Comment organiser un salon des startups sans rien laisser au dernier moment

Un salon des startups repose sur trois flux à coordonner : les exposants, les intervenants et les visiteurs. Commencez par fixer le lieu, la date, le programme et le budget, puis construisez le planning autour des confirmations. Les inscriptions, les besoins alimentaires et les informations techniques doivent être centralisés assez tôt. La dernière semaine, concentrez-vous sur les badges, la signalétique, les présentations et la répartition précise des rôles le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Fixer la date et le programme
2 personnes
3
Établir le budget
2 personnes
4
Recruter des exposants
3 personnes
5
Contacter les intervenants
2 personnes
6
Ouvrir le formulaire d’inscription
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Publier des messages sur les réseaux sociaux
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Confirmer les exposants
2 personnes
12
Répartir les emplacements
2 personnes
13
Établir le planning des présentations
2 personnes
14
Commander le catering
2 personnes
15
Réserver l’équipement
16
Commander les imprimés
17
Vérifier les autorisations
18
Vérifier l’assurance
19
Recruter des bénévoles
2 personnes
20
Répartir les tâches
2 personnes
21
Envoyer les informations aux exposants
22
Rassembler les présentations
23
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
24
Imprimer les panneaux de direction
25
Imprimer les programmes
2 personnes
26
Tester la technique
2 personnes
27
Vérifier les stocks
2 personnes
28
Faire les courses
2 personnes
29
Préparer le service traiteur
3 personnes
30
Préparer la liste des visiteurs
31
Ouvrir le lieu
2 personnes
32
Délimiter les espaces des stands
3 personnes
33
Installer les tables et les chaises
4 personnes
34
Accrocher les bâches du stand
3 personnes
35
Aménager les stands des exposants
8 personnes
36
Aménager l’espace de présentation
3 personnes
37
Brancher le projecteur et l’écran
2 personnes
38
Raccorder le matériel audio
2 personnes
39
Installer la table d'inscription
2 personnes
40
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
41
Préparer le point café
2 personnes
42
Refroidir les boissons
2 personnes
43
Préparer les en-cas
3 personnes
44
Faire la répétition technique
3 personnes
45
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
2 personnes

Événement

46
Accueillir les exposants
3 personnes
47
Enregistrer les visiteurs
4 personnes
48
Distribuer les badges
2 personnes
49
Distribuer les programmes
2 personnes
50
Présenter l’ouverture
2 personnes
51
Orienter les visiteurs
3 personnes
52
Animer les présentations
2 personnes
53
Gérer les micros
54
Gérer les changements de présentation
55
Servir le café et le thé
3 personnes
56
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
57
Servir des amuse-bouches
3 personnes
58
Rassembler les déchets
2 personnes
59
Vérifier les toilettes
60
Gérer le stock
61
Assurer le contact avec les exposants
2 personnes
62
Animer le moment de networking
3 personnes
63
Annoncer le programme du soir
64
Présenter la clôture
2 personnes
65
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

66
Démonter les stands des exposants
4 personnes
67
Éteindre l’équipement
2 personnes
68
Retirer la décoration
3 personnes
69
Rassembler la vaisselle
3 personnes
70
Évacuer les déchets
3 personnes
71
Remettre les tables et les chaises en place
4 personnes
72
Nettoyer le lieu
4 personnes
73
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
74
Retourner le matériel
2 personnes
75
Ranger le stock restant
2 personnes
76
Remercier les exposants
77
Relancer les visiteurs
2 personnes
78
Vérifier les factures

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de salonqté 24
Chaisesqté 180
Tabourets de barqté 20
Table d'inscription
Canapés de salonqté 4
Tables hautesqté 12
Panneaux de standqté 24
Présentoirs à dépliantsqté 12

Équipement

Projecteur
Écran de projection
Ordinateur portableqté 2
Haut-parleursqté 2
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 10
Stations de rechargeqté 4
Glacièresqté 4
Routeur Wi-Fiqté 2

Décoration

Toiles de standqté 12
Panneaux avec le nom de l’entrepriseqté 12
Panneaux de directionqté 10
Pupitres de programmeqté 6
Plantesqté 12
Nappesqté 24
Guirlandesqté 8
Supports de badges nominatifsqté 180

Vaisselle

Tasses à caféqté 180
Verresqté 220
Assiettesqté 200
Couvertsqté 200

Cuisine

Machines à caféqté 3
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 8
Plateaux de serviceqté 6
Louches à soupeqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 12
Aspirateur
Serpillièresqté 2
Seaux de nettoyageqté 2

Éclairage

Lampadairesqté 8
Guirlandes LEDqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le lieu et la date avant de recruter les exposants : prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour confirmer les stands, les intervenants et les besoins techniques.
Demandez aux exposants leur logo, leur nom exact, leurs besoins électriques et leur matériel au plus tard 3 semaines avant le salon. Cela évite de modifier les emplacements et les panneaux à la dernière minute.
Fermez les inscriptions 5 à 7 jours avant l’événement pour connaître le nombre de participants, les besoins alimentaires et le volume de badges à préparer.
Testez le projecteur, l’écran, l’ordinateur, les microphones et les haut-parleurs la veille. Prévoyez aussi des rallonges, des multiprises et un routeur Wi-Fi de secours.
Attribuez chaque mission à une personne identifiée : inscription, accueil des intervenants, suivi des présentations, orientation et gestion des exposants. Faites un briefing de 30 minutes avant l’ouverture.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon des startups ?: Comptez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, confirmer les exposants et intervenants, ouvrir les inscriptions, commander le catering et vérifier les autorisations et l’assurance.
Quand faut-il confirmer les exposants d’un salon des startups ?: Confirmez les exposants environ 3 semaines avant le salon. À ce moment, vous pouvez répartir les emplacements, finaliser les panneaux avec les noms des entreprises et envoyer les consignes pratiques.
Quand commander le catering pour un salon des startups ?: Passez la commande 7 à 10 jours avant l’événement, après avoir traité les inscriptions et recueilli les besoins alimentaires. Gardez une marge pour quelques participants supplémentaires et vérifiez les horaires de livraison.
Que vérifier la veille d’un salon des startups ?: Contrôlez la disposition des tables, chaises et stands, la signalétique, les badges, les programmes et tout le matériel audiovisuel. Rassemblez aussi les présentations sur un seul ordinateur et faites un test complet des microphones et du projecteur.

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