Que faut-il prévoir pour un salon de la défense ?

Un salon de la défense demande plus qu’un espace et quelques stands. Il faut équiper chaque exposant, guider les visiteurs, préparer les badges et sécuriser les démonstrations. La liste comprend aussi le matériel technique pour les présentations, ainsi que le café, les boissons et la vaisselle du catering. Utilisez ce plan pour regrouper les achats, vérifier les quantités et éviter les oublis de dernière minute, notamment les câbles, les piles et les supports de signalétique.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Comptoirs du salonqté 3
Tablesqté 18
Chaisesqté 80
Tabourets de barqté 12
Panneaux de standqté 24
Présentoirs à dépliantsqté 8
Poteaux de balisageqté 12
Ruban de balisageqté 6

Équipement

Ordinateurs portablesqté 4
Écransqté 6
Projecteur
Écran de projection
Haut-parleursqté 2
Microphones sans filqté 2
Multiprisesqté 12
Rallongesqté 14
Câbles HDMIqté 6
Clés USBqté 4
Piles AAqté 24
Piles AAAqté 24

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Verres doseursqté 2

Inscription

Supports de badges nominatifsqté 350
Pinces à badgeqté 350
Formulaires d'inscriptionqté 350
Stylosqté 40
Chemises à pinceqté 6
Braceletsqté 350

Papeterie

Brochures du programmeqté 350
Cartes avec numéro de standqté 30
Papier A4qté 2
Post-itqté 12
Marqueursqté 12
Panneaux en cartonqté 30

Décoration

Drapeaux d'entrepriseqté 12
Nappesqté 18
Affichesqté 30
Panneaux indicateursqté 20
Serre-câblesqté 200
Ruban gafferqté 8

Éclairage

Projecteurs de chantier LEDqté 8
Câbles d'éclairageqté 8

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 4
Gilets de sécuritéqté 12
Gants de travailqté 12
Panneaux d'avertissementqté 8
Autocollants de scellementqté 100

Nettoyage

Poubellesqté 12
Conteneurs à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 3
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 30
Chiffons microfibresqté 20
Brosses à vaisselleqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 8
Essuie-toutqté 12

Catering

Courses
- Grains de café - 6 paquets
- Café décaféiné - 2 paquets
- Assortiment de sachets de thé - 200 pièces
- Thé noir - 4 boîtes
- Tisanes - 3 boîtes
- Bâtonnets de sucre - 400 pièces
- Édulcorant - 200 pièces
- Lait - 20 litres
- Lait d’avoine - 8 litres
- Citrons - 3 kilos
- Eau minérale plate - 120 bouteilles
- Eau minérale gazeuse - 80 bouteilles
- Cola - 48 bouteilles
- Cola Zero - 48 bouteilles
- Sinas - 24 bouteilles
- Tonic - 24 bouteilles
- Jus de pomme - 20 litres
- Jus d'orange - 20 litres
- Glaçons - 20 kilos
- Bière sans alcool - 48 bouteilles
- Mélange de noix - 8 kilos
- Chips au paprika - 10 sacs
- Chips nature - 10 sachets
- Chips tortilla - 8 sachets
- Houmous - 12 pots
- Salsa - 8 pots
- Concombres - 5 kilos
- Carottes - 5 kilos
- Tomates cerises - 5 kilos
- Raisins - 8 kilos
- Pommes - 12 kilos
- Bananes - 8 kilos
- Mini wraps - 300 pièces
- Pain complet - 12 pains
- Pain blanc - 8 pains
- Pain aux céréales - 8 pains
- Fromage à la crème - 4 kilo
- Houmous nature - 4 kilo
- Garniture de blanc de poulet - 4 kilos
- Fromage jeune - 5 kilo
- Concombre pour garniture - 4 kilos
- Laitue - 20 pièces
- Tomates cerises - 4 kilos
- Mayonnaise - 4 bouteilles
- Ketchup - 4 bouteilles
- Moutarde - 3 bouteilles
- Huile d’olive - 2 litres
- Sel - 1 kilo
- Poivre - 250 grammes
- Paprika en poudre - 250 grammes
- Poudre d'ail - 250 grammes
- Mélange d’épices - 6 pots
- Toasts - 20 paquets
- Crackers - 15 paquets
- Assortiment de biscuits - 15 paquets
- Brownies - 150 pièces
- Muffins - 150 pièces
- Crackers sans gluten - 6 paquets
- Petits pains sans gluten - 30 pièces
- Garnitures véganes - 3 kilos
- Wraps vegan - 40 pièces
- Lait sans lactose - 4 litres
- Serviettes - 1000 pièces
- Gobelets en papier - 500 pièces
- Bâtonnets mélangeurs - 500 pièces
- Cure-dents - 300 pièces
- Film alimentaire - 4 rouleaux
- Papier aluminium - 4 rouleaux
- Papier cuisson - 4 rouleaux
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Sacs-poubelle - 120 pièces
- Sacs de poubelle à pédale - 100 pièces
- Liquide vaisselle - 4 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 60 pièces
- Produit nettoyant multi-usages - 4 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Spray désinfectant - 4 bouteilles
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Gel désinfectant pour les mains - 8 flacons
- Gants en nitrile - 400 pièces

Conseils

Prévoyez un comptoir, des panneaux de stand et un présentoir à dépliants pour chaque exposant confirmé, puis ajoutez une petite réserve pour les changements de dernière minute.
Comptez les écrans, ordinateurs portables, câbles HDMI, multiprises et rallonges à partir du plan des stands. Gardez au moins un jeu de câbles et une multiprise de secours sur place.
Préparez les badges nominatifs avant l’accueil et imprimez-en quelques exemplaires vierges pour les inscriptions ou remplacements tardifs. Les informations de badge doivent être contrôlées avant l’impression.
Pour les démonstrations et les présentations, testez le projecteur, l’écran de projection, les haut-parleurs et les microphones sans fil avant l’ouverture. Prévoyez des piles AA et AAA neuves, car elles sont souvent oubliées.
Organisez le café et les boissons avec des machines à café, bouilloires, thermos et glacières. Vérifiez les besoins alimentaires au plus tard quelques jours avant le salon afin d’adapter les tasses, verres, assiettes et couverts.

Questions fréquentes

Que faut-il acheter pour organiser un salon de la défense ?: Prévoyez le mobilier des stands, la signalétique, les badges, le matériel audiovisuel, les rallonges et multiprises, ainsi que l’équipement du catering. La liste doit être vérifiée à partir du nombre d’exposants, de visiteurs inscrits et de démonstrations prévues.
Combien de matériel technique faut-il prévoir par stand ?: Prévoyez au minimum un écran ou un ordinateur portable selon le format de chaque stand, avec les câbles nécessaires. Ajoutez une multiprise et une rallonge par zone équipée, puis gardez au moins un exemplaire de secours pour les pannes ou les changements de disposition.
Quand préparer les badges et la signalétique du salon ?: Rassemblez les informations des badges plusieurs jours avant l’événement et imprimez les badges après le dernier contrôle. La signalétique doit être imprimée et vérifiée avant l’installation des stands, afin de corriger les noms, numéros et indications directionnelles à temps.
Combien de temps avant faut-il réserver le catering et la sécurité ?: Réservez le catering et la sécurité dès que la date, le lieu et le nombre prévisionnel de participants sont fixés. Confirmez les quantités après la clôture des inscriptions et après réception des besoins alimentaires, idéalement quelques jours avant le salon.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.