Zo organiseer je een bierbeurs zonder last-minute gedoe
Begin een bierbeurs niet met het inkopen van bier, maar met datum, locatie en capaciteit. Daarna leg je de beursindeling vast, benader je brouwerijen en open je de bezoekersaanmeldingen. De planning draait vervolgens om logistiek: proefglazen en munten, koeling, tapinstallaties, betalingen, hapjes en vrijwilligers. De laatste week controleer je vooral aantallen, dieetwensen, stroompunten en de informatie die standhouders nodig hebben.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
- 2
Vergunningen en meldingen controleren
- 3
Beursindeling maken
2 personen
- 4
Brouwerijen en standhouders benaderen
2 personen
- 5
Standhouders aanmelden
2 personen
- 6
Inschrijvingen bevestigen
2 personen
- 7
Bezoekersinformatie opstellen
- 8
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 9
Online aanmeldingen openen
- 10
Promotie op sociale media plaatsen
- 11
Proefglazen en munten bestellen
- 12
Dranken en hapjes bestellen
2 personen
- 13
Dieetwensen verzamelen
- 14
Standhoudersinformatie versturen
- 15
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 16
Reserveringen controleren
- 17
Plattegrond en bewegwijzering maken
2 personen
- 18
Vrijwilligers inplannen
2 personen
- 19
Brouwerijen aan stand toewijzen
2 personen
- 20
Betaalwijze voorbereiden
2 personen
- 21
Infoborden en menukaarten maken
2 personen
- 22
Boodschappenlijst controleren
2 personen
- 23
Voorraad droge producten kopen
2 personen
- 24
Koelruimte vrijmaken
2 personen
- 25
Verse boodschappen doen
2 personen
- 26
Bierlevering aannemen
3 personen
- 27
Bier per stand sorteren
3 personen
- 28
Dranken koud zetten
3 personen
- 29
Hapjes voorbereiden
3 personen
- 30
Locatie schoonmaken
3 personen
- 31
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
- 32
Partytenten opbouwen
4 personen
- 33
Standtafels per brouwerij plaatsen
4 personen
- 34
Koelboxen vullen
3 personen
- 35
Proefglazen klaarzetten
2 personen
- 36
Betaalpunt inrichten
2 personen
- 37
Registratietafel inrichten
2 personen
- 38
Hapjesbuffet opbouwen
3 personen
- 39
Infoborden ophangen
2 personen
- 40
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
- 41
Muziek en microfoon testen
2 personen
- 42
Toiletten controleren
- 43
Afvalpunten plaatsen
2 personen
- 44
Standhouders ontvangen
2 personen
- 45
Standhouders laten opbouwen
3 personen
- 46
Laatste veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Event
- 47
Bezoekers ontvangen
3 personen
- 48
Proefglazen uitdelen
2 personen
- 49
Bierproeverijen begeleiden
4 personen
- 50
Bieren en brouwerijen toelichten
3 personen
- 51
Munten en betalingen verwerken
2 personen
- 52
Hapjes serveren
3 personen
- 53
Alcoholvrije dranken serveren
2 personen
- 54
Dranken bijvullen
3 personen
- 55
Glazen verzamelen
2 personen
- 56
Glazen spoelen
2 personen
- 57
Afvalbakken legen
2 personen
- 58
Toiletten tussentijds controleren
- 59
Voorraad per stand aanvullen
2 personen
- 60
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
- 61
Laatste proeverij aankondigen
- 62
Bezoekers veilig laten vertrekken
3 personen
Nazorg
- 63
Verkoop en voorraad afsluiten
2 personen
- 64
Bierkratten en restvoorraad tellen
2 personen
- 65
Hapjes en drank opruimen
3 personen
- 66
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
- 67
Servies en glazen afwassen
3 personen
- 68
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
- 69
Partytenten afbreken
4 personen
- 70
Locatie grondig schoonmaken
4 personen
- 71
Koelboxen leegmaken en reinigen
2 personen
- 72
Materialen inventariseren
2 personen
- 73
Bierfusten retourneren
