Fête de l'école : la checklist pour tout préparer

Une fête de l'école demande plus qu'un programme et quelques tables. Il faut coordonner les inscriptions, les besoins alimentaires, les bénévoles, le matériel et l'accès au lieu, souvent avec plusieurs interlocuteurs. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des premières réservations jusqu'à l'ouverture des portes. Elle attire aussi l'attention sur les détails souvent oubliés : monnaie, étiquettes, boissons à refroidir et contacts utiles le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Définir le programme de la fête
3 personnes
Définir le budget et l’entrée
2 personnes
Faire les réservations
2 personnes
Concevoir les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Partager le programme avec l'école
2 personnes
Créer la playlist musicale
2 personnes
Préparer les activités de jeu
3 personnes
Vérifier la décoration
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
Créer des étiquettes et de la signalétique
2 personnes
Imprimer la feuille de présence
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
Imprimer la liste de contact des bénévoles
Vérifier les prévisions météo
Organiser les clés et l’accès
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier les espaces
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Aménager le buffet et le point de service
3 personnes
Installer le bar à boissons
2 personnes
Monter les stations de jeux
4 personnes
Suspendre la décoration
4 personnes
Libérer l’espace de la scène
2 personnes
Installer l’équipement sonore
2 personnes
Tester le microphone
2 personnes
Brancher l’éclairage
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Mettre en place les sandwiches et les garnitures
3 personnes
Mettre de côté les repas spéciaux
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
4 personnes
Enregistrer l’entrée
2 personnes
Présenter le programme
Encadrer les activités de jeux
6 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Encadrer les matchs
4 personnes
Fournir la musique
2 personnes
Annoncer les spectacles
Accompagner les spectacles
3 personnes
Servir les plats chauds
5 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Ranger les tables entre les services
3 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
2 personnes
Vider les déchets au fur et à mesure
2 personnes
Annoncer le dernier tour
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes

Suivi

Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Réfrigérer les restes
2 personnes
Ranger les boissons en lieu sûr
2 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Rassembler le matériel de jeu
3 personnes
Faire la vaisselle
4 personnes
Nettoyer la cuisine
3 personnes
Nettoyer les salles
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Rassembler les objets perdus
2 personnes
Compter le stock
2 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Remettre le lieu en état
2 personnes
Signaler les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 160
Tables de buffetqté 4
Tabourets de barqté 6
Porte-manteauxqté 4
Tables de maquillageqté 2
Bancs de terrasseqté 4

Vaisselle

Assiettesqté 180
Assiettes à dessertqté 180
Verres à boireqté 220
Tasses à caféqté 80
Couteauxqté 180
Fourchettesqté 180
Cuillèresqté 180
Louchesqté 12
Saladiers de serviceqté 16
Plateauxqté 10
Thermosqté 6

Catering

Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 4
Pinces de serviceqté 10
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Courses

Cuisine

Planches à découperqté 6
Fiches de cuisineqté 6
Verres doseursqté 3
Saladiersqté 6
Couteaux de cuisineqté 6
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4
Rouleaux d’essuie-toutqté 12
Gants de cuisineqté 4

Décoration

Ballonsqté 300
Pompe à ballonsqté 4
Guirlandesqté 20
Nappesqté 16
Confettisqté 10
Ruban adhésifqté 8
Cordeqté 4
Badges nominatifsqté 180
Bannière pour photowall

Équipement

Ordinateurs portablesqté 2
Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 2
Pieds de microqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Câbles de rechargeqté 8

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 8
Projecteurs LEDqté 4
Lampes de pocheqté 4

Matériel de sport

Cônesqté 30
Balles souplesqté 12
Cerceauxqté 8
Cordes à sauterqté 8
Corde de tir à la corde
Cartes de jeuqté 6
Panneaux de scoreqté 4
Chronomètresqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 12
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 4
Balayette et pelleqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Brosses de toilettesqté 4

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 2
Tapis antidérapantsqté 8
Panneaux d’avertissementqté 6

Papeterie

Formulaires d'inscriptionqté 200
Brochures du programmeqté 200
Stylosqté 30
Marqueursqté 12
Papier A4qté 500
Notes adhésivesqté 6
Listes de prixqté 8
Feuilles de scoreqté 50
Braceletsqté 200
Carnets de reçusqté 4

Conseils

Fixez la date, le lieu et le programme avant d'envoyer les invitations. Gardez au moins deux semaines entre l'envoi et la clôture des inscriptions pour connaître les effectifs et les besoins alimentaires.
Répartissez les bénévoles par créneaux et par postes, plutôt que de demander une aide générale. Prévoyez une personne référente pour l'accueil, une pour les activités et une pour la technique.
Vérifiez le matériel en fonction du nombre de participants : tables de buffet, chaises, vaisselle, glacières et bacs à glaçons doivent être comptés avant les courses, pas le jour de la fête.
Préparez séparément ce qui ne se périme pas et ce qui doit rester froid ou chaud. Refroidissez les boissons la veille et gardez les thermos, machines à café et bacs de maintien au chaud accessibles.
Imprimez avant l'ouverture la feuille de présence, les contacts des bénévoles, les étiquettes et la signalétique. Préparez aussi la caisse avec suffisamment de monnaie et confirmez qui possède les clés du lieu.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une fête de l'école ?: Commencez au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue. Réservez le lieu, fixez le programme et le budget en premier, puis envoyez les invitations suffisamment tôt pour traiter les inscriptions.
Combien de temps laisser pour les inscriptions à la fête de l'école ?: Prévoyez une période d'inscription de 10 à 14 jours. Arrêtez les inscriptions au moins 5 jours avant la fête afin d'ajuster les achats, les besoins alimentaires et la répartition des bénévoles.
Que faut-il préparer la veille d'une fête de l'école ?: La veille, refroidissez les boissons, rassemblez les stocks non périssables, imprimez les listes et vérifiez la météo. Confirmez aussi les clés, l'accès au lieu et les horaires d'arrivée des bénévoles.
Combien de bénévoles prévoir pour une fête de l'école ?: Prévoyez au minimum une personne responsable par poste essentiel : accueil, activités, buffet et technique. Pour une fête de 50 à 80 participants, comptez généralement 6 à 10 bénévoles répartis sur plusieurs créneaux.

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