Cómo organizar un espectáculo ecuestre sin dejar cabos sueltos

Un espectáculo ecuestre se organiza en dos líneas paralelas: la experiencia del público y la seguridad y el bienestar de los caballos. Empieza fijando la fecha, el programa y las condiciones de participación; después gestiona las inscripciones, las reservas y los proveedores. En la última semana, cierra las listas de salida, asigna a los voluntarios y revisa pista, boxes, señalización y material. El día del evento, una persona debe coordinar el horario mientras otra controla caballos, participantes y cambios de última hora.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Redactar las condiciones de participación
2 personas
3
Invitar a los participantes
2 personas
4
Enviar invitaciones
2 personas
5
Gestionar inscripciones
2 personas
6
Recoger preferencias dietéticas
7
Elaborar las listas de salida
2 personas
8
Comprobar los datos de los participantes
2 personas
9
Hacer reservas
10
Confirmar acuerdos con proveedores
11
Programar voluntarios
2 personas
12
Asignar funciones a los voluntarios
2 personas
13
Publicar información para el público
14
Preparar señales de ruta
2 personas
15
Crear dorsales
2 personas
16
Imprimir los folletos del programa
2 personas
17
Preparar tarjetas de nombre
18
Comprobar premios y cintas
2 personas
19
Revisar el plan de bienestar equino
2 personas
20
Comprobar el pronóstico del tiempo
21
Hacer la compra
3 personas
22
Reunir los materiales
3 personas
23
Llenar las neveras portátiles
2 personas
24
Preparar el catering
3 personas
25
Comprobar los boxes de caballos
2 personas
26
Inspeccionar el recinto
3 personas
27
Despejar el recinto
3 personas
28
Nivelar el suelo de la competición
3 personas
29
Marcar la zona de llegada
2 personas
30
Marcar los aparcamientos
2 personas
31
Montar mesas y sillas
4 personas
32
Montar las carpas
4 personas
33
Colocar vallas para el público
4 personas
34
Montar el recorrido de salto
4 personas
35
Delimitar la pista de doma
3 personas
36
Montar la zona de establo y cuidado
3 personas
37
Preparar puntos de agua
2 personas
38
Montar el buffet de catering
3 personas
39
Probar la caja y el datáfono
2 personas
40
Probar la música y el micrófono
2 personas
41
Colocar señales de ruta
2 personas
42
Preparar los dorsales
2 personas
43
Preparar la mesa del jurado
2 personas

Evento

44
Registrar caballos
3 personas
45
Revisar documentos
2 personas
46
Guiar a los caballos a los boxes
3 personas
47
Abrir la taquilla
2 personas
48
Recibir al público
4 personas
49
Repartir el programa
2 personas
50
Acompañar el calentamiento de caballos
2 personas
51
Presentar la apertura
2 personas
52
Guiar los ejercicios de doma
4 personas
53
Supervisar los saltos
4 personas
54
Anunciar el programa del descanso
55
Servir aperitivos y bebidas
4 personas
56
Rellenar las bebidas
2 personas
57
Reponer el bufé
2 personas
58
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
59
Mantener limpia la zona del público
2 personas
60
Reponer agua y heno
2 personas
61
Coordinar los cambios de caballos
3 personas
62
Guiar el espectáculo nocturno
5 personas
63
Gestionar la entrega de premios
3 personas
64
Guiar al público hacia la salida
3 personas
65
Guiar a los caballos de vuelta a los remolques
3 personas

Seguimiento

66
Cerrar catering
3 personas
67
Lavar la vajilla
3 personas
68
Recoger mesas y sillas
4 personas
69
Desmontar las carpas
4 personas
70
Retirar las vallas para el público
4 personas
71
Desmontar el recorrido y el ring
4 personas
72
Limpiar el recinto
4 personas
73
Retirar los residuos
2 personas
74
Recoger el material prestado
2 personas
75
Limpiar los materiales
3 personas
76
Devolver los materiales
2 personas
77
Guardar el stock sobrante
2 personas
78
Inspección final del recinto
2 personas
79
Registrar objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 12
Sillas plegablescant. 180
Taburetes de barcant. 12
Mesa del jurado
Mesas altascant. 8
Conoscant. 30
Vallas para el públicocant. 40
Cinta de balizamientocant. 6