2 personen
- 74
Lege kratten retourneren
2 personen
- 75
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
- 76
Gevonden voorwerpen verzamelen
- 77
Aanmeldgegevens archiveren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Klaptafelsaantal 18
- Statafelsaantal 10
- Klapstoelenaantal 80
- Biertafelsaantal 8
- Tafelkledenaantal 20
Servies
- Proefglazenaantal 180
- Waterglazenaantal 120
- Bordenaantal 180
- Vorkenaantal 180
- Messenaantal 180
- Opscheplepelsaantal 12
- Glazen spoelbakkenaantal 4
Apparatuur
- Koelboxenaantal 8
- Bierfustkoelersaantal 4
- Tapinstallatiesaantal 4
- Kassa'saantal 2
- Pinapparatenaantal 2
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Mobiele telefoonsaantal 3
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Koks- en broodmessenaantal 6
- Serveerschalenaantal 16
- Serveertangenaantal 12
- Koelbakkenaantal 4
- Thermoskannenaantal 4
- Waterkokersaantal 2
- Kurkentrekkersaantal 4
Decoratie
- Bierbeursbanierenaantal 4
- Tafelnummersaantal 20
- Menukaarthoudersaantal 20
- Bierstijlkaartenaantal 30
- Pijlbordenaantal 12
- Afzetlintaantal 2
Verlichting
- Lichtslingersaantal 8
- Buitenlampenaantal 6
- Batterijenaantal 24
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 10
- Dweilsetsaantal 2
- Emmersaantal 4
- Bezemsetsaantal 3
- Sponzenaantal 12
Catering
- Proefmuntjesaantal 1200
- Polsbandjesaantal 200
- Naamstickersaantal 200
- Bonrollenaantal 6
- Boodschappen
Tips
- Leg eerst de capaciteit en looproute vast. Reserveer per brouwerij een duidelijke standplaats en houd ruimte vrij voor wachtrijen, waterpunten en een spoelplek voor glazen.
- Benader brouwerijen ruim vóór je promotie start. Vraag per standhouder uiterlijk twee weken voor de beurs om assortiment, tapbehoefte, stroomgebruik en dieet- of allergie-informatie voor hapjes.
- Bestel proefglazen en munten op basis van het verwachte bezoekersaantal plus minimaal 10 procent reserve. Controleer tegelijk of je genoeg waterglazen en spoelmogelijkheden hebt; vuile proefglazen vormen snel een knelpunt.
- Plan koeling en stroom per stand, niet alleen per zaal. Maak uiterlijk één week vooraf een overzicht van bierfustkoelers, koelboxen, tapinstallaties, verlengkabels en stekkerdozen en test de betaalpunten.
- Maak een draaiboek per uur voor opbouw, ontvangst, proeven en afbouw. Geef vrijwilligers vooraf een taak, telefoonnummer en starttijd; laat minstens twee mensen verantwoordelijk zijn voor betalingen en voorraadcontrole.
Veelgestelde vragen
- Hoeveel tijd heb je nodig om een bierbeurs te organiseren?
- Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf. In de eerste twee weken regel je datum, locatie en vergunningen; daarna volgen brouwerijen, inschrijvingen, materiaal en promotie.
- Hoeveel bier moet ik inkopen voor een bierbeurs?
- Reken voor het proefgedeelte op ongeveer 6 tot 8 proefporties per bezoeker en bestel daarna met de brouwerijen op basis van hun verwachte verkoop. Houd daarnaast 10 procent reserve aan voor drukke stands en morsverlies.
- Hoeveel proefglazen heb je nodig voor een bierbeurs?
- Voorzie minimaal één proefglas per aangemelde bezoeker en bestel 10 tot 15 procent extra. Bij hergebruik heb je bovendien genoeg spoelbakken, water en een duidelijke omloop nodig om wachtrijen te voorkomen.
- Wanneer moet ik de bezoekersaanmelding openen voor een bierbeurs?
- Open de online aanmelding ongeveer 4 tot 6 weken voor de beurs. Sluit of controleer reserveringen uiterlijk 3 dagen vooraf, zodat je glazen, munten, hapjes, zitplaatsen en vrijwilligers op aantallen kunt afstemmen.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!