Zo organiseer je een startupbeurs zonder last-minute stress
Begin een startupbeurs niet met de aankleding, maar met het programma, de locatie en het aantal exposanten. Zodra die basis staat, kun je aanmeldingen openen, stands indelen en techniek en catering passend bestellen. Werk terug vanaf de beursdatum: presentaties, bedrijfsinformatie, naamkaartjes en routeborden komen allemaal samen in de laatste week. Dit plan helpt je de volgorde bewaken en voorkomt dat je pas op de opbouwdag ontdekt dat een microfoon, stroompunt of deelnemerslijst ontbreekt.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Locatie reserveren
- 2
Datum en programma vastleggen
2 personen
- 3
Begroting opstellen
2 personen
- 4
Exposanten werven
3 personen
- 5
Sprekers benaderen
2 personen
- 6
Aanmeldformulier openen
- 7
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 8
Socialmediaberichten plaatsen
- 9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 10
Dieetwensen verzamelen
- 11
Exposanten bevestigen
2 personen
- 12
Standplaatsen indelen
2 personen
- 13
Presentatieschema maken
2 personen
- 14
Catering bestellen
2 personen
- 15
Apparatuur reserveren
- 16
Drukwerk bestellen
- 17
Vergunningen controleren
- 18
Verzekering controleren
- 19
Vrijwilligers werven
2 personen
- 20
Taken verdelen
2 personen
- 21
Exposanteninformatie versturen
- 22
Presentaties verzamelen
- 23
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
- 24
Routeborden printen
- 25
Programmafolders printen
2 personen
- 26
Techniek testen
2 personen
- 27
Voorraad controleren
2 personen
- 28
Boodschappen doen
2 personen
- 29
Catering voorbereiden
3 personen
- 30
Bezoekerslijst klaarleggen
- 31
Locatie openen
2 personen
- 32
Standruimtes uitzetten
3 personen
- 33
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
- 34
Standdoeken ophangen
3 personen
- 35
Exposantenstands inrichten
8 personen
- 36
Presentatieruimte inrichten
3 personen
- 37
Projector en scherm aansluiten
2 personen
- 38
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
- 39
Registratietafel inrichten
2 personen
- 40
Routeborden plaatsen
2 personen
- 41
Koffiepunt klaarzetten
2 personen
- 42
Dranken koelen
2 personen
- 43
Hapjes klaarzetten
3 personen
- 44
Technische doorloop doen
3 personen
- 45
Briefing ontvangstteam geven
2 personen
Event
- 46
Exposanten ontvangen
3 personen
- 47
Bezoekers registreren
4 personen
- 48
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
- 49
Programmafolders uitdelen
2 personen
- 50
Opening presenteren
2 personen
- 51
Bezoekers wegwijs maken
3 personen
- 52
Presentaties begeleiden
2 personen
- 53
Microfoons bedienen
- 54
Presentatiewissels begeleiden
- 55
Koffie en thee serveren
3 personen
- 56
Dranken bijvullen
2 personen
- 57
Hapjes serveren
3 personen
- 58
Afval verzamelen
2 personen
- 59
Toiletten controleren
- 60
Voorraad bijhouden
- 61
Contact met exposanten onderhouden
2 personen
- 62
Netwerkmoment begeleiden
3 personen
- 63
Avondprogramma aankondigen
- 64
Afsluiting presenteren
2 personen
- 65
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
Nazorg
- 66
Exposanten laten afbouwen
4 personen
- 67
Apparatuur uitschakelen
2 personen
- 68
Decoratie verwijderen
3 personen
- 69
Servies verzamelen
3 personen
- 70
Afval afvoeren
3 personen
- 71
Tafels en stoelen terugzetten
4 personen
- 72
Locatie schoonmaken
4 personen
- 73
Geleende spullen controleren
2 personen
- 74
Apparatuur retourneren
2 personen
- 75
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
- 76
Exposanten bedanken
- 77
Bezoekers opvolgen
2 personen
- 78
Facturen controleren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Beurzentafelsaantal 24
- Stoelenaantal 180
- Barkrukkenaantal 20
- Registratietafel
- Loungebankenaantal 4
- Statafelsaantal 12
- Standpanelenaantal 24
- Folderrekkenaantal 12
Apparatuur
- Projector
- Projectiescherm
- Laptopaantal 2
- Luidsprekersaantal 2
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Microfoonstandaardsaantal 2
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 10
- Oplaadstationsaantal 4
- Koelboxenaantal 4
- Wifirouteraantal 2
Decoratie
- Standdoekenaantal 12
- Bedrijfsnaambordenaantal 12
- Routebordenaantal 10
- Programmastandaardsaantal 6
- Plantenaantal 12
- Tafelkledenaantal 24
- Slingersaantal 8
- Naambadgehoudersaantal 180
Servies
- Koffiekopjesaantal 180
- Glazenaantal 220
- Bordenaantal 200
- Besteksetsaantal 200
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Thermoskannenaantal 6
- Waterkannenaantal 8
- Serveerbladenaantal 6
- Soeplepelsaantal 4
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 12
- Stofzuiger
- Dweilenaantal 2
- Schoonmaakemmersaantal 2
Verlichting
- Staande lampenaantal 8
- Ledlichtsnoerenaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg locatie, datum en programma eerst vast. Reserveer daarna pas beurzentafels, standpanelen, stoelen en audiovisuele apparatuur; het aantal exposanten bepaalt hoeveel ruimte en stroom je nodig hebt.
- Open het aanmeldformulier zodra exposanten en sprekers voldoende duidelijk zijn. Vraag meteen dieetwensen, bedrijfsnaam, contactpersoon en benodigde presentatietijd uit, zodat je niet drie losse correctierondes krijgt.
- Bevestig exposanten uiterlijk één week voor de beurs en stuur hun dan de standplaats, opbouwtijd, route en technische instructies. Vraag presentaties enkele dagen eerder op, zodat je bestanden op de laptop kunt testen.
- Plan registratie en bewegwijzering als één bezoekersroute. Zet de registratietafel bij de ingang, leg naamkaartjes klaar en plaats routeborden naar stands, presentatieruimte, catering en toiletten.
- Maak voor de laatste twee weken een bezettingsrooster met minimaal één verantwoordelijke voor registratie, één voor techniek en één voor exposanten. Test projector, scherm, luidsprekers, draadloze microfoons, verlengkabels en stekkerdozen vóór de ontvangst van bezoekers.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een startupbeurs organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Reserveer in de eerste 2 weken de locatie en leg datum en programma vast; plan exposantenwerving en sprekers daarna, zodat je uiterlijk 4 weken voor de beurs de uitnodigingen kunt versturen.
- Hoeveel ruimte heb je nodig voor een startupbeurs?
- Reken per startupstand op de ruimte voor een beurzentafel, standpanelen en een looproute eromheen. Tel daarnaast registratie, zitplaatsen, catering en de presentatieruimte op; maak de standindeling minimaal 2 weken vooraf op schaal.
- Wanneer moet je de catering voor een startupbeurs bestellen?
- Bestel de catering zodra het verwachte bezoekersaantal redelijk vaststaat, meestal 2 tot 3 weken vooraf. Sluit dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor de beurs af en geef het definitieve aantal daarna door.
- Welke techniek heb je nodig voor een startupbeurs?
- Voor presentaties heb je minimaal een laptop, projector, projectiescherm, luidsprekers en draadloze microfoons nodig. Controleer 1 dag vooraf alle bestanden en leg per stand vast waar verlengkabels, stekkerdozen en oplaadstations komen.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!