Organiser un Salon de l'habitat : la checklist complète

Un Salon de l'habitat demande de coordonner les exposants, les visiteurs et la logistique du lieu sur plusieurs semaines. Commence par fixer la date et les horaires, puis réserve la salle avant d’ouvrir les inscriptions. Le plan des stands, les badges, la signalétique et les besoins techniques doivent être finalisés avant l’arrivée des exposants. Cette checklist rassemble les 65 tâches et les 83 fournitures à prévoir, de la préparation de l’accueil au rangement du matériel.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et les horaires d'ouverture
2 personnes
Réserver le lieu et la salle
Contacter les exposants
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions des visiteurs
2 personnes
Confirmer les exposants
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Créer le plan des stands
2 personnes
Attribuer les numéros de stand
2 personnes
Commander le catering
Acheter les boissons et la vaisselle
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Élaborer le programme
2 personnes
Concevoir la signalétique
Imprimer le plan
Envoyer les informations aux exposants
Envoyer les confirmations aux visiteurs
Faire les courses
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Rappeler les exposants
Réception du catering
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Trier les badges nominatifs
2 personnes
Préparer le comptoir d’accueil
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les cloisons du stand
4 personnes
Décorer les tables des stands
4 personnes
Disposer les échantillons produits
4 personnes
Brancher l’éclairage
2 personnes
Tester le matériel sonore
2 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Aménager la table de présentation
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Préparer la liste d’inscription
2 personnes
Effectuer le dernier contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

Accueillir les exposants
3 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Présenter le programme
Orienter les visiteurs vers les stands
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Présenter les amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
Animer la présentation
2 personnes
Répondre aux questions au point d'information
2 personnes
Réapprovisionner le point café
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Informer les exposants du départ
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes

Suivi

Accompagner le déchargement des exposants
3 personnes
Emballer les échantillons de produits
4 personnes
Démonter les parois du stand
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
Nettoyer la salle et l’entrée
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Rassembler les objets perdus
Archiver la liste des visiteurs
Envoyer un message de remerciement
Mettre à jour les informations des exposants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 24
Chaisesqté 90
Accueil
Table de présentationqté 2
Tabouretsqté 12
Nappesqté 24
Présentoirs à dépliantsqté 12
Poubellesqté 8

Équipement

Panneaux de standqté 24
Bannières enroulablesqté 8
Projecteur
Écran de projection
Ordinateurs portablesqté 2
Imprimante
Microphone à mainqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 12
Goulottes de câblesqté 10
Glacièresqté 4
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Portantsqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 120
Assiettesqté 100
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Cuillères à caféqté 100

Décoration

Plantesqté 16
Vasesqté 8
Décoration de tableqté 24
Guirlandesqté 12
Mur photo
Tissu pour mur photo

Éclairage

Projecteurs LEDqté 12
Lampes d'ambianceqté 8
Pieds d’éclairageqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 2
Louchesqté 6
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 8
Pains de glaceqté 16
Plateauxqté 8
Bacs de rangementqté 12

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Paniers à lingeqté 4

Inscription

Porte-nomsqté 100
Stylosqté 30
Presse-papiersqté 6
Braceletsqté 120
Panneaux d'informationqté 12
Papier d’impressionqté 500
Classeursqté 6

Présentation

Paperboard
Feuilles de paperboard
Marqueursqté 12
Panneaux d’affichageqté 6
Verres doseursqté 4
Bacs métalliquesqté 24
Mètres rubansqté 12
Niveaux à bulleqté 6
Échantillons de couleursqté 24
Cadres photoqté 12

Outils

Jeux de ciseauxqté 6
Couteaux Stanleyqté 4
Marteauxqté 4
Jeux de tournevisqté 4
Attaches-câblesqté 200
Ruban adhésifqté 8
Ruban adhésif double faceqté 8
Serre-câblesqté 100
Mètre rubanqté 4

Catering

Courses

Conseils

Réserve la salle avant de contacter les exposants : il te faudra confirmer les horaires d’installation, le nombre de tables, de chaises et les accès pour le déchargement.
Ferme les inscriptions des exposants assez tôt pour attribuer les numéros de stand et dessiner un plan lisible. Envoie ensuite ce plan avec les horaires d’arrivée et les consignes techniques.
Prépare les badges nominatifs en plusieurs piles : exposants, équipe et visiteurs. Prévois un comptoir d’accueil installé au moins 60 minutes avant l’ouverture.
Vérifie chaque besoin électrique sur place : rallonges, multiprises, goulottes de câbles, projecteur, écran, ordinateur, microphone et haut-parleurs ne doivent pas être testés pour la première fois le matin même.
Commande le catering après avoir recueilli les besoins alimentaires, puis programme sa réception avant l’ouverture. Remplis les glacières et installe les machines à café, bouilloires, thermos, tasses et verres avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un Salon de l'habitat ?: Prévois idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver la salle, recruter les exposants, ouvrir les inscriptions, confirmer les stands et commander le catering.
Quand faut-il confirmer les exposants d'un Salon de l'habitat ?: Confirme-les au plus tard 3 à 4 semaines avant l’événement. Tu pourras alors attribuer les numéros de stand, imprimer le plan et envoyer les informations pratiques sans modification de dernière minute.
Quand préparer les badges et la signalétique ?: Prépare les badges 3 à 5 jours avant l’ouverture, après la clôture des inscriptions. Imprime la signalétique et le plan au même moment, puis garde quelques feuilles vierges pour les changements urgents.
Combien de boissons prévoir pour un Salon de l'habitat ?: Pour l’accueil et la pause, compte environ 2 à 3 boissons par personne sur les deux premières heures, puis ajuste selon la durée. Prévois aussi une réserve de 10 % pour l’équipe, les exposants et les imprévus.

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