Checklist pour organiser un gala de bienfaisance

Un gala de bienfaisance demande un calendrier précis, car les inscriptions, le repas et la collecte de fonds avancent en parallèle. Commence par confirmer la date et le lieu, puis fixe le budget et choisis l’association bénéficiaire. Les invitations, les sponsors et les lots de la vente aux enchères doivent être lancés plusieurs semaines avant la soirée. À l’approche de l’événement, concentre-toi sur les besoins alimentaires, le plan de table, les supports imprimés et le paiement.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Établir le budget
2 personnes
Sélectionner l’association caritative
2 personnes
Établir le programme
3 personnes
Réserver les intervenants et les artistes
2 personnes
Rassembler les articles de la vente aux enchères
3 personnes
Rédiger les conditions de vente aux enchères
2 personnes
Concevoir les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Contacter les sponsors
3 personnes
Rassembler les logos des sponsors
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver le catering
2 personnes
Commander des boissons
Établir le plan de table
2 personnes
Faire les réservations
Mettre en page le programme
2 personnes
Imprimer les livrets de programme
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Vérifier le mode de paiement
2 personnes
Photographier les articles de vente aux enchères
2 personnes
Imprimer le catalogue de la vente aux enchères
Traiter définitivement les inscriptions
2 personnes
Communiquer les quantités au traiteur
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Distribuer le déroulé
2 personnes
Vérifier le lieu
2 personnes

Événement

Installer les tables et les chaises
5 personnes
Dresser les tables
4 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Vérifier l'éclairage
2 personnes
Tester la musique et le micro
2 personnes
Préparer la présentation
2 personnes
Aménager la table des enchères
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Mettre les boissons au frais
3 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Mettre en place le service traiteur
4 personnes
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
2 personnes
Donner le briefing au service
2 personnes
Accueillir les invités
4 personnes
Enregistrer les invités
3 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Servir l'apéritif
4 personnes
Annoncer le programme
Accompagner les intervenants
2 personnes
Gérer la présentation
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les en-cas
3 personnes
Servir le dîner
6 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Dégager les tables
4 personnes
Présenter le montant du bénéfice
Animer la vente aux enchères
3 personnes
Enregistrer les offres
2 personnes
Traiter les paiements
2 personnes
Servir le dessert
4 personnes
Dire au revoir aux invités
3 personnes
Remettre les lots de la vente aux enchères
2 personnes
Sécuriser l'argent liquide
2 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Trier les matériaux
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger les courses non utilisées
2 personnes
Virer le produit
2 personnes
Envoyer les messages de remerciement
2 personnes
Confirmer le produit de la vente aux enchères
Partager les photos avec les participants
Traiter le décompte final
2 personnes
Archiver le reçu du don

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables rondesqté 12
Chaisesqté 110
Tables de buffetqté 4
Table d'inscription
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 120
Assiettes à dessertqté 120
Bol à soupeqté 110
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 220
Verres à champagneqté 120
Tasses à caféqté 110
Cuillères à caféqté 120
Couverts de dînerqté 120
Couverts de serviceqté 24

Décoration

Chemins de tableqté 12
Serviettes en tissuqté 120
Badges nominatifsqté 110
Cartes de menuqté 110
Brochures du programmeqté 120
Décorations de tableqté 12
Compositions floralesqté 12
Bougeoirsqté 24
Bougies LEDqté 48
Ballonsqté 100
Panneau d’accueil
Banderoles de sponsoringqté 4

Équipement

Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Caisse
Terminal de paiementqté 2
Batteries externesqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 16
Plateaux de serviceqté 8
Louches à soupeqté 4
Couteaux à painqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pincesqté 8
Verres doseursqté 2
Thermosqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampadairesqté 4
Projecteursqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 20

Catering

Courses

Vente aux enchères

Cartes de mise aux enchèresqté 120
Marteau d’enchères
Étiquettes des tables de vente aux enchèresqté 20
Étiquettes de prixqté 30

Papeterie

Listes d'inscriptionqté 6
Stylos à billeqté 30
Classeursqté 12
Enveloppesqté 150
Cartes de donqté 150
Papier à en-têteqté 100
Ruban adhésifqté 6
Ciseauxqté 6
Cordeqté 2
Presse-papiersqté 8

Sécurité

Tapis antidérapantsqté 8
Passe-câblesqté 12
Lampes de pocheqté 4
Couvertures anti-feuqté 2

Transport

Caisses de transportqté 20
Diablesqté 2

Conseils

Fixe la date, le lieu et le budget avant de solliciter les sponsors : ces trois éléments servent de base au programme, aux invitations et aux engagements financiers.
Lance les invitations et le formulaire d’inscription en même temps. Prévois une date limite de réponse au moins 10 jours avant le gala pour traiter les inscriptions et recueillir les besoins alimentaires.
Pour la vente aux enchères, photographie chaque article et rédige les conditions de vente avant l’impression du catalogue. Garde une marge d’au moins 7 jours pour corriger les informations.
Ne laisse pas le plan de table et les badges nominatifs à la dernière minute : finalise les inscriptions, puis imprime les supports lorsque les changements deviennent rares, idéalement 3 à 5 jours avant.
Vérifie séparément le paiement, les microphones sans fil, les pieds de micro et les haut-parleurs. Un test technique 2 heures avant l’accueil évite de découvrir un problème pendant les interventions ou les enchères.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un gala de bienfaisance ?: Prévois au minimum 8 à 12 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu et le catering, contacter les sponsors, obtenir les lots de la vente aux enchères et envoyer les invitations à temps.
Quand envoyer les invitations pour un gala de bienfaisance ?: Envoie-les environ 6 semaines avant la soirée, avec un formulaire d’inscription en ligne. Fixe la date limite de réponse 10 jours avant l’événement afin de confirmer le repas et le plan de table.
Quand finaliser le plan de table d’un gala ?: Finalise-le 3 à 5 jours avant le gala, après le traitement définitif des inscriptions. Imprime ensuite les badges, les cartes de menu et les livrets du programme avec les dernières informations.
Combien de temps avant tester le matériel audio ?: Effectue un test complet environ 2 heures avant l’arrivée des invités. Vérifie les microphones, les pieds de micro et les haut-parleurs avec les intervenants qui prendront la parole.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.