Eine Startup-Messe Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Startup-Messe entscheidet die Reihenfolge über den Aufwand am Veranstaltungstag. Beginne mit Location, Datum, Programm und Budget, bevor du Aussteller und Referenten ansprichst. Danach folgen Anmeldung, Standplanung, Technik, Catering und die Informationen für alle Beteiligten. Plane außerdem genug Zeit für Genehmigungen, Versicherungen, Drucksachen und einen Techniktest ein – diese Punkte werden häufig erst kurz vor dem Termin bemerkt.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Location reservieren
- 2
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 3
Budget erstellen
2 Personen
- 4
Aussteller werben
3 Personen
- 5
Referenten ansprechen
2 Personen
- 6
Anmeldeformular öffnen
- 7
Einladungen verschicken
2 Personen
- 8
Social-Media-Beiträge posten
- 9
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 10
Ernährungswünsche erfassen
- 11
Aussteller bestätigen
2 Personen
- 12
Standplätze einteilen
2 Personen
- 13
Präsentationsplan erstellen
2 Personen
- 14
Catering bestellen
2 Personen
- 15
Ausrüstung reservieren
- 16
Drucksachen bestellen
- 17
Genehmigungen prüfen
- 18
Versicherung prüfen
- 19
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
- 20
Aufgaben verteilen
2 Personen
- 21
Ausstellerinformationen versenden
- 22
Präsentationen sammeln
- 23
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 24
Wegweiser drucken
- 25
Programmhefte drucken
2 Personen
- 26
Technik testen
2 Personen
- 27
Bestand prüfen
2 Personen
- 28
Einkaufen gehen
2 Personen
- 29
Catering vorbereiten
3 Personen
- 30
Besucherliste bereitlegen
- 31
Location öffnen
2 Personen
- 32
Standflächen abstecken
3 Personen
- 33
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 34
Standplanen aufhängen
3 Personen
- 35
Ausstellerstände einrichten
8 Personen
- 36
Präsentationsraum einrichten
3 Personen
- 37
Projektor und Leinwand anschließen
2 Personen
- 38
Tontechnik anschließen
2 Personen
- 39
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
- 40
Wegweiser aufstellen
2 Personen
- 41
Kaffeestation vorbereiten
2 Personen
- 42
Getränke kühlen
2 Personen
- 43
Snacks bereitstellen
3 Personen
- 44
Technischen Durchlauf machen
3 Personen
- 45
Briefing für das Empfangsteam geben
2 Personen
Event
- 46
Aussteller empfangen
3 Personen
- 47
Besucher registrieren
4 Personen
- 48
Namensschilder verteilen
2 Personen
- 49
Programmhefte verteilen
2 Personen
- 50
Eröffnung präsentieren
2 Personen
- 51
Besucher orientieren
3 Personen
- 52
Präsentationen betreuen
2 Personen
- 53
Mikrofone bedienen
- 54
Präsentationswechsel begleiten
- 55
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
- 56
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 57
Snacks servieren
3 Personen
- 58
Abfall sammeln
2 Personen
- 59
Toiletten kontrollieren
- 60
Bestand im Blick behalten
- 61
Kontakt mit Ausstellern pflegen
2 Personen
- 62
Networking begleiten
3 Personen
- 63
Abendprogramm ankündigen
- 64
Abschluss präsentieren
2 Personen
- 65
Besucher verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
- 66
Aussteller den Abbau durchführen lassen
4 Personen
- 67
Geräte ausschalten
2 Personen
- 68
Dekoration entfernen
3 Personen
- 69
Geschirr sammeln
3 Personen
- 70
Abfall entsorgen
3 Personen
- 71
Tische und Stühle zurückstellen
4 Personen
- 72
Location reinigen
4 Personen
- 73
Geliehene Gegenstände überprüfen
2 Personen
- 74
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
- 75
Restbestand einlagern
2 Personen
- 76
Aussteller bedanken
- 77
Besucher nachverfolgen
2 Personen
- 78
