Checklist pour organiser un salon de la cybersécurité

Un salon de la cybersécurité demande une coordination précise entre exposants, intervenants, visiteurs et équipe technique. Cette checklist regroupe 74 tâches et 79 fournitures, de la réservation de la salle à l’installation des stands. Commencez par fixer les horaires et confirmer le lieu, puis avancez vers les inscriptions, le programme et la logistique. Les derniers jours servent surtout à contrôler les badges, les présentations, le réseau, le matériel audiovisuel et les sorties de secours.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et les horaires du salon
2 personnes
Réserver le lieu et l’agencement de la salle
2 personnes
Contacter les exposants
3 personnes
Inviter les intervenants
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
Établir la liste des exposants
2 personnes
Attribuer les emplacements
2 personnes
Établir le programme des interventions
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Commander le catering
2 personnes
Vérifier les informations du badge
2 personnes
Imprimer les badges et les bracelets
2 personnes
Envoyer les consignes aux exposants
Rassembler les présentations
2 personnes
Vérifier techniquement les présentations
2 personnes
Préparer les badges par stand
2 personnes
Imprimer les panneaux d’itinéraire et de sécurité
Tester le matériel technique
2 personnes
Récupérer les courses
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
Vérifier la salle et les sorties de secours
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les cloisons et les comptoirs
4 personnes
Répartir les points d'alimentation
2 personnes
Mettre en place le réseau pour les démonstrations
3 personnes
Sécuriser le réseau de démonstration
2 personnes
Installer le projecteur et l’écran
2 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Préparer le matériel de stand par exposant
4 personnes
Aménager le comptoir d’information
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Monter le buffet traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Ravitaillement du point café et thé
2 personnes

Événement

Accueillir les intervenants
2 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Tenir le bureau d’inscription
3 personnes
Distribuer les badges aux visiteurs
3 personnes
Assurer la présentation d’ouverture
2 personnes
Orienter les visiteurs vers les stands
2 personnes
Animer les conférences
2 personnes
Veiller au respect du planning des présentations
Fournir une assistance technique
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
Encadrer les séances photo
Servir le buffet du soir
4 personnes
Assurer l’assistance technique pour la séance de questions
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Faire l’annonce de clôture
Faire le départ des exposants
3 personnes

Suivi

Mettre en sécurité le matériel de présentation
2 personnes
Démonter le matériel de stand
4 personnes
Éteindre le projecteur et le système audio
2 personnes
Mettre hors tension l’équipement réseau en toute sécurité
2 personnes
Nettoyer les tables utilisées
3 personnes
Laver la vaisselle et les verres
3 personnes
Collecter et évacuer les déchets
3 personnes
Nettoyer la salle et l’entrée
3 personnes
Vérifier les dommages sur le site
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger la nourriture restante du catering
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Archiver la liste de présence
Envoyer un message de remerciement aux exposants
Stocker les fichiers d’enregistrement en lieu sûr
Trier et stocker le matériel restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables d'expositionqté 20
Bureaux d’informationqté 10
Chaisesqté 120
Tabourets de barqté 20
Fauteuils loungeqté 8
Tables pliantesqté 6
Panneaux de standqté 24
Portants à vêtementsqté 4

Équipement

Ordinateurs portablesqté 6
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateurs portables pour l'inscriptionqté 4
Imprimantes de badgesqté 2
Lecteurs de codes-barresqté 4
Microphones sans filqté 3
Table de mixage
Haut-parleursqté 2
Télécommande de présentationqté 2
Webcamsqté 2
Switches réseauqté 4
Points d’accès sans filqté 4
Câbles réseauqté 30
Multiprisesqté 20
Rallongesqté 20
Clés USBqté 10
Batteries externesqté 8
Rallonges à enrouleurqté 4

Éclairage

Lampes de travail LEDqté 8
Lampes d'ambianceqté 10

Décoration

Bannière de bienvenue
Bannières roll-upqté 10
Panneaux directionnelsqté 12
Numéros de standqté 20
Nappesqté 20
Plantesqté 12

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 180
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Cuillères de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Thermosqté 6
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Plateaux de serviceqté 16
Plateaux de serviceqté 8
Pincesqté 8
Thermomètresqté 2

Catering

Courses

Nettoyage

Poubellesqté 12
Conteneurs à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Balayette et pelleqté 4

Inscription

Badges visiteursqté 400
Badges des exposantsqté 80
Porte-badgesqté 480
Lanyardsqté 480
Formulaires d’inscriptionqté 450
Stylosqté 60
Presse-papiersqté 10
Braceletsqté 400

Présentation

Flyers du programmeqté 450
Blocs-notesqté 400
Crayonsqté 400
Enveloppesqté 100
Dossiers de présentationqté 20
Cartes de questionsqté 300

Sécurité

Passe-câblesqté 20
Poteaux de balisageqté 12
Ruban de balisageqté 6
Lampes de pocheqté 6

Outils

Boîtes à outilsqté 3
Ruban adhésifqté 8
Attaches-câblesqté 300
Serre-câblesqté 200
Interrupteursqté 10
Tournevisqté 6

Conseils

Bloquez la date et les horaires au moins 8 à 12 semaines à l’avance. Ce délai laisse aux exposants et aux intervenants le temps de confirmer leur présence et de préparer leurs contenus.
Demandez les besoins alimentaires lors de l’inscription, puis transmettez le nombre final au traiteur 5 à 7 jours avant le salon. Prévoyez aussi une méthode pour identifier rapidement les régimes particuliers le jour J.
Fermez les informations des badges 3 à 5 jours avant l’ouverture et faites un test d’impression avec les ordinateurs d’inscription. Gardez une solution de secours si une imprimante ou un lecteur de codes-barres tombe en panne.
Récupérez les présentations au plus tard la veille et testez chaque fichier sur l’ordinateur et le vidéoprojecteur utilisés sur place. Une présentation qui fonctionne sur l’ordinateur d’un intervenant peut nécessiter une police ou une vidéo absente ailleurs.
Arrivez suffisamment tôt pour vérifier les sorties de secours, installer les tables et tester le son, le réseau et les prises électriques. Pour un salon avec stands et interventions, prévoyez au minimum 2 heures avant l’accueil du public.

Questions fréquentes

Quand commencer l’organisation d’un salon de la cybersécurité ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les premiers jalons sont la réservation du lieu, la confirmation des exposants et des intervenants, puis l’ouverture des inscriptions.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer un salon de la cybersécurité ?: Prévoyez au moins 2 heures pour installer les tables, les chaises, les panneaux, les postes d’inscription et la signalétique. Ajoutez du temps si les stands utilisent plusieurs ordinateurs, switches, points d’accès ou écrans.
Quand imprimer les badges des visiteurs ?: Vérifiez les informations et lancez l’impression 3 à 5 jours avant l’événement pour les inscriptions déjà confirmées. Conservez des badges vierges ou une impression sur place pour les inscriptions tardives et les corrections.
Quand tester le matériel technique du salon ?: Effectuez un premier test complet la veille, puis un contrôle final le matin même, au moins 60 minutes avant l’arrivée du public. Testez notamment les microphones, haut-parleurs, vidéoprojecteur, présentations, réseau et alimentation électrique.

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