Checklist pour organiser un salon de la défense

Un salon de la défense demande un suivi précis des exposants, des visiteurs et des contraintes d’accès. Commencez par fixer la date et le lieu, puis construisez le plan des stands avant d’ouvrir les inscriptions. Les dernières semaines servent à confirmer le catering, la sécurité, les badges, la signalétique et les besoins techniques. Cette checklist rassemble 79 tâches et 71 éléments à prévoir pour avancer dans le bon ordre, sans oublier les contrôles de dernière minute.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Créer le plan du salon
2 personnes
Établir la liste des exposants
2 personnes
Inviter les exposants
2 personnes
Envoyer les invitations aux visiteurs
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Mettre à jour le site web du salon
Publier le programme du salon
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver le catering
Réserver la sécurité
Envoyer les informations aux exposants
Confirmer la disposition des stands
2 personnes
Collecter les informations des badges
Créer les badges nominatifs
Imprimer les badges nominatifs
2 personnes
Impression de la signalétique
Rassembler les présentations
Contrôler les démonstrations
2 personnes
Rédiger les consignes de sécurité
2 personnes
Préparer la liste d’accès
Préparer la liste de presse
Tester la technique
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Accueillir les exposants
4 personnes
Décharger le matériel du stand
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les parois des stands
4 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Aménager les stands
6 personnes
Installer le comptoir d'information
2 personnes
Aménager le point de restauration
3 personnes
Préparer la table d'inscription
2 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Installer le matériel de démonstration en toute sécurité
3 personnes
Préparer les présentations
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer le point café
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Revérifier la technique
2 personnes
Effectuer la ronde de sécurité
3 personnes
Faire le briefing d’équipe
8 personnes

Événement

Tenir le bureau d’inscription
3 personnes
Guider les exposants vers les stands
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Tenir le point d'information
2 personnes
Contrôler l’accès
2 personnes
Encadrer les démonstrations
3 personnes
Annoncer les présentations
Assurer le support technique des présentations
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Dégager les allées des stands
2 personnes
Accompagner la presse et les photographes
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Démonter les stands des exposants
4 personnes
Accompagner la sortie des visiteurs
2 personnes

Suivi

Rassembler le matériel du stand
4 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Remettre les tables et les chaises en place
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Stocker les restes
2 personnes
Exporter les données des visiteurs
Envoyer un e-mail de remerciement
Rassembler les factures

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Comptoirs du salonqté 3
Tablesqté 18
Chaisesqté 80
Tabourets de barqté 12
Panneaux de standqté 24
Présentoirs à dépliantsqté 8
Poteaux de balisageqté 12
Ruban de balisageqté 6

Équipement

Ordinateurs portablesqté 4
Écransqté 6
Projecteur
Écran de projection
Haut-parleursqté 2
Microphones sans filqté 2
Multiprisesqté 12
Rallongesqté 14
Câbles HDMIqté 6
Clés USBqté 4
Piles AAqté 24
Piles AAAqté 24

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Verres doseursqté 2

Inscription

Supports de badges nominatifsqté 350
Pinces à badgeqté 350
Formulaires d'inscriptionqté 350
Stylosqté 40
Chemises à pinceqté 6
Braceletsqté 350

Papeterie

Brochures du programmeqté 350
Cartes avec numéro de standqté 30
Papier A4qté 2
Post-itqté 12
Marqueursqté 12
Panneaux en cartonqté 30

Décoration

Drapeaux d'entrepriseqté 12
Nappesqté 18
Affichesqté 30
Panneaux indicateursqté 20
Serre-câblesqté 200
Ruban gafferqté 8

Éclairage

Projecteurs de chantier LEDqté 8
Câbles d'éclairageqté 8

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 4
Gilets de sécuritéqté 12
Gants de travailqté 12
Panneaux d'avertissementqté 8
Autocollants de scellementqté 100

Nettoyage

Poubellesqté 12
Conteneurs à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 3
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 30
Chiffons microfibresqté 20
Brosses à vaisselleqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 8
Essuie-toutqté 12

Catering

Courses

Conseils

Établissez la liste des exposants avant d’envoyer les invitations : vous pourrez ensuite confirmer la disposition des stands et transmettre à chacun les informations pratiques adaptées.
Ouvrez le formulaire d’inscription suffisamment tôt pour traiter les demandes et recueillir les besoins alimentaires. Prévoyez une vérification finale des inscrits avant d’établir la liste d’accès.
Ne gardez pas les badges nominatifs pour le jour même : collectez les informations, créez-les puis imprimez-les à l’avance. Contrôlez aussi la liste de presse et les personnes autorisées à entrer.
Testez la technique avant l’ouverture du salon, notamment les ordinateurs, écrans, projecteur, microphones sans fil, câbles HDMI et multiprises. Gardez des piles AA et AAA ainsi que des rallonges disponibles sur place.
Vérifiez la signalétique et le balisage avec le plan du salon avant l’arrivée des exposants. Les poteaux, le ruban de balisage, les présentoirs et les panneaux de stand doivent être installés sans gêner les accès ni les consignes de sécurité.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un salon de la défense ?: Commencez plusieurs mois avant la date prévue, surtout pour fixer le lieu, établir la liste des exposants et réserver la sécurité. Les inscriptions, le catering, les badges et la technique doivent être finalisés dans les dernières semaines, avec un contrôle complet au moins 1 jour avant l’ouverture.
Que faut-il prévoir pour les stands d’un salon de la défense ?: Prévoyez pour chaque espace le mobilier confirmé dans le plan : comptoirs, tables, chaises ou tabourets, panneaux de stand et présentoirs à dépliants. Vérifiez la disposition avec les exposants au moins 1 semaine avant le salon afin de corriger les besoins spécifiques.
Quand envoyer les invitations aux exposants et aux visiteurs ?: Invitez les exposants dès que la date, le lieu et le format du salon sont confirmés. Pour les visiteurs, ouvrez le formulaire d’inscription plusieurs semaines à l’avance et envoyez ensuite le programme mis à jour avant l’événement.
Comment préparer la sécurité et les accès du salon ?: Réservez la sécurité avant de diffuser les informations finales, puis rédigez les consignes et préparez la liste d’accès à partir des inscriptions et des badges. Contrôlez cette liste le jour précédent et prévoyez une personne pour gérer les changements à l’accueil.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.