Organiser une scène ouverte sans rien laisser au hasard

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Conseils

• Ferme les inscriptions assez tôt pour établir l’ordre des prestations et rédiger les textes de présentation. Demande à chaque artiste la durée prévue, le matériel utilisé et ses besoins techniques.
• Prévois une vraie répétition technique avant l’ouverture des portes. Teste les microphones, la table de mixage, les enceintes, les retours, les câbles, les rallonges et les points d’alimentation.
• Imprime le déroulé et garde plusieurs exemplaires accessibles : accueil, régie, coulisses et présentation. Ajoute les horaires d’arrivée des artistes et les changements de plateau pour éviter les temps morts.
• Ne règle pas les collations et les boissons au dernier moment. Utilise les inscriptions pour recueillir les besoins alimentaires, puis fais les courses et remplis les glacières avant l’arrivée des participants.
• Organise l’espace avant le jour J : scène et escalier, sièges, vestiaire, balisage et éclairage. Répartis clairement les bénévoles entre l’accueil, la technique, les artistes et la remise en ordre.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une scène ouverte ?

Prévois au moins 4 à 6 semaines pour réserver le lieu, vérifier les autorisations, ouvrir les inscriptions et contacter les artistes. Garde la dernière semaine pour confirmer le programme, les besoins techniques et les achats.

Quand faut-il fermer les inscriptions d’une scène ouverte ?

Ferme-les idéalement 7 à 10 jours avant l’événement. Tu auras ainsi le temps de traiter les réponses, établir l’ordre des prestations, confirmer les artistes et imprimer le déroulé.

Combien de temps avant faut-il tester le matériel technique ?

Effectue un test complet le jour même, au moins 2 heures avant l’accueil du public. Vérifie aussi les piles de rechange, les câbles, les multiprises, les rallonges et chaque point d’alimentation.

Que faut-il demander aux artistes lors de l’inscription ?

Demande le nom de scène, la durée de la prestation, le nombre de participants, les besoins alimentaires et le matériel nécessaire. Fais confirmer ces informations 5 à 7 jours avant la scène ouverte.

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