Checklist pour organiser un Salon de l'emballage

Un Salon de l'emballage se prépare dans un ordre précis : d'abord la date, le lieu et les exposants, puis les inscriptions, les stands et l'accueil. Les besoins alimentaires, les branchements électriques et les supports imprimés sont souvent réglés trop tard. Cette checklist rassemble les étapes à suivre pour coordonner exposants, visiteurs, mobilier, technique et restauration. Vous pouvez ainsi vérifier l'avancement du salon sans devoir reconstituer toute l'organisation vous-même.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et les horaires du salon
2 personnes
Confirmer le lieu et l’agencement de la salle
2 personnes
Établir la liste des exposants
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les conditions des exposants
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Attribuer les stands des exposants
2 personnes
Créer le plan des stands
2 personnes
Fixer les numéros de stand
Envoyer les infos de parking
Créer le programme des visiteurs
2 personnes
Planifier les présentations et démonstrations
2 personnes
Réserver le catering
Réserver le mobilier
Réserver la technique
Concevoir la signalétique
Concevoir les badges nominatifs
Préparer les badges visiteurs
2 personnes
Préparer les badges exposants
Composer les dossiers d’information
2 personnes
Faire imprimer le programme
Imprimer les informations exposants
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Stocker le catering au frais
2 personnes
Préparer la table d'inscription
2 personnes
Préparer le matériel par stand
3 personnes
Restituer la salle propre et vide
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les cloisons de stand
4 personnes
Suspendre les numéros de stand
2 personnes
Aménager les tables des exposants
4 personnes
Présenter des exemples d’emballage
4 personnes
Tester le système d'inscription
2 personnes
Tester la technique et les présentations
2 personnes
Aménager le point café et boissons
3 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Préparer le matériel d’information
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

Accueillir les exposants
3 personnes
Enregistrer les visiteurs
4 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Orienter les visiteurs vers les stands
2 personnes
Encadrer les démonstrations
2 personnes
Annoncer les présentations
Gérer la salle de présentation
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Garder le buffet et les tables propres
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Réapprovisionner les stands
2 personnes
Collecter les coordonnées des visiteurs
2 personnes
Dernier tour auprès des exposants
2 personnes
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
Faire le départ des exposants
2 personnes

Suivi

Démonter les matériaux d'emballage
4 personnes
Démonter les cloisons du stand
4 personnes
Rassembler le mobilier
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Trier les restes
2 personnes
Évacuer les déchets en tri sélectif
2 personnes
Nettoyer la salle et l’entrée
3 personnes
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Stocker le matériel restant
2 personnes
Envoyer les remerciements aux exposants
Envoyer le suivi des visiteurs
Vérifier les factures et la caution
Gérer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables d'expositionqté 24
Tables hautesqté 8
Chaises pour les visiteursqté 80
Chaises des exposantsqté 48
Table d'inscription
Tables de buffetqté 4
Porte-manteauxqté 3
Poubellesqté 10
Panneaux de standqté 24
Nappesqté 30

Équipement

Ordinateurs portablesqté 3
Tablettesqté 4
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable de présentation
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 16
Chargeurs USBqté 8
Imprimante d'étiquettes
Scanners de codes-barresqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 150
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Pichets à caféqté 4
Thermosqté 4

Cuisine

Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Pinces de serviceqté 8
Bacs de rangementqté 12
Pains de glaceqté 20

Décoration

Bannières d'entrepriseqté 12
Plantesqté 12
Décoration de tableqté 12
Fonds de scène en tissuqté 12
Présentoirsqté 24
Présentoirs à brochuresqté 30
Présentoirs de produitsqté 30

Éclairage

Projecteurs LEDqté 16
Lampes de bureauqté 12
Rallonges électriquesqté 8

Catering

Courses

Inscription

Badges visiteursqté 200
Badges des exposantsqté 60
Porte-badgesqté 260
Lanyardsqté 260
Presse-papiersqté 8
Stylos à billeqté 40
Formulaires d'inscriptionqté 250
Étiquettes nominativesqté 250

