Organiser une Journée de la circulation sans rien oublier

Une Journée de la circulation demande plus qu’un parcours et quelques vélos. Il faut sécuriser l’itinéraire, obtenir les autorisations, répartir les bénévoles et préparer les activités avant l’arrivée des participants. Cette checklist de 65 tâches et 71 fournitures vous aide à avancer dans le bon ordre, des premières réservations à l’ouverture du lieu. Elle inclut aussi les contrôles souvent oubliés : casques, signalisation, météo, inscriptions et matériel de réparation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu
Sélectionner les activités de circulation
2 personnes
Élaborer le parcours de circulation
2 personnes
Vérifier les autorisations
Demander des mesures de circulation
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Attribuer les postes de circulation
2 personnes
Imprimer le déroulé
Créer des panneaux de direction
2 personnes
Préparer les questions du quiz
2 personnes
Dessiner le plan du parcours
2 personnes
Vérifier les vélos et les casques
2 personnes
Vérifier le stock de matériel
2 personnes
Commander le catering
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
2 personnes
Préparer le matériel
3 personnes
Préparer les étiquettes nominatives
Vérifier l'itinéraire et les risques
3 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les panneaux de signalisation
3 personnes
Installer des barrières de sécurité
3 personnes
Mettre en place le parcours
4 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Préparer les vélos
2 personnes
Préparer les casques
2 personnes
Tester le matériel sonore
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
Affecter le personnel aux points de circulation
8 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Enregistrer les participants
3 personnes
Présenter le programme
Encadrer le parcours vélo
4 personnes
Animer le quiz sur la circulation
2 personnes
Faire la démonstration de l'angle mort
3 personnes
Effectuer le contrôle des vélos
2 personnes
Encadrer le jeu de traversée
3 personnes
Servir les boissons de pause
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Animer le jeu du feu tricolore
2 personnes
Distribuer le matériel de réflexion
2 personnes
Accompagner l'itinéraire du soir
6 personnes
Présenter l’atelier de sensibilisation au code de la route
2 personnes
Remettre les prix
2 personnes
Accompagner les derniers visiteurs
3 personnes
Démonter les postes de circulation
4 personnes
Dégager le parcours
4 personnes
Dégager les tables
3 personnes
Fermer le lieu
2 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Trier les matériaux
2 personnes
Ramener les vélos
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Retirer les panneaux de signalisation
3 personnes
Remettre les barrières de sécurité en place
3 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 8
Chaisesqté 80
Table d'inscription
Poubellesqté 6

Matériel de circulation

Cônes de signalisationqté 40
Barrières de fouleqté 12
Panneaux de signalisationqté 10
Cônesqté 20
Ruban de balisageqté 4
Gilets réfléchissantsqté 20
Panneaux STOPqté 6
Feux de circulation sur batterieqté 2
Vélosqté 12
Vélos pour enfantsqté 6
Casques de véloqté 20
Pompes à véloqté 3
Kits de réparation véloqté 2
Antivols de véloqté 12
Kits d’éclairage pour véloqté 20
Miroirs pour démonstration d’angle mortqté 2
Draisiennesqté 4

Matériel de sport

Chronomètresqté 4
Tiges de cônesqté 12
Cerceauxqté 10
Balles souplesqté 12
Cordes à sauterqté 8

Équipement

Système de sonorisation mobile
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 4
Talkies-walkiesqté 8
Mégaphone
Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Tasses à caféqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Thermosqté 6

Cuisine

Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 3
Louchesqté 6
Pincesqté 6
Carafes d’eauqté 8

Décoration

Affiches d’itinéraireqté 12
Drapeaux de circulationqté 10
Ballonsqté 100
Nappesqté 8
Badges nominatifsqté 150

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes de pocheqté 8

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Gants jetablesqté 2
Ruban de sécuritéqté 6
Parapluiesqté 6

Nettoyage

Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 20
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Balais à mainqté 3

Papeterie

Papier d’impressionqté 500
Stylosqté 30
Presse-papiersqté 10
Certificats de prixqté 30

Catering

Courses

Conseils

Commencez par fixer la date, le programme et le lieu, puis vérifiez les autorisations nécessaires avant de concevoir le parcours. Les éventuelles mesures de circulation doivent être demandées suffisamment tôt pour être confirmées avant les invitations.
Dessinez le parcours et repérez les risques au moins quelques jours avant l’événement. Prévoyez une signalisation visible aux changements de direction et attribuez chaque poste de circulation à un bénévole identifié.
Traitez les inscriptions avant de commander le catering : comptez les participants, recueillez leurs besoins alimentaires et préparez les étiquettes nominatives. Gardez la liste à la table d’inscription le jour J.
Contrôlez les vélos, les vélos pour enfants et les casques avant l’installation. Pour une activité pratique, vérifiez aussi les pompes, les kits de réparation, les antivols et les éclairages plutôt que d’attendre une panne sur place.
Imprimez le déroulé, le plan du parcours et les panneaux avant le jour J. Le matin même, prévoyez une vérification météo et ouvrez le lieu assez tôt pour installer les tentes, les tables, la sonorisation et le matériel de balisage.

Questions fréquentes

Quand faut-il commencer à organiser une Journée de la circulation ?: Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Ce délai permet de réserver le lieu, vérifier les autorisations, demander les mesures de circulation et envoyer les invitations sans précipitation.
Quel matériel faut-il prévoir pour sécuriser le parcours ?: Prévoyez notamment des cônes, des barrières, du ruban de balisage, des panneaux de signalisation, des panneaux STOP et des gilets réfléchissants. Faites un contrôle complet du stock au moins 3 jours avant l’événement.
Quand faut-il confirmer le nombre de repas ?: Traitez les inscriptions et les besoins alimentaires 7 à 10 jours avant la Journée de la circulation. Confirmez ensuite le nombre final au traiteur avant de faire les dernières courses.
Combien de temps avant l’arrivée du public faut-il ouvrir le lieu ?: Ouvrez le lieu au moins 90 minutes avant l’accueil des participants. Ce temps couvre l’installation, le contrôle de l’itinéraire, le placement des bénévoles et le test de la sonorisation.

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