LizztLIZZT
frLanguage — Français

Checklist pour organiser un salon grand public

Un salon grand public se prépare dans un ordre précis : d’abord la date, le lieu et le plan, puis les exposants, la communication et la logistique. Cette checklist regroupe les étapes à suivre jusqu’à l’accueil des visiteurs. Elle couvre aussi les points souvent réglés trop tard, comme les besoins alimentaires, les badges, les prises électriques, le mobilier et l’enlèvement des déchets. Utilise-la pour répartir les responsabilités et vérifier l’avancement des 67 tâches prévues.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Fixer la date du salon et les horaires d'ouverture

    2 personnes

  • Réserver le lieu et la salle

  • Créer le plan du salon

    2 personnes

  • Recruter des exposants

    3 personnes

  • Créer le formulaire d’inscription pour les exposants

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Publier la promotion en ligne

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

    2 personnes

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Répartir définitivement les exposants

    2 personnes

  • Envoyer les informations aux exposants

  • Commander le catering

  • Réserver le mobilier

  • Réserver l’enlèvement des déchets

  • Commander les imprimés

  • Planifier les bénévoles

    2 personnes

  • Créer la liste de contacts de l’équipe

  • Préparer les badges visiteurs

    2 personnes

  • Imprimer les plans

  • Créer des badges nominatifs pour les exposants

    2 personnes

  • Vérifier le matériel de présentation

    2 personnes

  • Vérifier les stocks de courses

  • Faire les courses

    2 personnes

  • Refroidir les boissons

    2 personnes

  • Préparer les en-cas

    3 personnes

  • Acheminer le matériel sur le site

    3 personnes

  • Ouvrir la salle

    2 personnes

  • Vérifier le sol et l’entrée

    2 personnes

  • Installer les tables et les chaises

    6 personnes

  • Monter les stands des exposants

    6 personnes

  • Étiqueter les stands avec des badges nominaux

    2 personnes

  • Installer la signalétique

    2 personnes

  • Installer la décoration

    3 personnes

  • Installer la table d'inscription

    2 personnes

  • Mettre en place le buffet traiteur

    3 personnes

  • Préparer le café et le thé

    2 personnes

  • Tester la technique et l’alimentation électrique

    2 personnes

  • Vérifier les toilettes

  • Faire le briefing d’équipe

    5 personnes

Événement

  • Accueillir les exposants

    3 personnes

  • Enregistrer les visiteurs

    3 personnes

  • Informer les visiteurs

    2 personnes

  • Vérifier l’accès et les voies de circulation

    2 personnes

  • Servir le café et le thé

    2 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    2 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Démonter le buffet

    2 personnes

  • Vider les poubelles

    2 personnes

  • Réapprovisionner les fournitures sanitaires

  • Aider les exposants

    2 personnes

  • Enregistrer les objets trouvés

  • Accompagner la sortie des visiteurs

    3 personnes

Suivi

  • Démontage des stands des exposants

    6 personnes

  • Remettre le mobilier en place

    5 personnes

  • Retirer la décoration

    3 personnes

  • Éteindre l’équipement

    2 personnes

  • Rassembler la vaisselle

    3 personnes

  • Faire la vaisselle

    3 personnes

  • Trier et évacuer les déchets

    3 personnes

  • Nettoyer la salle

    4 personnes

  • Nettoyer les toilettes

    2 personnes

  • Rassembler le matériel emprunté

    2 personnes

  • Retourner les matériels

    2 personnes

  • Ranger le stock restant

    2 personnes

  • Gérer les objets trouvés

  • Informer les exposants du départ

  • Envoyer un message de remerciement aux visiteurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tables de standqté 30
  • Chaises pliantesqté 80
  • Table d'inscription
  • Tables de buffetqté 4
  • Tables hautesqté 8
  • Nappesqté 35
  • Portants à vêtementsqté 4
  • Boîtes de rangementqté 12

Vaisselle

  • Tasses à caféqté 120
  • Verresqté 180
  • Assiettesqté 150
  • Fourchettesqté 150
  • Couteauxqté 150
  • Cuillèresqté 150
  • Plateaux de serviceqté 12
  • Pinces de serviceqté 8

