Cómo organizar una feria de startups sin perder el control

Una feria de startups necesita más que mesas y presentaciones: hay que coordinar expositores, ponentes, asistentes y tecnología en el mismo horario. Empieza por reservar el lugar, fijar la fecha y cerrar un presupuesto antes de abrir las inscripciones. Después, confirma quién participa, asigna los puestos y prepara el programa. Esta guía sigue el orden práctico del plan, incluidos los detalles que suelen quedarse para el último día: permisos, preferencias dietéticas, cables, identificadores y señales.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Reservar el lugar
2
Fijar la fecha y el programa
2 personas
3
Elaborar presupuesto
2 personas
4
Captar expositores
3 personas
5
Contactar con los ponentes
2 personas
6
Abrir el formulario de inscripción
7
Enviar invitaciones
2 personas
8
Publicar mensajes en redes sociales
9
Gestionar inscripciones
2 personas
10
Recoger preferencias dietéticas
11
Confirmar expositores
2 personas
12
Asignar puestos
2 personas
13
Crear el programa de presentaciones
2 personas
14
Pedir el catering
2 personas
15
Reservar equipo
16
Encargar material impreso
17
Comprobar permisos
18
Comprobar el seguro
19
Reclutar voluntarios
2 personas
20
Repartir las tareas
2 personas
21
Enviar información a los expositores
22
Recopilar las presentaciones
23
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
24
Imprimir señales de ruta
25
Imprimir folletos del programa
2 personas
26
Probar la técnica
2 personas
27
Comprobar el inventario
2 personas
28
Hacer la compra
2 personas
29
Preparar el catering
3 personas
30
Preparar la lista de visitantes
31
Abrir la ubicación
2 personas
32
Delimitar los espacios de los stands
3 personas
33
Colocar mesas y sillas
4 personas
34
Colgar los manteles del stand
3 personas
35
Montar los stands de los expositores
8 personas
36
Preparar el espacio de presentación
3 personas
37
Conectar el proyector y la pantalla
2 personas
38
Conectar el equipo de sonido
2 personas
39
Montar la mesa de registro
2 personas
40
Colocar señales de ruta
2 personas
41
Preparar el rincón del café
2 personas
42
Enfriar bebidas
2 personas
43
Preparar los aperitivos
3 personas
44
Hacer el ensayo técnico
3 personas
45
Dar briefing al equipo de recepción
2 personas

Evento

46
Recibir a los expositores
3 personas
47
Registrar a los visitantes
4 personas
48
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
49
Repartir folletos del programa
2 personas
50
Presentar la apertura
2 personas
51
Orientar a los visitantes
3 personas
52
Coordinar presentaciones
2 personas
53
Operar los micrófonos
54
Coordinar los cambios de presentación
55
Servir café y té
3 personas
56
Rellenar las bebidas
2 personas
57
Servir aperitivos
3 personas
58
Recoger la basura
2 personas
59
Comprobar los baños
60
Llevar el inventario
61
Mantener contacto con los expositores
2 personas
62
Coordinar el momento de networking
3 personas
63
Anunciar el programa de la noche
64
Presentar el cierre
2 personas
65
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas

Seguimiento

66
Permitir que los expositores desmonten
4 personas
67
Apagar el equipo
2 personas
68
Retirar la decoración
3 personas
69
Recoger la vajilla
3 personas
70
Retirar los residuos
3 personas
71
Volver a colocar las mesas y sillas
4 personas
72
Limpiar el lugar
4 personas
73
Comprobar los objetos prestados
2 personas
74
Devolver el equipo
2 personas
75
Guardar el stock restante
2 personas
76
Agradecer a los expositores
77
Hacer seguimiento a los visitantes
2 personas
78
Revisar las facturas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas para feriascant. 24
Sillascant. 180
Taburetes de barcant. 20
Mesa de registro
Sofás loungecant. 4
Mesas altascant. 12
Paneles de standcant. 24
Expositores para folletoscant. 12

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátilcant. 2
Altavocescant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Soportes para micrófonocant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 10
Estaciones de cargacant. 4
Neveras portátilescant. 4
Router wificant. 2

Decoración

Manteles de standcant. 12
Carteles con el nombre de la empresacant. 12
Señales de rutacant. 10
Atriles para programascant. 6
Plantascant. 12
Mantelescant. 24
Guirnaldascant. 8
Portanombrescant. 180

Vajilla

Tazas de cafécant. 180
Vasoscant. 220
Platoscant. 200
Cubiertoscant. 200

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Termoscant. 6
Jarras de aguacant. 8
Bandejas de serviciocant. 6
Cucharones para sopacant. 4

Limpieza

Papeleracant. 12
Aspiradora
Fregonascant. 2
Cubos de limpiezacant. 2

Iluminación

Lámparas de piecant. 8
Guirnaldas de luces LEDcant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra el lugar y el programa antes de captar expositores. Reserva al menos 8 semanas para reunir empresas, ponentes y materiales sin tener que cambiar horarios a última hora.
Define el presupuesto por bloques: espacio, catering, equipo, impresión y personal. Deja un margen del 10 % para gastos que aparecen cuando aumentan las inscripciones o faltan adaptadores y alargadores.
Pide a cada expositor su nombre comercial, logotipo, necesidades eléctricas y número de personas con una fecha límite de 3 semanas antes. Con esos datos puedes asignar puestos y enviar instrucciones completas.
Abre las inscripciones cuando ya tengas fecha, lugar y programa provisional. Recoge las preferencias dietéticas desde el formulario y entrega al catering el número actualizado entre 5 y 7 días antes.
Haz una prueba técnica el día anterior: proyector, pantalla, portátil, altavoces, micrófonos, wifi, regletas y estaciones de carga. Imprime tarjetas de nombre, folletos y señales de ruta con tiempo suficiente para corregir errores.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de startups?: Trabaja con un mínimo de 8 semanas para una feria pequeña o mediana. Ese margen permite reservar el lugar, confirmar expositores y ponentes, abrir inscripciones y encargar impresos sin depender de entregas urgentes.
¿Cuándo se deben confirmar los expositores y asignar los puestos?: Confirma los expositores unas 3 semanas antes y asigna los puestos en cuanto tengas sus necesidades de espacio y electricidad. Envía entonces un documento con horarios de llegada, montaje, programa y contacto operativo.
¿Cuándo hay que pedir el catering para una feria de startups?: Haz una primera previsión al cerrar las inscripciones y confirma el pedido entre 5 y 7 días antes. Incluye las preferencias dietéticas recogidas en el formulario y reserva una pequeña cantidad adicional si todavía esperas asistentes.
¿Qué se suele olvidar al organizar una feria de startups?: Lo que más se retrasa son los permisos, el seguro, las señales de ruta, las tarjetas de nombre y los cables necesarios para los puestos. Compruébalos 2 semanas antes y realiza una revisión técnica completa el día anterior.

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