Comment organiser un marché lifestyle sans rien oublier

Un marché lifestyle se prépare d’abord comme un projet logistique, puis comme un moment convivial. Commencez par confirmer la date et le lieu, dessinez l’aménagement et fixez le nombre de stands avant de contacter les exposants. Les inscriptions, les besoins alimentaires et les contraintes d’installation doivent être centralisés dans un même suivi. La dernière semaine sert surtout à verrouiller les autorisations, la communication, le matériel et l’accueil sur place.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
2
Élaborer l'aménagement du marché
2 personnes
3
Sélectionner les exposants
3 personnes
4
Inviter les exposants
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
2 personnes
6
Confirmer les exposants
2 personnes
7
Recueillir les coordonnées
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Planifier les réseaux sociaux
11
Distribuer les affiches
3 personnes
12
Publier les informations de stationnement
13
Faire les réservations
14
Vérifier les autorisations
15
Vérifier les prévisions météo
16
Envoyer la lettre aux exposants
17
Imprimer les inscriptions
18
Créer des badges nominatifs
2 personnes
19
Imprimer le plan
20
Rassembler le matériel
2 personnes
21
Faire les courses
3 personnes
22
Refroidir les boissons
2 personnes
23
Préparer les en-cas
3 personnes
24
Préparer les caisses
2 personnes
25
Changer l'argent liquide
26
Contrôler le site
2 personnes
27
Réceptionner la livraison
2 personnes
28
Monter les tentes de réception
6 personnes
29
Installer les tables et les chaises
5 personnes
30
Brancher l'alimentation électrique
2 personnes
31
Installer l'éclairage
3 personnes
32
Marquer les emplacements
3 personnes
33
Monter le comptoir d'information
2 personnes
34
Décorer les tables de stand
4 personnes
35
Installer des panneaux directionnels
2 personnes
36
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
37
Installer le point café
2 personnes
38
Tester le système de sonorisation
2 personnes
39
Accueillir les exposants
3 personnes
40
Indiquer l'emplacement aux exposants
3 personnes
41
Effectuer le dernier contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

42
Ouvrir les portes
2 personnes
43
Accueillir les visiteurs
3 personnes
44
Fournir les informations
2 personnes
45
Orienter les flux de visiteurs
2 personnes
46
Servir le café et le thé
2 personnes
47
Servir des amuse-bouches
2 personnes
48
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
49
Maintenir le buffet propre
50
Vider les poubelles
2 personnes
51
Vérifier les toilettes
52
Vérifier les stocks
53
Soutenir les exposants
2 personnes
54
Passer de la musique
55
Gérer les annonces
56
Enregistrer les objets trouvés
57
Informer les derniers visiteurs
2 personnes

Suivi

58
Faire décharger les exposants
3 personnes
59
Fermer les caisses
2 personnes
60
Ranger le service traiteur
3 personnes
61
Faire la vaisselle
2 personnes
62
Rassembler les déchets
3 personnes
63
Nettoyer le site
4 personnes
64
Retirer la décoration
3 personnes
65
Éteindre le matériel sonore
66
Démonter l’éclairage
3 personnes
67
Démonter les tentes de fête
6 personnes
68
Remettre le mobilier en place
5 personnes
69
Inventorier le matériel
2 personnes
70
Stocker le matériel
2 personnes
71
Retourner les matériels de location
2 personnes
72
Ranger le stock restant
2 personnes
73
Gérer les objets trouvés
74
Remercier les exposants
75
Répondre aux messages des visiteurs
76
Vérifier les factures

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 8
Tables pliantesqté 24
Tables hautesqté 8
Chaises pliantesqté 40
Tabourets de barqté 12
Tables de maquillageqté 4
Portants à vêtementsqté 8
Boîtes de rangementqté 12
Chariots de transportqté 3

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 80
Plateauxqté 80
Verresqté 120
Assiettesqté 120
Fourchettesqté 120
Couteauxqté 120
Cuillèresqté 120
Cuillères de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 16
Plats de service avec couvercleqté 8
Carafesqté 12

Catering

Thermosqté 8
Glacièresqté 8
Pains de glaceqté 32
Chemins de table pour buffetqté 8
Corbeilles à painqté 8
Présentoirs à gâteauxqté 6
Courses

Équipement

Machines à caféqté 4
Bouilloiresqté 3
Plaques chauffantesqté 4
Terminaux de paiementqté 4
Caissesqté 4
Système de sonorisation
Microphoneqté 2
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 10
Rallonges à enrouleurqté 6
Piles de rechangeqté 24

Décoration

Nappesqté 28
Guirlandes de fanionsqté 16
Ballonsqté 200
Ruban pour ballonsqté 4
Compositions floralesqté 12
Panneaux en ardoiseqté 12
Marqueurs craieqté 24
Guirlandesqté 12
Badges nominatifsqté 60
Lampions décoratifsqté 24

Éclairage

Guirlandes LEDqté 12
Lampes LEDqté 24
Lampes d'extérieurqté 8
Lampes de pocheqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de serpillièreqté 3
Balayette et pelleqté 4
Seauxqté 6
Chiffons de nettoyageqté 30
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Brosses de toilettesqté 4
Distributeurs de serviettes en papierqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Couteaux à painqté 4
Verres doseursqté 4
Saladiersqté 6
Pinces de serviceqté 12
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4
Torchons de cuisineqté 12
Bacs à vaisselleqté 4
Brosses à vaisselleqté 6
Égouttoirs à vaisselleqté 4
Thermomètreqté 2

Conseils

Validez le plan des stands avant d’inviter les exposants. Prévoyez les tentes, tables pliantes, portants ou tables de maquillage selon les activités, puis gardez un passage suffisamment large pour les visiteurs et les chariots de transport.
Donnez une date limite d’inscription claire, idéalement 3 à 4 semaines avant le marché. Après cette échéance, confirmez les exposants, récupérez leurs coordonnées et demandez leurs besoins alimentaires ou électriques.
Ne laissez pas la communication à la dernière semaine : préparez les publications sur les réseaux sociaux, les affiches et les informations de stationnement au moins 14 jours avant l’événement.
Envoyez une lettre pratique aux exposants 5 à 7 jours avant l’ouverture. Indiquez l’horaire d’arrivée, l’emplacement, le stationnement, le matériel fourni et ce qu’ils doivent apporter eux-mêmes.
Préparez l’accueil la veille : imprimez les inscriptions et le plan, créez les badges, rassemblez les caisses et la monnaie, puis refroidissez les boissons. Les thermos, machines à café, bouilloires, glacières et pains de glace sont souvent oubliés jusqu’au dernier moment.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un marché lifestyle ?: Commencez 8 à 12 semaines avant la date prévue. Cela laisse le temps de confirmer le lieu, vérifier les autorisations, sélectionner les exposants et organiser la communication.
Quand faut-il confirmer les exposants d’un marché ?: Fixez la clôture des inscriptions 3 à 4 semaines avant le marché. Confirmez ensuite rapidement les participants afin de finaliser le plan des stands, les badges et les besoins matériels.
Que faut-il prévoir pour l’accueil des visiteurs ?: Préparez au minimum un plan imprimé, des informations de stationnement, une caisse avec de la monnaie et des boissons. Refroidissez les boissons la veille et prévoyez 2 à 3 boissons par personne pour la première heure si un service est proposé.
Quand envoyer les dernières informations aux exposants ?: Envoyez la lettre récapitulative 5 à 7 jours avant l’événement. Rappelez l’heure d’installation, l’accès au site, l’emplacement du stand, le matériel disponible et les éventuelles consignes alimentaires.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.