Communication

Talkies-walkiesqté 8
Chargeurs de téléphoneqté 6
Blocs-notesqté 20
Brochures d’informationqté 250
Dossiers des exposantsqté 30
Brochures du programmeqté 250
Présentoirs à cartes de visiteqté 24

Signalétique

Panneaux d'entréeqté 3
Panneaux numérotés des standsqté 24
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux de toilettesqté 4
Panneaux de sortieqté 4
Cônesqté 12

Présentation

Chevalets de conférenceqté 3
Papier pour chevaletqté 6
Marqueurs pour tableau blancqté 12
Pointeurs laserqté 2
Télécommandes Klikqté 2

Matériel d’emballage

Boîtes en cartonqté 40
Plaques en carton onduléqté 20
Sacs en papierqté 100
Sacs kraftqté 100
Tubes en cartonqté 30
Emballages en papierqté 100
Ruban cadeauqté 10
Rouleaux de cordeqté 6
Matériau de rembourrage en papierqté 10
Film à bullesqté 4
Étiquettes d'expéditionqté 200
Film étirable pour palettesqté 2

Outils

Ciseauxqté 12
Couteaux Stanleyqté 8
Mètres rubansqté 4
Pistolets à colleqté 4
Agrafeusesqté 4
Marteauqté 2
Jeux de tournevisqté 2
Serre-câblesqté 200
Attaches-câblesqté 200
Ruban gafferqté 8
Colle repositionnableqté 12

Nettoyage

Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Sets de balaiqté 3
Poubellesqté 10
Pinces à déchetsqté 2
Essuie-toutqté 12

Stockage

Caisses en plastiqueqté 20
Bacs de rangementqté 12
Bâchesqté 8
Chariots de transportqté 4

Conseils

Bloquez la date et les horaires avant d'envoyer les invitations. Prévoyez aussi le temps d'installation des exposants et de démontage après la fermeture aux visiteurs.
Demandez les besoins de chaque exposant dès l'inscription : alimentation, mobilier, branchements et matériel de présentation. Fixez une date limite au moins 2 semaines avant le salon pour pouvoir ajuster le plan des stands.
Finalisez le plan des stands avant d'imprimer les badges, les numéros de stand et les informations exposants. Un changement de dernière minute entraîne souvent des réimpressions et des erreurs à l'accueil.
Réservez le catering, le mobilier et la technique dès que le nombre d'exposants est suffisamment stable. Contrôlez notamment les rallonges, multiprises, microphones, haut-parleurs et matériel de projection quelques jours avant l'ouverture.
Préparez séparément les badges visiteurs et exposants, les dossiers d'information et le programme imprimé. Gardez une petite réserve de badges vierges et une solution pour imprimer ou corriger une étiquette le jour même.

Questions fréquentes

Quand commencer l'organisation d'un Salon de l'emballage ?: Commencez au moins 8 à 12 semaines avant le salon. La date, le lieu, la liste des exposants et les invitations doivent être fixés en premier, car ils conditionnent les inscriptions, les stands et le programme.
Quand fermer les inscriptions des exposants ?: Fixez la clôture des inscriptions environ 2 semaines avant l'événement. Ce délai laisse le temps de recueillir les besoins alimentaires, d'attribuer les stands, de finaliser la signalétique et de préparer les badges.
Combien de temps avant faut-il réserver le catering et le mobilier ?: Réservez-les dès que vous avez une estimation fiable du nombre de visiteurs et d'exposants, idéalement 3 à 4 semaines avant le salon. Confirmez les quantités et les besoins particuliers au plus tard 7 jours avant.
Quand vérifier le matériel technique du salon ?: Effectuez une vérification complète 2 à 3 jours avant l'ouverture, puis un test sur place avant l'arrivée des visiteurs. Contrôlez les ordinateurs, le vidéoprojecteur, les microphones, les haut-parleurs, les rallonges et les multiprises.

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