Organiser un salon de la bière, étape par étape

Un salon de la bière se prépare d’abord comme un parcours visiteur, puis comme une opération logistique. Commence par fixer la date et le lieu, vérifier les autorisations et dessiner les stands avant de contacter les brasseries. Les inscriptions, les verres de dégustation, les jetons, le froid et les paiements doivent être réglés plusieurs semaines à l’avance. Le jour venu, chaque exposant doit savoir où s’installer, quel matériel utiliser et à qui s’adresser.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Vérifier les autorisations et les déclarations
3
Établir le plan du salon
2 personnes
4
Contacter les brasseries et les exposants
2 personnes
5
Inscrire les exposants
2 personnes
6
Confirmer les inscriptions
2 personnes
7
Rédiger les informations visiteurs
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Ouvrir les inscriptions en ligne
10
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
11
Commander les verres de dégustation et les jetons
12
Commander des boissons et des en-cas
2 personnes
13
Recueillir les besoins alimentaires
14
Envoyer les informations aux exposants
15
Traiter les inscriptions
2 personnes
16
Vérifier les réservations
17
Créer le plan et la signalétique
2 personnes
18
Planifier les bénévoles
2 personnes
19
Attribuer les brasseries aux stands
2 personnes
20
Préparer le mode de paiement
2 personnes
21
Créer les panneaux d’information et les menus
2 personnes
22
Vérifier la liste des courses
2 personnes
23
Acheter du stock de produits secs
2 personnes
24
Libérer la chambre froide
2 personnes
25
Faire les courses de produits frais
2 personnes
26
Réceptionner la livraison de bière
3 personnes
27
Répartir la bière par stand
3 personnes
28
Mettre les boissons au frais
3 personnes
29
Préparer les en-cas
3 personnes
30
Nettoyer le lieu
3 personnes
31
Installer les tables et les chaises
4 personnes
32
Monter les tentes de réception
4 personnes
33
Installer les tables hautes par brasserie
4 personnes
34
Remplir les glacières
3 personnes
35
Préparer les verres de dégustation
2 personnes
36
Installer le point de paiement
2 personnes
37
Installer la table d'inscription
2 personnes
38
Installer le buffet de snacks
3 personnes
39
Installer les panneaux d’information
2 personnes
40
Installer la signalisation
2 personnes
41
Tester la musique et le micro
2 personnes
42
Vérifier les toilettes
43
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
44
Accueillir les exposants
2 personnes
45
Faire monter les exposants
3 personnes
46
Effectuer le dernier contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

47
Accueillir les visiteurs
3 personnes
48
Distribuer les verres de dégustation
2 personnes
49
Animer des dégustations de bière
4 personnes
50
Présenter les bières et les brasseries
3 personnes
51
Gérer les pièces et les paiements
2 personnes
52
Servir des amuse-bouches
3 personnes
53
Servir des boissons sans alcool
2 personnes
54
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
55
Rassembler les verres
2 personnes
56
Rincer les verres
2 personnes
57
Vider les poubelles
2 personnes
58
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
59
Réapprovisionner les stocks par stand
2 personnes
60
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
61
Annoncer la dernière dégustation
62
Faire partir les visiteurs en toute sécurité
3 personnes

Suivi

63
Clôturer les ventes et le stock
2 personnes
64
Compter les casiers de bière et les stocks restants
2 personnes
65
Ranger les snacks et les boissons
3 personnes
66
Collecter et trier les déchets
3 personnes
67
Laver la vaisselle et les verres
3 personnes
68
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
69
Démonter les tentes de fête
4 personnes
70
Nettoyer le lieu en profondeur
4 personnes
71
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
72
Inventorier le matériel
2 personnes
73
Retourner les fûts de bière
2 personnes
74
Retourner les caisses vides
2 personnes
75
Rendre le matériel loué
2 personnes
76
Rassembler les objets trouvés
77
Archiver les données d’inscription

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 18
Tables hautesqté 10
Chaises pliantesqté 80
Tables de bièreqté 8
Nappesqté 20

Vaisselle

Verres de dégustationqté 180
Verres à eauqté 120
Assiettesqté 180
Fourchettesqté 180
Couteauxqté 180
Louchesqté 12
Bacs de rinçage pour verresqté 4

Équipement

Glacièresqté 8
Refroidisseurs pour fûts de bièreqté 4
Installations de tirage à la pressionqté 4
Caissesqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Téléphones portablesqté 3

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Plateaux de serviceqté 16
Pinces de serviceqté 12
Bacs isothermesqté 4
Thermosqté 4
Bouilloiresqté 2
Tire-bouchonsqté 4

Décoration

Bannières de la foire à la bièreqté 4
Numéros de tableqté 20
Porte-menusqté 20
Cartes des styles de bièreqté 30
Panneaux indicateursqté 12
Ruban de balisageqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes d'extérieurqté 6
Pilesqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 10
Sets de serpillièreqté 2
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Épongesqté 12

Catering

Jetons de dégustationqté 1200
Braceletsqté 200
Étiquettes nominativesqté 200
Bobines de ticketsqté 6
Courses

Conseils

Bloque le lieu avant de confirmer les brasseries : mesure les espaces, prévois les circulations et réserve une zone séparée pour le stockage au froid. Un plan précis évite de déplacer les tables et les installations de tirage le jour de l’ouverture.
Lance les inscriptions en ligne dès que les informations visiteurs sont prêtes. Prévois une date limite de confirmation, puis relance les personnes dont la réservation ou le paiement reste incomplet.
Commande les verres de dégustation et les jetons plusieurs semaines avant le salon, avec une marge pour les bénévoles, la casse et les inscriptions sur place. Deux bacs de rinçage placés près des stands réduisent rapidement les files d’attente.
Demande aux brasseries leurs besoins techniques avant leur arrivée : prises électriques, refroidisseurs de fûts, installations de tirage, tables et horaires de livraison. Regroupe ces réponses dans un document transmis à tous les exposants.
Prépare les achats en deux temps : produits secs et consommables en avance, produits frais juste avant l’événement. Libère la chambre froide avant la livraison et désigne au moins une personne pour suivre les stocks pendant le salon.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon de la bière ?: Prévois au moins 8 à 12 semaines pour un salon avec plusieurs brasseries. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, vérifier les autorisations, confirmer les exposants, ouvrir les inscriptions et commander le matériel de dégustation.
Quand contacter les brasseries pour un salon de la bière ?: Contacte-les environ 10 semaines avant la date prévue, dès que le lieu et les conditions de participation sont définis. Fixe une première date limite d’inscription à 6 semaines, puis confirme les stands et les besoins techniques.
Combien de verres de dégustation prévoir par visiteur ?: Prévois au minimum un verre par visiteur attendu, plus 10 à 15 % de réserve pour la casse, les bénévoles et les arrivées non prévues. Si les verres sont réutilisés, installe des bacs de rinçage accessibles dans plusieurs zones.
Que faut-il préparer la veille d’un salon de la bière ?: La veille, installe les tables, les nappes, la signalétique et les bannières, puis vérifie les prises, les rallonges, les terminaux de paiement et le stockage au froid. Garde le jour même pour les produits frais, l’accueil des brasseries et le briefing des bénévoles.

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