschrijfformulierenaantal 50
Juryformulierenaantal 100
Naamkaartjesaantal 60
Pennenaantal 40
Stiftenaantal 20
Klembordenaantal 12
Plakbandaantal 8
Schaaraantal 6
Weerbestendige labelsaantal 100

Paardenverzorging

Halstersaantal 24
Lijntouwenaantal 24
Poepzakkenaantal 500
Mestkruiwagensaantal 3
Mestvorkenaantal 4
Zweetdekensaantal 12
Koelbandagesaantal 8
Emmers voor verzorgingaantal 8
Sponsdoekenaantal 12
Vliegenmaskersaantal 12
Paardenverbandaantal 4
Thermometersaantal 4
Hengstenkettingenaantal 4

Tips

Stel deelnemersvoorwaarden op voordat je uitnodigingen verstuurt. Vermeld per onderdeel de inschrijfdeadline, benodigde gegevens en eventuele dieetwensen, zodat je startlijsten niet op het laatste moment hoeft te herstellen.
Maak de startlijsten pas definitief nadat deelnemersgegevens zijn gecontroleerd. Controleer namen, paarden, onderdelen en startnummers en druk programmaboekjes pas daarna af.
Plan vrijwilligers per rol en tijdsblok, niet alleen per persoon. Zorg dat vóór de eerste start iemand verantwoordelijk is voor de jurytafel, omroep, publiekshekken, routeborden en opvang van deelnemers.
Controleer sportmateriaal en paardenvoorzieningen minstens één dag vooraf. Tel dressuurhekjes, springstaanders, springbalken, hindernisnummers, wateremmers, voerbakken en drinkbakken afzonderlijk na.
Gebruik de weersverwachting voor een concrete dagindeling. Controleer tenten, afzetlint, publiekshekken, koelboxen en paardenboxen uiterlijk de avond ervoor en leg vast wie bij slecht weer de materialen verplaatst.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een paardenshow organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma en deelnemersvoorwaarden. Plan de laatste 7 dagen voor startlijsten, leveranciersbevestigingen, vrijwilligersrollen, materiaalcontrole en publieksinformatie.
Wanneer maak je de startlijsten voor een paardenshow?: Maak een voorlopige indeling zodra de inschrijving sluit en controleer alle deelnemersgegevens binnen 2 werkdagen. Zet de definitieve startlijsten en startnummers uiterlijk 3 tot 5 dagen voor de show klaar.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een paardenshow?: Reken minimaal één vrijwilliger per vaste rol en plan daarnaast 2 tot 3 reservekrachten voor pauzes en uitval. Rollen zoals ontvangst, jurytafel, omroep, terrein, deelnemersbegeleiding en catering mogen niet tegelijk bij één persoon liggen.
Wanneer regel je de catering en paardenvoorzieningen?: Bevestig catering en leveranciers uiterlijk 2 weken vooraf en verzamel dieetwensen zodra deelnemers zich aanmelden. Controleer paardenboxen, strobalen, hooinetten, voerbakken, drinkbakken en wateremmers opnieuw de dag voor de show.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.