Équipement

  • Machines à caféqté 3
  • Bouilloiresqté 2
  • Glacièresqté 6
  • Rallongesqté 12
  • Multiprisesqté 12
  • Stations de rechargeqté 2
  • Écrans de présentationqté 2
  • Ordinateurs portablesqté 2
  • Microphones mainqté 2
  • Haut-parleursqté 2
  • Distributeurs automatiquesqté 2
  • Imprimantes d’étiquettesqté 2

Décoration

  • Bannières du salonqté 8
  • Guirlandes de fanionsqté 10
  • Plantesqté 12
  • Ballonsqté 100
  • Décoration de tableqté 20
  • Panneaux indicateursqté 16

Cuisine

  • Planches à découperqté 4
  • Couteau de chefqté 4
  • Saladiersqté 6
  • Plateaux de serviceqté 12
  • Louchesqté 8
  • Thermosqté 8
  • Tire-bouchonsqté 4
  • Gants de cuisineqté 6

Nettoyage

  • Aspirateurqté 2
  • Serpillièresqté 4
  • Seauxqté 4
  • Sets de balaiqté 3
  • Chariots de ménageqté 2
  • Chiffons microfibresqté 20
  • Flacons de gel hydroalcooliqueqté 8

Éclairage

  • Lampes LEDqté 12
  • Guirlandes lumineusesqté 6
  • Lampes à batterieqté 8

Inscription

  • Badges visiteursqté 400
  • Badges des exposantsqté 60
  • Porte-badgesqté 460
  • Braceletsqté 400
  • Presse-papiersqté 6
  • Stylos à billeqté 30
  • Formulaires d’inscriptionqté 450
  • Badges nominatifsqté 80

Papeterie

  • Plansqté 450
  • Brochures du programmeqté 400
  • Papier d'impression A4qté 2
  • Blocs-notesqté 30
  • Ruban adhésifqté 12
  • Ruban adhésifqté 8
  • Chemises à pinceqté 10
  • Ciseauxqté 8
  • Agrafeusesqté 4

Sécurité

  • Passe-câblesqté 12
  • Tapis antidérapantsqté 10
  • Lampes de pocheqté 4
  • Panneaux pictogrammesqté 12

Catering

  • Courses

Conseils

  • Commence par bloquer la date, les horaires d’ouverture et la salle. Prévoyez ensuite le plan du salon avant de confirmer la répartition définitive des exposants : cela évite de déplacer les stands à la dernière minute.
  • Fixe une date limite d’inscription des exposants au moins 4 semaines avant le salon. Tu auras ainsi le temps de recueillir leurs besoins alimentaires, de vérifier le matériel de présentation et d’envoyer les informations pratiques.
  • Compte les équipements par zone, pas seulement par quantité totale : tables de stand, chaises, rallonges et multiprises doivent correspondre au plan. Prévois aussi les stations de recharge et les écrans là où ils seront réellement utilisés.
  • Prépare les badges visiteurs et les badges nominatifs des exposants au plus tard la veille. Imprime également les plans et garde une liste de contacts de l’équipe accessible sur place, avec les numéros des responsables.
  • Planifie les bénévoles par créneau couvrant l’installation, l’accueil, les pauses et le démontage. Confirme le catering, le mobilier et l’enlèvement des déchets plusieurs jours avant l’ouverture, puis refroidis les boissons et prépare les en-cas la veille.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon grand public ?
Prévois au minimum 8 à 12 semaines pour un salon avec plusieurs exposants. Les inscriptions, la promotion, le plan de salle, le catering et les réservations de mobilier demandent chacun plusieurs semaines.
Quand faut-il envoyer les invitations aux exposants ?
Envoie-les idéalement 6 à 8 semaines avant le salon, avec une date limite d’inscription fixée environ 4 semaines avant l’événement. Tu conserveras ainsi 2 à 3 semaines pour traiter les réponses et finaliser la répartition.
Quand confirmer le catering et les besoins alimentaires ?
Recueille les besoins alimentaires dès l’inscription et confirme la commande au moins 7 jours avant le salon. Vérifie une dernière fois les quantités 48 heures avant, surtout si le nombre d’exposants ou de bénévoles a changé.
Que faut-il préparer la veille d’un salon grand public ?
La veille, prépare les badges, les plans imprimés, les en-cas et les boissons à refroidir. Vérifie aussi les stocks, le matériel de présentation, les rallonges, les multiprises et la liste de contacts de l’équipe.

Des plans du même genre

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Organisez gratuitement et invitez vos contacts !