Organiser un salon grand public, étape par étape

Un salon grand public se prépare dans un ordre précis : date et lieu d’abord, exposants ensuite, puis circulation, inscriptions et logistique. Commencez par fixer les horaires d’ouverture et réserver une salle adaptée au nombre de stands prévu. Le plan du salon doit être assez avancé avant de confirmer les emplacements et les besoins en mobilier. Dans les dernières semaines, concentrez-vous sur les informations exposants, les badges, les impressions, le catering et les bénévoles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date du salon et les horaires d'ouverture
2 personnes
2
Réserver le lieu et la salle
3
Créer le plan du salon
2 personnes
4
Recruter des exposants
3 personnes
5
Créer le formulaire d’inscription pour les exposants
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Publier la promotion en ligne
2 personnes
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Répartir définitivement les exposants
2 personnes
11
Envoyer les informations aux exposants
12
Commander le catering
13
Réserver le mobilier
14
Réserver l’enlèvement des déchets
15
Commander les imprimés
16
Planifier les bénévoles
2 personnes
17
Créer la liste de contacts de l’équipe
18
Préparer les badges visiteurs
2 personnes
19
Imprimer les plans
20
Créer des badges nominatifs pour les exposants
2 personnes
21
Vérifier le matériel de présentation
2 personnes
22
Vérifier les stocks de courses
23
Faire les courses
2 personnes
24
Refroidir les boissons
2 personnes
25
Préparer les en-cas
3 personnes
26
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
27
Ouvrir la salle
2 personnes
28
Vérifier le sol et l’entrée
2 personnes
29
Installer les tables et les chaises
6 personnes
30
Monter les stands des exposants
6 personnes
31
Étiqueter les stands avec des badges nominaux
2 personnes
32
Installer la signalétique
2 personnes
33
Installer la décoration
3 personnes
34
Installer la table d'inscription
2 personnes
35
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
36
Préparer le café et le thé
2 personnes
37
Tester la technique et l’alimentation électrique
2 personnes
38
Vérifier les toilettes
39
Faire le briefing d’équipe
5 personnes

Événement

40
Accueillir les exposants
3 personnes
41
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
42
Informer les visiteurs
2 personnes
43
Vérifier l’accès et les voies de circulation
2 personnes
44
Servir le café et le thé
2 personnes
45
Servir des amuse-bouches
2 personnes
46
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
47
Démonter le buffet
2 personnes
48
Vider les poubelles
2 personnes
49
Réapprovisionner les fournitures sanitaires
50
Aider les exposants
2 personnes
51
Enregistrer les objets trouvés
52
Accompagner la sortie des visiteurs
3 personnes

Suivi

53
Démontage des stands des exposants
6 personnes
54
Remettre le mobilier en place
5 personnes
55
Retirer la décoration
3 personnes
56
Éteindre l’équipement
2 personnes
57
Rassembler la vaisselle
3 personnes
58
Faire la vaisselle
3 personnes
59
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
60
Nettoyer la salle
4 personnes
61
Nettoyer les toilettes
2 personnes
62
Rassembler le matériel emprunté
2 personnes
63
Retourner les matériels
2 personnes
64
Ranger le stock restant
2 personnes
65
Gérer les objets trouvés
66
Informer les exposants du départ
67
Envoyer un message de remerciement aux visiteurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de standqté 30
Chaises pliantesqté 80
Table d'inscription
Tables de buffetqté 4
Tables hautesqté 8
Nappesqté 35
Portants à vêtementsqté 4
Boîtes de rangementqté 12

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verresqté 180
Assiettesqté 150
Fourchettesqté 150
Couteauxqté 150
Cuillèresqté 150
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 12
Stations de rechargeqté 2
Écrans de présentationqté 2
Ordinateurs portablesqté 2
Microphones mainqté 2
Haut-parleursqté 2
Distributeurs automatiquesqté 2
Imprimantes d’étiquettesqté 2

Décoration

Bannières du salonqté 8
Guirlandes de fanionsqté 10
Plantesqté 12
Ballonsqté 100
Décoration de tableqté 20
Panneaux indicateursqté 16

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Saladiersqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 8
Thermosqté 8
Tire-bouchonsqté 4
Gants de cuisineqté 6

Nettoyage

Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Chariots de ménageqté 2
Chiffons microfibresqté 20
Flacons de gel hydroalcooliqueqté 8

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à batterieqté 8

Inscription

Badges visiteursqté 400
Badges des exposantsqté 60
Porte-badgesqté 460
Braceletsqté 400
Presse-papiersqté 6
Stylos à billeqté 30
Formulaires d’inscriptionqté 450
Badges nominatifsqté 80

Papeterie

Plansqté 450
Brochures du programmeqté 400
Papier d'impression A4qté 2
Blocs-notesqté 30
Ruban adhésifqté 12
Ruban adhésifqté 8
Chemises à pinceqté 10
Ciseauxqté 8
Agrafeusesqté 4

Sécurité

Passe-câblesqté 12
Tapis antidérapantsqté 10
Lampes de pocheqté 4
Panneaux pictogrammesqté 12

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et la salle avant de lancer les invitations : prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour recruter les exposants, traiter les inscriptions et finaliser le plan du salon.
Demandez dès le formulaire d’inscription les besoins alimentaires, électriques et de présentation. Fixez une date limite située 3 semaines avant l’ouverture pour éviter les changements de dernière minute.
N’envoyez les emplacements définitifs qu’après avoir regroupé les contraintes des exposants. Transmettez ensuite un document unique avec horaires d’arrivée, plan, badges, accès et coordonnées de l’équipe.
Réservez le mobilier et le matériel technique au moins 4 semaines à l’avance : tables de stand, chaises, rallonges, multiprises, écrans, microphones et haut-parleurs sont souvent oubliés jusqu’au montage.
Préparez l’accueil la veille : badges visiteurs et exposants, plans imprimés, table d’inscription, boissons refroidies, encas et liste de contacts. Gardez une personne disponible pendant toute la première heure pour résoudre les problèmes d’installation.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon grand public ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, recruter les exposants, ouvrir les inscriptions, commander les impressions et planifier les bénévoles.
Quand faut-il confirmer les stands des exposants ?: Confirmez la répartition définitive environ 3 semaines avant le salon, après réception des besoins alimentaires, électriques et de présentation. Envoyez les informations pratiques immédiatement après cette validation.
Quand commander le catering pour un salon ?: Passez la commande 2 à 3 semaines avant l’ouverture, une fois le nombre d’exposants, de bénévoles et de participants suffisamment stabilisé. Ajustez les quantités après la clôture des inscriptions.
Combien de bénévoles prévoir pour l’accueil d’un salon ?: Prévoyez au minimum 2 personnes à l’accueil pendant la première heure, puis adaptez l’équipe au flux attendu. Une personne doit rester joignable pour les exposants et les problèmes de salle pendant toute la journée.

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