Checklist pour organiser un salon d'information

Un salon d'information demande une coordination précise entre les organisations participantes, les exposants, les bénévoles et les visiteurs. Commencez par fixer la date et le lieu, puis structurez les inscriptions, le plan des stands et les horaires d'ouverture. Les dernières semaines servent surtout à confirmer les besoins, préparer la signalétique et vérifier le matériel. Cette checklist regroupe 68 tâches et 88 fournitures pour avancer dans le bon ordre, sans oublier les détails qui bloquent souvent l'installation le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Vérifier les autorisations et les déclarations
Contacter les organisations participantes
2 personnes
Établir le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les exposants
2 personnes
Créer le plan du marché
2 personnes
Établir le programme et les horaires d'ouverture
2 personnes
Envoyer la confirmation aux exposants
Préparer les informations de stationnement et d’accès
Recruter des bénévoles
2 personnes
Établir le planning des bénévoles
Collecter les informations pour les exposants
2 personnes
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
Afficher les affiches de quartier
2 personnes
Faire réaliser les imprimés
Préparer la signalétique
2 personnes
Créer des badges nominatifs pour les exposants
Imprimer les formulaires d’inscription
Faire les courses
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Préparer l'espace café et thé
2 personnes
Envoyer les dernières informations aux exposants

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier les espaces et le sol
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Placer les numéros des stands
2 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Monter le comptoir d'information
2 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Préparer le matériel de présentation
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Orienter les exposants vers leurs stands
2 personnes
Distribuer les brochures et le matériel
2 personnes
Assurer l’accueil des visiteurs
2 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Enregistrer les inscriptions
2 personnes
Présenter le programme
Soutenir les exposants
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Vider les poubelles
Vérifier les toilettes
Vérifier les stocks
Annoncer le programme du soir
Animer les séances d’information
2 personnes
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Faire le check-out des exposants
2 personnes
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes

Suivi

Rassembler le matériel du stand
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Emballer les restes
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger les restes
2 personnes
Gérer les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement
Archiver les photos et les fichiers

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 18
Chaisesqté 80
Tables hautesqté 4
Bureau d’information
Porte-manteauxqté 2
Poubellesqté 8
Portants à vêtementsqté 2
Tables nappéesqté 18

Équipement

Ordinateurs portablesqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Haut-parleursqté 2
Microphone
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 8
Chargeursqté 4
Clés USBqté 3
Cliqueur de présentation

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 100
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 8
Carafesqté 8
Thermosqté 6

Cuisine

Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Pinces de serviceqté 6
Petits bolsqté 12
Verres doseursqté 2
Bacs à vaisselleqté 6

Décoration

Nappesqté 18
Panneau d’accueil
Panneaux numérotés des standsqté 20
Porte-nomsqté 20
Panneaux indicateursqté 12
Drapeauxqté 8
Mâts de drapeauqté 8
Plantesqté 8
Panneaux d’affichageqté 10
Porte-affichesqté 12
Guirlandesqté 10
Bandes adhésivesqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à pilesqté 6

Catering

Courses

Papeterie

Flyers du programmeqté 300
Plansqté 250
Formulaires d'inscriptionqté 200
Enquêtesqté 150
Badges nominatifsqté 40
Blocs-notesqté 30
Post-itqté 500
Papier à photocopierqté 2
Enveloppesqté 100

Fournitures de bureau

Stylos à billeqté 80
Marqueurs permanentsqté 24
Marqueurs pour tableau blancqté 12
Crayonsqté 30
Gommeqté 10
Ciseauxqté 10
Ruban adhésifqté 8
Agrafeusesqté 4
Agrafesqté 8
Trombonesqté 4
Presse-papiersqté 10
Classeurs de rangementqté 12
Classeursqté 6
Étiquettesqté 4
Calculatricesqté 2

Sécurité

Passe-câblesqté 8
Ruban de balisageqté 2
Tapis antidérapantsqté 6
Lampes de pocheqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Balayette et pelleqté 3
Chiffons de nettoyageqté 12

Transport

Diablesqté 2
Roll-containersqté 4
Caissesqté 20

Conseils

Fixez la date et le lieu avant de contacter les organisations participantes, puis vérifiez immédiatement les autorisations et déclarations nécessaires : certaines démarches prennent plusieurs semaines.
Fermez les inscriptions des exposants assez tôt pour répartir les stands, créer le plan du marché et envoyer une confirmation complète avec les horaires, l'accès et les informations de stationnement.
Demandez les besoins alimentaires au moment de l'inscription, plutôt que quelques jours avant. Prévoyez aussi l'espace café et thé avec tasses, verres, carafes, thermos et équipements adaptés.
Testez le vidéoprojecteur, l'écran, les haut-parleurs et le microphone au moins 48 heures avant l'ouverture. Comptez les rallonges, multiprises, chargeurs et clés USB sur place, car ces petits accessoires sont souvent oubliés.
Envoyez les dernières informations aux exposants 3 à 5 jours avant le salon : heure d'arrivée, emplacement, stationnement, consignes d'installation et personne à contacter en cas de problème.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un salon d'information ?: Commencez au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les autorisations, les invitations, les inscriptions des exposants et la réservation du mobilier demandent souvent plusieurs échanges.
Que faut-il prévoir pour l'accueil des visiteurs ?: Prévoyez un bureau d'information, des badges pour les exposants, la signalétique, des formulaires d'inscription imprimés et des informations claires sur l'accès et le stationnement. Installez le point d'accueil au moins 60 minutes avant l'ouverture.
Combien de bénévoles faut-il pour un salon d'information ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole à l'accueil, 1 personne pour l'installation et 1 personne référente pour les exposants, puis adaptez l'équipe au nombre de stands et aux horaires. Établissez les rotations au moins 2 semaines à l'avance.
Quand envoyer les invitations et les confirmations aux exposants ?: Envoyez les invitations dès que la date, le lieu et le formulaire d'inscription sont prêts, idéalement 6 à 8 semaines avant l'événement. Après traitement des inscriptions, transmettez la confirmation et le plan des stands au plus tard 7 jours avant l'ouverture.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.