Cómo organizar una feria de cerveza sin perder el control

Organizar una feria de cerveza empieza mucho antes de pedir los barriles. Primero fija la fecha y el lugar, comprueba los permisos y dibuja la distribución de puestos, circulación y zonas de servicio. Después coordina a las cervecerías, abre las inscripciones y prepara degustaciones, bebidas, comida y un sistema de pago sencillo. Los problemas suelen aparecer al final: falta de frío, cables insuficientes, vasos sin reponer o expositores que no conocen sus horarios.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y lugar
2 personas
2
Comprobar permisos y notificaciones
3
Diseñar la distribución de la feria
2 personas
4
Contactar con las cervecerías y los expositores
2 personas
5
Registrar a los expositores
2 personas
6
Confirmar inscripciones
2 personas
7
Preparar la información para visitantes
8
Enviar invitaciones
2 personas
9
Abrir inscripciones online
10
Publicar promoción en redes sociales
11
Pedir vasos de degustación y monedas
12
Pedir bebidas y aperitivos
2 personas
13
Recoger preferencias dietéticas
14
Enviar información a los expositores
15
Gestionar inscripciones
2 personas
16
Comprobar las reservas
17
Hacer el mapa y la señalización
2 personas
18
Programar voluntarios
2 personas
19
Asignar cervecerías a los puestos
2 personas
20
Preparar el método de pago
2 personas
21
Hacer los carteles informativos y las cartas
2 personas
22
Comprobar la lista de la compra
2 personas
23
Comprar stock de productos secos
2 personas
24
Despejar la zona de refrigeración
2 personas
25
Hacer la compra de productos frescos
2 personas
26
Recibir la entrega de cerveza
3 personas
27
Clasificar la cerveza por stand
3 personas
28
Enfriar las bebidas
3 personas
29
Preparar aperitivos
3 personas
30
Limpiar el lugar
3 personas
31
Montar mesas y sillas
4 personas
32
Montar las carpas
4 personas
33
Colocar mesas altas por cervecería
4 personas
34
Llenar las neveras portátiles
3 personas
35
Preparar los vasos de degustación
2 personas
36
Montar el punto de pago
2 personas
37
Montar la mesa de registro
2 personas
38
Montar el bufé de aperitivos
3 personas
39
Colgar los paneles informativos
2 personas
40
Colocar la señalización
2 personas
41
Probar la música y el micrófono
2 personas
42
Comprobar los baños
43
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
44
Recibir a los expositores
2 personas
45
Coordinar el montaje de los expositores
3 personas
46
Realizar la última revisión de seguridad
2 personas

Evento

47
Recibir a los visitantes
3 personas
48
Repartir vasos de degustación
2 personas
49
Guiar las catas de cerveza
4 personas
50
Presentar las cervezas y las cervecerías
3 personas
51
Gestionar monedas y pagos
2 personas
52
Servir aperitivos
3 personas
53
Servir bebidas sin alcohol
2 personas
54
Rellenar las bebidas
3 personas
55
Recoger los vasos
2 personas
56
Enjuagar vasos
2 personas
57
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
58
Comprobar los baños periódicamente
59
Reponer el suministro por stand
2 personas
60
Responder a las preguntas de los visitantes
2 personas
61
Anunciar la última degustación
62
Hacer que los visitantes salgan de forma segura
3 personas

Seguimiento

63
Cerrar ventas y stock
2 personas
64
Contar las cajas de cerveza y el stock restante
2 personas
65
Recoger los aperitivos y las bebidas
3 personas
66
Recoger y separar la basura
3 personas
67
Lavar la vajilla y los vasos
3 personas
68
Desmontar mesas y sillas
4 personas
69
Desmontar las carpas
4 personas
70
Limpiar a fondo el lugar
4 personas
71
Vaciar y limpiar las neveras portátiles
2 personas
72
Inventariar materiales
2 personas
73
Devolver los barriles de cerveza
2 personas
74
Devolver las cajas vacías
2 personas
75
Devolver el material alquilado
2 personas
76
Recoger objetos perdidos
77
Archivar datos de inscripción

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesas plegablescant. 18
Mesas altascant. 10
Sillas plegablescant. 80
Mesas de cervezacant. 8
Mantelescant. 20

Vajilla

Vasos de degustacióncant. 180
Vasos para aguacant. 120
Platoscant. 180
Tenedorescant. 180
Cuchilloscant. 180
Cucharonescant. 12
Fregaderos de vidriocant. 4

Equipo

Neveras portátilescant. 8
Enfriadores para barriles de cervezacant. 4
Dispensadores de cervezacant. 4
Cajas registradorascant. 2
Datáfonoscant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Teléfonos móvilescant. 3

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Bandejas de servircant. 16
Pinzas de servircant. 12
Contenedores isotérmicoscant. 4
Termoscant. 4
Teterascant. 2
Sacacorchoscant. 4

Decoración

Banderas de la feria de cervezacant. 4
Números de mesacant. 20
Portamenúscant. 20
Cartas de estilo de cervezacant. 30
Carteles direccionalescant. 12
Cinta de balizamientocant. 2

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Lámparas de exteriorcant. 6
Bateríascant. 24

Limpieza

Papeleracant. 10
Fregonascant. 2
Cuboscant. 4
Sets de escobacant. 3
Esponjascant. 12

Catering

Degustación de monedascant. 1200
Pulserascant. 200
Pegatinas con nombrecant. 200
Rollos de reciboscant. 6
Compras

Consejos

Cierra permisos, seguros y notificaciones antes de promocionar la feria. Deja al menos 3 semanas para resolver requisitos del lugar y comunicar las condiciones a los expositores.
Dibuja el plano con tiempo y asigna cada cervecería a un puesto concreto. Reserva pasillos de circulación y coloca las zonas de pago, lavado y residuos donde no bloqueen las degustaciones.
Calcula los vasos de degustación y las monedas según las inscripciones confirmadas, y añade un margen del 10 al 15 %. También prepara vasos de agua para que los visitantes puedan alternar entre cervezas.
Comprueba el frío y la electricidad el día anterior. Cuenta neveras, enfriadores, dispensadores, cables y regletas; una prueba de montaje de 2 horas evita descubrir conexiones o enchufes insuficientes durante la apertura.
Envía a cada expositor un único documento con horario de llegada, medidas del puesto, plano, método de pago y necesidades eléctricas. Programa a los voluntarios en turnos de 3 a 4 horas y confirma sus teléfonos el mismo día.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de cerveza?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Los permisos, la reserva del lugar y la confirmación de cervecerías deberían estar cerrados como máximo 4 semanas antes; deja las compras frescas para los últimos 1 o 2 días.
¿Cuánta cerveza se calcula por persona en una feria?: Para una feria de degustación, calcula entre 0,75 y 1,5 litros por visitante según la duración y el tamaño de las muestras. Confirma primero las inscripciones y separa el stock de degustación del agua y los aperitivos.
¿Cuántos vasos de degustación necesito?: Prepara al menos un vaso por visitante inscrito y añade un 10 o 15 % de reserva. Si no habrá lavado continuo, aumenta el margen y coloca vasos limpios en varios puntos para evitar colas.
¿Qué hay que comprobar el día antes de una feria de cerveza?: Haz una revisión de 60 a 90 minutos: frío, dispensadores, pagos, cables, señalización, vasos, agua y horarios de expositores. Deja listas las bebidas no perecederas y despeja la zona de refrigeración antes de recibir los productos frescos.

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