Checklist pour organiser un salon de l’emploi vert

Un salon de l’emploi vert demande plus qu’une liste d’exposants et quelques tables. Il faut coordonner les employeurs, les ateliers, les inscriptions, la circulation des visiteurs et la technique, souvent sur plusieurs semaines. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, de la réservation du lieu au briefing des bénévoles. Elle couvre aussi les détails souvent oubliés : badges, accès, besoins alimentaires, câbles et matériel de présentation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Définir le profil des participants
2 personnes
Contacter les employeurs
3 personnes
Collecter les informations de l’offre d’emploi
2 personnes
Définir les animateurs d'atelier
2 personnes
Établir le programme
2 personnes
Créer le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion en ligne
2 personnes
Distribuer les affiches
3 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les employeurs
2 personnes
Rassembler le matériel d’atelier
2 personnes
Créer le plan
2 personnes
Attribuer les emplacements
2 personnes
Commander le catering
2 personnes
Commander des boissons
Tester la technique
2 personnes
Rassembler les présentations
2 personnes
Imprimer les badges nominatifs
Imprimer la liste des participants
Partager l'itinéraire et l'accès
Briefer les bénévoles
2 personnes
Préparer le matériel
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer les panneaux de stand
3 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Aménager les espaces d'atelier
3 personnes
Préparer les présentations
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Déballer le traiteur
3 personnes
Tester le son et la projection
2 personnes
Tenir la table d’accueil
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Présenter le programme
Présenter l’ouverture
2 personnes
Encadrer les exposants
2 personnes
Informer les visiteurs
3 personnes
Accompagner la vérification des CV
2 personnes
Encadrer les ateliers
3 personnes
Annoncer les intervenants
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Trier les déchets
2 personnes
Vérifier les toilettes
Prendre des photos
Recueillir les coordonnées
2 personnes
Annoncer le dernier tour
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes
Faire le check-out des exposants
2 personnes

Suivi

Éteindre la technique
2 personnes
Débarrasser le service traiteur
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Répartir les restes de nourriture
2 personnes
Envoyer un message de remerciement aux participants
2 personnes
Envoyer le mot de remerciement aux employeurs
2 personnes
Archiver les photos et les fichiers
Transmettre les demandes de contact
2 personnes
Rassembler les frais

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 24
Chaisesqté 120
Chaises pliantesqté 20
Table d'inscription
Tabourets de barqté 8
Portants à vêtementsqté 4
Poubellesqté 12
Porte-manteauxqté 4

Équipement

Ordinateurs portablesqté 6
Projecteursqté 2
Écrans de projectionqté 2
Haut-parleurs pour ordinateur portableqté 2
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 10
Stations de rechargeqté 3
Câbles HDMIqté 4
Clés USBqté 6
Points d’accès Wi‑Fiqté 2

Vaisselle

Gobelets à café réutilisablesqté 150
Verres réutilisablesqté 150
Assiettes réutilisablesqté 150
Couverts réutilisablesqté 150
Plateaux de serviceqté 12
Pichets à caféqté 6
Carafes d’eauqté 8
Louchesqté 12

Cuisine

Bouilloiresqté 3
Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Pinces de serviceqté 8
Serviettesqté 12

Décoration

Panneaux de standqté 30
Affiches du programmeqté 20
Panneaux indicateursqté 12
Drapeaux vertsqté 8
Sets de nappesqté 24
Porte-nomsqté 40
Décorations végétalesqté 12
Panneaux en ardoiseqté 8

Catering

Courses

Papeterie

Badges des participantsqté 300
Badges des employeursqté 60
Badges des bénévolesqté 20
Flyers du programmeqté 400
Plansqté 350
Blocs-notesqté 250
Stylosqté 300
Cartes d’évaluationqté 250
Papier A4qté 5
Enveloppesqté 100
Lanyards sans plastiqueqté 350
Étiquettes nominativesqté 400
Chemises à pinceqté 20
Classeursqté 20
Fiches d’informationqté 500
Feutres de couleurqté 12
Marqueurs pour tableau blancqté 24
Ruban de papierqté 12
Ruban adhésifqté 6
Ciseauxqté 8
Agrafeusesqté 4
Agrafesqté 8
Trombonesqté 4
Presse-papiersqté 20

Nettoyage

Balaisqté 4
Pelles à poussièreqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants en caoutchoucqté 12
Pinces à déchetsqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 8
Lampadaires LEDqté 6
Lampes à pilesqté 8

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 6
Chasublesqté 12
Passe-câblesqté 12
Tapis antidérapantsqté 8

Transport

Caisses de transportqté 20
Diablesqté 2
Roll-containersqté 4

Conseils

Réservez le lieu et fixez la date au moins 8 à 12 semaines avant le salon. Vérifiez dès ce moment les horaires d’accès, le nombre de tables, les prises électriques et l’espace disponible pour les ateliers.
Demandez aux employeurs leurs offres d’emploi dans un format identique au plus tard 3 semaines avant l’événement. Vous pourrez ainsi préparer le programme, le plan des stands et les informations envoyées aux participants.
Fermez les inscriptions 3 à 5 jours avant le salon pour imprimer la liste des participants et les badges nominatifs. Gardez toutefois une procédure simple pour accueillir les visiteurs sans inscription.
Testez les projecteurs, écrans, microphones, câbles HDMI, multiprises et points d’accès Wi‑Fi la veille, puis prévoyez une vérification rapide 60 minutes avant l’ouverture.
Comptez les besoins de restauration à partir des inscriptions confirmées et vérifiez les besoins alimentaires au moins 7 jours avant. Placez les carafes d’eau, verres réutilisables et gobelets à café près des zones de pause, pas uniquement à l’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon de l’emploi vert ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de contacter les employeurs, recueillir leurs offres, ouvrir les inscriptions, organiser les ateliers et commander la restauration.
Quand confirmer les employeurs d’un salon de l’emploi ?: Demandez une confirmation définitive environ 3 semaines avant l’événement. Relancez ensuite chaque employeur 7 jours avant avec son horaire, son emplacement, ses besoins techniques et les informations de son offre.
Quand imprimer les badges et la liste des participants ?: Imprimez-les 1 à 2 jours avant le salon, après la fermeture des inscriptions. Préparez aussi quelques badges vierges pour les inscriptions de dernière minute et les intervenants ajoutés au programme.
Quel matériel prévoir pour les ateliers d’un salon de l’emploi vert ?: Prévoyez au minimum un ordinateur portable, un projecteur, un écran, un microphone si la salle est grande, ainsi que les câbles HDMI, rallonges et multiprises nécessaires. Faites un test complet la veille et gardez les câbles de rechange et clés USB au même endroit.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.