Organiser un concours de voltige : la checklist complète

Un concours de voltige se prépare sur plusieurs fronts : le règlement, les chevaux, les longeurs, le jury et la logistique du site doivent avancer ensemble. Commence par réserver le lieu et fixer la direction technique, puis ouvre les inscriptions avec des consignes précises. Les dernières semaines servent à confirmer les participants, établir l’ordre de passage et répartir les bénévoles. Cette checklist rassemble aussi les points souvent oubliés, comme les passeports des chevaux, les besoins alimentaires et le matériel de piste.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu du concours
Définir le règlement du concours
2 personnes
Définir les membres du jury
Fixer la direction technique
Organiser la permanence vétérinaire
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Mettre à jour la liste des participants
Établir l'ordre de passage
2 personnes
Enregistrer les chevaux et les longeurs
2 personnes
Vérifier les passeports des chevaux
2 personnes
Traiter les frais d’inscription
Recueillir les besoins alimentaires
Établir le plan de stationnement
2 personnes
Planifier les bénévoles
2 personnes
Envoyer les informations au public
Préparer la remise des prix
2 personnes
Vérifier la liste des courses
Commander le catering
Aller chercher le matériel
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Imprimer les numéros de dossard
Imprimer les formulaires de match
Préparer les prix et les rubans
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Inspecter le terrain et les écuries
2 personnes
Répartir les boxes pour chevaux
2 personnes
Vérifier les prévisions météo

Événement

Délimiter l’aire de compétition
4 personnes
Vérifier la surface de compétition
2 personnes
Ouvrir les paddocks et les allées des écuries
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter la tente et la table d'inscription
3 personnes
Installer la table du jury et les places du jury
3 personnes
Tester le son et les micros
2 personnes
Installer le point de restauration et de boissons
3 personnes
Accueillir les chevaux
4 personnes
Accompagner les chevaux aux écuries
4 personnes
Inscrire les participants
3 personnes
Vérifier à nouveau les passeports des chevaux
2 personnes
Distribuer les dossards
2 personnes
Organiser le briefing du jury
4 personnes
Faire le briefing des participants
3 personnes
Encadrer l’échauffement des chevaux
4 personnes
Accueillir le public
3 personnes
Annoncer l'ouverture
Animer les manches du concours
6 personnes
Diffuser la musique à chaque essai
Collecter les scores
2 personnes
Saisir les scores
2 personnes
Guider les chevaux en toute sécurité
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les amuse-bouches et le déjeuner
3 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Annoncer la pause
Annoncer les finalistes
Organiser la remise des prix
4 personnes
Laisser les chevaux se reposer
3 personnes
Accompagner le départ des participants
4 personnes
Contrôler le terrain et les écuries
2 personnes

Suivi

Ranger le service traiteur
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Démanteler l'aire de compétition
5 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Collecter et évacuer les déchets
3 personnes
Nettoyer les écuries
4 personnes
Nettoyer les sanitaires
2 personnes
Publier les résultats
Archiver les formulaires de compétition
Nettoyer le matériel
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Remettre le lieu en état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 100
Tables du juryqté 3
Tentes de réceptionqté 3
Tables hautesqté 4
Portants à vêtementsqté 4

Matériel de sport

Sangles de voltigeqté 4
Filets de voltigeqté 4
Longesqté 6
Fouets de longesqté 4
Tapis de chuteqté 6
Cônesqté 20
Ruban de balisageqté 4
Cônesqté 20
Balles de pailleqté 12
Bacs à eau pour chevauxqté 12
Filets à foinqté 12
Brouettesqté 3
Fourches à foinqté 4
Pelles d’écurieqté 4
Boîtes de nettoyageqté 6
Fourches à fumierqté 3

Équipement

Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Ordinateur portableqté 2
Imprimante
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Glacièresqté 4
Thermosqté 6
Bouilloiresqté 2

Éclairage

Projecteurs de chantierqté 4
Guirlandes lumineusesqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verres à boireqté 150
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Louchesqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 3
Ciseauxqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Plateauxqté 6
Pains de glaceqté 20

Nettoyage

Seauxqté 4
Épongesqté 10
Chiffons de nettoyageqté 20
Sets de balaiqté 4
Sets de serpillièreqté 3
Gel hydroalcooliqueqté 6
Brosses de toilettesqté 3
Poubellesqté 8

Catering

Courses

Papeterie

Numéros de départqté 40
Fiches de matchqté 150
Feuilles de scoreqté 200
Brochures du programmeqté 120
Étiquettes nominativesqté 150
Stylosqté 40
Marqueursqté 12
Presse-papiersqté 20

Décoration

Fanions d’équitationqté 8
Banderoles de compétitionqté 4
Panneaux de directionqté 12
Coupes de prixqté 12
Rubans de médailleqté 40

Sécurité

Trousse de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 4
Gilets de sécuritéqté 12
Lampes de pocheqté 6
Piles de lampe torcheqté 12
Couvertures de survieqté 6

Soins aux animaux

Trousse de soins pour chevauxqté 2
Licols de rechangeqté 6
Rênes de rechangeqté 6
Brosses de nettoyageqté 12
Sacs à fumierqté 100

Conseils

Fixe le règlement et la composition du jury avant d’envoyer les invitations : les participants doivent connaître les épreuves, les critères et les modalités d’inscription au moins 4 à 6 semaines à l’avance.
Bloque un créneau précis pour vérifier les passeports des chevaux et enregistrer les chevaux avec leurs longeurs. Fais cette vérification avant de finaliser l’ordre de passage, idéalement 7 jours avant le concours.
Prépare le plan de stationnement en séparant les véhicules du public, les chevaux et les livraisons. Envoie-le avec les informations pratiques au public au plus tard 3 jours avant l’événement.
Teste la sonorisation, les microphones, l’ordinateur, l’imprimante et les rallonges avant l’arrivée des participants. Prévois au moins 2 personnes pour l’accueil, les documents et la mise à jour de la liste le matin du concours.
Regroupe le matériel de piste et les soins aux chevaux dans une vérification dédiée : sangles, filets, longes, fouets, tapis de chute, cônes, ruban de balisage, eau, foin et outils d’écurie. Termine cette liste 48 heures avant afin de pouvoir remplacer ce qui manque.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concours de voltige ?: Prévois au minimum 8 à 12 semaines pour réserver le lieu, définir le règlement, réunir le jury et ouvrir les inscriptions. Garde les 7 derniers jours pour confirmer les chevaux, les longeurs, les bénévoles et l’ordre de passage.
Quand envoyer les invitations pour un concours de voltige ?: Envoie-les 4 à 6 semaines avant la date du concours, avec le règlement, les épreuves, la date limite d’inscription et les frais concernés. Relance les inscrits non confirmés environ 10 jours avant la clôture.
Quand établir l’ordre de passage ?: Établis un premier ordre de passage dès que les inscriptions sont closes, puis vérifie-le 5 à 7 jours avant le concours. Imprime la version définitive après le contrôle des chevaux, des longeurs et des éventuels forfaits.
Quel matériel prévoir pour un concours de voltige ?: Prévois le matériel sportif de piste, notamment les sangles, filets, longes, fouets, tapis de chute, cônes et ruban de balisage. Ajoute le mobilier, la sonorisation, les documents imprimés, les glacières et les équipements pour l’eau, le foin et le nettoyage des chevaux.

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