Rechnungen prüfen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- MessetischeAnz. 24
- StühleAnz. 180
- BarhockerAnz. 20
- Registrierungstisch
- LoungebänkeAnz. 4
- StehtischeAnz. 12
- StellwändeAnz. 24
- ProspektständerAnz. 12
Ausstattung
- Projektor
- Projektionsleinwand
- LaptopAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- FunkmikrofoneAnz. 2
- MikrofonständerAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 10
- LadestationenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 4
- WLAN-RouterAnz. 2
Dekoration
- StandbannerAnz. 12
- FirmenschilderAnz. 12
- WegweiserAnz. 10
- ProgrammständerAnz. 6
- PflanzenAnz. 12
- TischdeckenAnz. 24
- GirlandenAnz. 8
- NamensschildhalterAnz. 180
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 180
- GläserAnz. 220
- TellerAnz. 200
- BestecksetsAnz. 200
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 3
- ThermoskannenAnz. 6
- WasserkannenAnz. 8
- ServiertablettsAnz. 6
- SuppenkellenAnz. 4
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 12
- Staubsauger
- WischmopsAnz. 2
- PutzeimerAnz. 2
Beleuchtung
- StehlampenAnz. 8
- LED-LichterkettenAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Location, Datum und Programm mindestens 12 Wochen vorher fest. Prüfe dabei sofort, ob genügend Platz für Messetische, Stellwände, Sitzbereiche, Registrierung und Präsentationen vorhanden ist.
- Starte die Ausstellerwerbung nach der Budgetfreigabe und setze eine feste Anmeldefrist, idealerweise 6 bis 8 Wochen vor der Messe. Bestätige jeden Aussteller schriftlich mit Standplatz, Aufbauzeit und technischen Vorgaben.
- Erstelle den Präsentationsplan spätestens 3 Wochen vorher und sammle die Präsentationen bis 7 Tage vor dem Termin. So kannst du Projektor, Leinwand, Laptop, Lautsprecher und Funkmikrofone gemeinsam testen.
- Bestelle Catering und Geschirr erst nach der Anmeldefrist, aber spätestens 10 Tage vor der Messe. Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit der Anmeldung und plane Getränke für Registrierung, Aussteller und Referenten getrennt.
- Verschicke die Ausstellerinformationen 7 bis 10 Tage vorher und drucke Namensschilder, Wegweiser und Programmhefte danach. Kontrolliere am Vortag WLAN, Verlängerungskabel, Ladestationen, Standbanner und die Beschilderung am Eingang.
Häufige Fragen
- Wie früh muss ich eine Startup-Messe organisieren?
- Beginne mindestens 12 Wochen vor dem Termin mit Location, Datum, Programm und Budget. Für eine größere Messe mit vielen Ausstellern sind 16 Wochen realistischer, damit Zusagen, Standplanung und Technik nicht unter Zeitdruck geraten.
- Wie viele Aussteller brauche ich für eine Startup-Messe?
- Das hängt von der Raumgröße und dem Programm ab; plane pro Aussteller mindestens einen klar zugewiesenen Standplatz ein. Lege die endgültige Standverteilung spätestens 3 Wochen vor der Messe fest und halte einige Plätze als Reserve frei.
- Wann sollte ich die Einladungen für eine Startup-Messe verschicken?
- Verschicke die erste Einladung 6 bis 8 Wochen vorher und sende 7 Tage vor dem Termin eine Erinnerung. Schließe die Anmeldung spätestens 10 bis 14 Tage vorher, damit Catering, Namensschilder und Programmhefte korrekt bestellt werden können.
- Was wird bei einer Startup-Messe am häufigsten vergessen?
- Oft fehlen ein vollständiger Techniktest, genügend Verlängerungskabel, klare Wegweiser und die Abfrage von Ernährungswünschen. Prüfe diese Punkte spätestens 7 Tage vorher und führe am Vortag einen Rundgang vom Eingang bis zu den Präsentationsplätzen durch.
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