Biermesse organisieren: So planst du den Ablauf

Bei einer Biermesse beginnt die Arbeit nicht mit der Dekoration, sondern mit Ort, Genehmigungen und dem Standplan. Danach gewinnst du Brauereien, öffnest die Anmeldung und legst fest, wie Verkostung, Bezahlung und Besucherführung funktionieren. Plane Gläser, Münzen, Kühlung und Zapfanlagen frühzeitig, weil Nachbestellungen kurz vor dem Termin schwierig werden. Die folgenden Schritte helfen dir, die Messe in einer sinnvollen Reihenfolge vorzubereiten und typische Engpässe zu vermeiden.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Genehmigungen und Meldungen prüfen
3
Messeaufteilung erstellen
2 Personen
4
Brauereien und Standbetreiber ansprechen
2 Personen
5
Ausstellende anmelden
2 Personen
6
Anmeldungen bestätigen
2 Personen
7
Besucherinformationen erstellen
8
Einladungen verschicken
2 Personen
9
Online-Anmeldungen öffnen
10
Werbung in sozialen Medien posten
11
Biergläser und Münzen bestellen
12
Getränke und Snacks bestellen
2 Personen
13
Ernährungswünsche erfassen
14
Informationen für Aussteller senden
15
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
16
Reservierungen prüfen
17
Lageplan und Beschilderung erstellen
2 Personen
18
Freiwillige einplanen
2 Personen
19
Brauereien dem Stand zuweisen
2 Personen
20
Zahlungsart vorbereiten
2 Personen
21
Infotafeln und Speisekarten erstellen
2 Personen
22
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
23
Trockenwarenvorrat kaufen
2 Personen
24
Kühlraum freimachen
2 Personen
25
Frische Einkäufe erledigen
2 Personen
26
Bierlieferung annehmen
3 Personen
27
Bier nach Stand sortieren
3 Personen
28
Getränke kalt stellen
3 Personen
29
Snacks vorbereiten
3 Personen
30
Location reinigen
3 Personen
31
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
32
Partyzelte aufbauen
4 Personen
33
Stehtische pro Brauerei aufstellen
4 Personen
34
Kühlboxen füllen
3 Personen
35
Verkostungsgläser bereitstellen
2 Personen
36
Zahlstelle einrichten
2 Personen
37
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
38
Häppchenbuffet aufbauen
3 Personen
39
Infotafeln aufhängen
2 Personen
40
Beschilderung anbringen
2 Personen
41
Musik und Mikrofon testen
2 Personen
42
Toiletten kontrollieren
43
Müllstationen aufstellen
2 Personen
44
Aussteller empfangen
2 Personen
45
Aussteller mit dem Aufbau beginnen lassen
3 Personen
46
Letzte Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen

Event

47
Besucher empfangen
3 Personen
48
Probiergläser verteilen
2 Personen
49
Bierverkostungen leiten
4 Personen
50
Biere und Brauereien vorstellen
3 Personen
51
Münzen und Zahlungen abwickeln
2 Personen
52
Snacks servieren
3 Personen
53
Alkoholfreie Getränke servieren
2 Personen
54
Getränke nachfüllen
3 Personen
55
Gläser einsammeln
2 Personen
56
Gläser spülen
2 Personen
57
Mülleimer leeren
2 Personen
58
Toiletten zwischendurch kontrollieren
59
Bestand je Stand auffüllen
2 Personen
60
Besucherfragen beantworten
2 Personen
61
Letzte Verkostung ankündigen
62
Besucher sicher abreisen lassen
3 Personen

Nachbereitung

63
Verkauf und Bestand abschließen
2 Personen
64
Bierkisten und Restbestand zählen
2 Personen
65
Snacks und Getränke aufräumen
3 Personen
66
Abfall sammeln und trennen
3 Personen
67
Geschirr und Gläser abwaschen
3 Personen
68
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
69
Partyzelte abbauen
4 Personen
70
Den Veranstaltungsort gründlich reinigen
4 Personen
71
Kühlboxen leeren und reinigen
2 Personen
72
Materialien inventarisieren
2 Personen
73
Bierfässer zurückgeben
2 Personen
74
Leere Kisten zurückgeben
2 Personen
75
Gemietete Materialien zurückgeben
2 Personen
76
Fundsachen sammeln
77
Anmeldedaten archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
KlappischeAnz. 18
StehtischeAnz. 10
KlappstühleAnz. 80
BiertischeAnz. 8
TischdeckenAnz. 20