Material deportivo

Vallas de domacant. 20
Soportes plegablescant. 16
Vigas de saltocant. 24
Bebedero
Cavaletticant. 8
Letras de marcajecant. 8
Cinta métricacant. 2
Números de obstáculoscant. 16
Dorsalescant. 30
Cepillos roscant. 8
Redes para henocant. 20
Cuencos para comidacant. 20
Cuencos de aguacant. 20
Cubos de aguacant. 12
Carretillascant. 3
Horcascant. 4
Palascant. 3
Pacas de pajacant. 30
Alfombrillas de goma para establoscant. 20

Equipo

Micrófonos inalámbricoscant. 2
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Baterías externascant. 4
Datáfonoscant. 2
Cajas registradorascant. 2
Monedero para cambiocant. 2
Walkie-talkiescant. 8
Teléfonos móvilescant. 4
Baterías externascant. 4
Calculadorascant. 2

Iluminación

Focos LED de obracant. 8
Guirnaldas de lucescant. 6
Faroles recargablescant. 10

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 220
Tazas de café reutilizablescant. 120
Platoscant. 220
Cubiertoscant. 220
Bandejas de serviciocant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 6
Cubiterascant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Cucharonescant. 8
Bandejas de servircant. 16
Papel de aluminiocant. 2

Decoración

Guirnaldascant. 8
Arreglos floralescant. 6
Cintas de premiocant. 30
Vasos para premioscant. 12
Carteles del programacant. 4
Carteles direccionalescant. 12
Mantelescant. 12

Catering

Compras

Limpieza

Escobascant. 4
Latascant. 3
Fregonascant. 4
Cuboscant. 6
Papelelerascant. 12
Escobillas de bañocant. 4
Guantes de gomacant. 12
Escobas de manocant. 4

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 4
Chalecos reflectantescant. 12
Linternascant. 8
Mantas de emergenciacant. 6
Material de vendajecant. 4

Artículos de papel

Programascant. 220
Formularios de inscripcióncant. 50
Hojas de evaluación del juradocant. 100
Tarjetas de nombrecant. 60
Bolígrafoscant. 40
Rotuladorescant. 20
Portapapelescant. 12
Cinta adhesivacant. 8
Tijerascant. 6
Etiquetas resistentes a la intemperiecant. 100

Cuidado de caballos

Cabestroscant. 24
Cuerdas de líneacant. 24
Bolsas para excrementoscant. 500
Carretillas de estiércolcant. 3
Horcas de estiércolcant. 4
Mantas anti-sudorcant. 12
Bandas de fríocant. 8
Cubos para el cuidadocant. 8
Paños de limpiezacant. 12
Mascarillas anti-moscascant. 12
Vendaje para caballoscant. 4
Termómetroscant. 4
Cadenas para sementalescant. 4

Consejos

Cierra el programa y las condiciones de participación antes de enviar invitaciones. Deja al menos 3 semanas para recibir inscripciones, resolver dudas y recoger preferencias dietéticas.
No esperes al último día para preparar las listas de salida. Comprueba nombres, categorías y datos de cada participante entre 5 y 7 días antes, y lleva una copia impresa para el jurado.
Revisa el recorrido y la pista con tiempo: coloca vallas, conos, letras, números de obstáculos y cinta de balizamiento al menos 2 horas antes de abrir al público. Así aún puedes corregir distancias o zonas inseguras.
Asigna funciones concretas a los voluntarios y prepara un horario por turnos. Para un evento de varias horas, prevé al menos 2 personas para atención al público y 2 para apoyo en pista, además de quien coordine el conjunto.
Haz la revisión de bienestar equino y de los boxes antes de montar el catering. Comprueba bebederos, cubos, redes para heno, pacas de paja, horcas, palas y carretillas; el pronóstico del tiempo debe revisarse de nuevo la mañana del evento.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un espectáculo ecuestre?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Reserva entonces las instalaciones y proveedores, redacta las condiciones y fija el programa; deja las listas de salida y la revisión final para la última semana.
¿Cuándo se deben cerrar las inscripciones de un espectáculo ecuestre?: Cierra las inscripciones entre 7 y 10 días antes del evento. Necesitas ese margen para comprobar los datos, elaborar las listas de salida, preparar dorsales y confirmar las necesidades de los participantes.
¿Cuánto tiempo antes hay que preparar la pista ecuestre?: Reserva al menos 2 horas antes del inicio para colocar vallas, letras, conos, obstáculos y señalización. Haz una comprobación adicional 30 minutos antes, cuando ya esté instalado todo el material.
¿Qué hay que preparar para los caballos el día del espectáculo?: Comprueba los boxes, los bebederos y los cuencos antes de la llegada de los participantes. Ten preparados agua, heno, pacas de paja y herramientas como horcas, palas y carretillas, y revisa el plan de bienestar equino por última vez esa mañana.

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