Geschirr

ProbiergläserAnz. 180
WassergläserAnz. 120
TellerAnz. 180
GabelnAnz. 180
MesserAnz. 180
ServierlöffelAnz. 12
GlasspülbeckenAnz. 4

Ausstattung

KühlboxenAnz. 8
BierfasskühlerAnz. 4
ZapfanlagenAnz. 4
KassenAnz. 2
KartenlesegeräteAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
MobiltelefoneAnz. 3

Küche

SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6
ServierschalenAnz. 16
ServierzangenAnz. 12
KühlwannenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 4
WasserkocherAnz. 2
KorkenzieherAnz. 4

Dekoration

Biermesse-BannerAnz. 4
TischnummernAnz. 20
MenükartenhalterAnz. 20
BierstilkartenAnz. 30
WegweiserAnz. 12
AbsperrbandAnz. 2

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 8
AußenlampenAnz. 6
BatterienAnz. 24

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 10
WischsetsAnz. 2
EimerAnz. 4
BesensetsAnz. 3
SchwämmeAnz. 12

Catering

ProbemünzenAnz. 1200
ArmbänderAnz. 200
NamensaufkleberAnz. 200
BonrollenAnz. 6
Einkäufe

Tipps

Lege Ort und Datum zuerst fest und prüfe anschließend Genehmigungen, Meldungen sowie Strom- und Kühlmöglichkeiten. Ohne diese Angaben kannst du Brauereien und Standbetreiber nicht zuverlässig zusagen.
Erstelle den Lageplan, bevor du Aussteller einteilst. Plane Wege zwischen Ständen, Kassen, Wasserstellen und Sitzbereichen so, dass sich Besucher nicht an einem einzelnen Ausschank stauen.
Öffne die Online-Anmeldung erst, wenn Besucherinformationen, Zahlungsart und Rückfragen geklärt sind. Bestätige Anmeldungen zeitnah und erfasse Ernährungswünsche gesammelt für die Snackplanung.
Bestelle Probiergläser, Biermünzen, Kühltechnik und Zapfanlagen mit zeitlichem Puffer. Prüfe außerdem, ob ausreichend Verlängerungskabel, Kartenlesegeräte und ein Glasspülbecken vorhanden sind.
Schicke den Ausstellern die Standinformationen vor dem Veranstaltungstag und teile Helfer für Einlass, Kasse, Ausschank und Nachschub ein. Am Vortag solltest du Kühlraum, Trockenwaren und Beschilderung kontrollieren; frische Einkäufe kommen zuletzt.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Biermesse organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort und Genehmigungsprüfung. Brauereien und Standbetreiber solltest du möglichst 6 bis 8 Wochen vor dem Termin ansprechen.
Wie viele Biergläser braucht man für eine Biermesse?: Plane mindestens ein Probierglas pro angemeldetem Besucher und zusätzlich etwa 10 bis 15 Prozent Reserve ein. Bei 200 Gästen sind das beispielsweise 220 bis 230 Gläser, wenn nicht laufend gespült wird.
Wann sollte die Anmeldung für Besucher öffnen?: Öffne die Online-Anmeldung, sobald Standplan, Besucherinformationen, Zahlungsart und Einlassablauf feststehen. Ein Zeitraum von 4 bis 6 Wochen vor der Messe gibt dir genug Zeit, Reservierungen und Ernährungswünsche zu bearbeiten.
Wie viele Helfer braucht eine Biermesse?: Für jeweils 50 bis 75 Besucher solltest du mindestens eine eingeplante Person für Einlass, Kasse, Ausschank oder Nachschub vorsehen. Bei 200 Gästen brauchst du daher mindestens 3 bis 4 Helfer gleichzeitig, zusätzlich zu den Standbetreibern.

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