Cómo organizar un mercado de estilo de vida sin improvisar

Organizar un mercado de estilo de vida empieza mucho antes de colocar las mesas. Primero define la fecha, el espacio y la distribución; después selecciona a los expositores y controla sus inscripciones, necesidades y datos de contacto. El montaje debe dejar sitio para carpas, puestos, percheros, mesas de maquillaje y circulación cómoda. Reserva los últimos días para permisos, previsión meteorológica, señalización, bebidas, aperitivos y dinero en efectivo.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y ubicación
2 personas
2
Desarrollar la distribución del mercado
2 personas
3
Seleccionar a los expositores
3 personas
4
Invitar a los expositores
2 personas
5
Gestionar inscripciones
2 personas
6
Fijar los soportes de los puestos
2 personas
7
Recopilar los datos de contacto
8
Recoger preferencias dietéticas
9
Enviar invitaciones
2 personas
10
Programar las redes sociales
11
Distribuir carteles
3 personas
12
Publicar información de estacionamiento
13
Hacer reservas
14
Comprobar permisos
15
Comprobar el pronóstico del tiempo
16
Enviar carta a los expositores
17
Imprimir las inscripciones
18
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
19
Imprimir el plano
20
Reunir los materiales
2 personas
21
Hacer la compra
3 personas
22
Enfriar bebidas
2 personas
23
Preparar aperitivos
3 personas
24
Preparar las cajas registradoras
2 personas
25
Cambiar efectivo
26
Inspeccionar el recinto
2 personas
27
Recibir la entrega
2 personas
28
Montar las carpas
6 personas
29
Colocar mesas y sillas
5 personas
30
Conectar la alimentación eléctrica
2 personas
31
Instalar la iluminación
3 personas
32
Marcar las ubicaciones de los stands
3 personas
33
Montar el mostrador de información
2 personas
34
Decoración de las mesas del puesto
4 personas
35
Colocar señalizadores
2 personas
36
Montar el buffet de catering
3 personas
37
Instalar el punto de café
2 personas
38
Probar el sistema de sonido
2 personas
39
Recibir a los expositores
3 personas
40
Indicar a los expositores sus puestos
3 personas
41
Realizar la última revisión de seguridad
2 personas

Evento

42
Abrir las puertas
2 personas
43
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
44
Proporcionar información
2 personas
45
Guiar el flujo de visitantes
2 personas
46
Servir café y té
2 personas
47
Servir aperitivos
2 personas
48
Rellenar las bebidas
2 personas
49
Mantener limpio el buffet
50
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
51
Comprobar los baños
52
Comprobar el inventario
53
Apoyar a los expositores
2 personas
54
Poner música
55
Gestionar anuncios por megafonía
56
Registrar objetos perdidos
57
Informar a los últimos visitantes
2 personas

Seguimiento

58
Hacer descargar a los expositores
3 personas
59
Cerrar las cajas
2 personas
60
Recoger el catering
3 personas
61
Lavar la vajilla
2 personas
62
Recoger la basura
3 personas
63
Limpiar el recinto
4 personas
64
Retirar la decoración
3 personas
65
Apagar el equipo de sonido
66
Desmontar la iluminación
3 personas
67
Desmontar las carpas
6 personas
68
Volver a colocar el mobiliario
5 personas
69
Inventariar materiales
2 personas
70
Guardar materiales
2 personas
71
Devolver el material alquilado
2 personas
72
Guardar el stock restante
2 personas
73
Gestionar objetos perdidos
74
Agradecer a los expositores
75
Responder a los mensajes de los visitantes
76
Revisar las facturas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 8
Mesas plegablescant. 24
Mesas altascant. 8
Sillas plegablescant. 40
Taburetes de barcant. 12
Mesas de maquillajecant. 4
Percheroscant. 8
Cajas de almacenajecant. 12
Carros de transportecant. 3

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Tazas de cafécant. 80
Bandejascant. 80
Vasoscant. 120
Platoscant. 120
Tenedorescant. 120
Cuchilloscant. 120
Cucharascant. 120
Cucharones de servircant. 12
Bandejas de servircant. 16
Bandejas de servir con tapacant. 8
Jarrascant. 12

Catering

Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 8
Acumuladores de fríocant. 32
Manteles para mesa de buffetcant. 8
Cestas de pancant. 8
Platos para tartascant. 6
Compras

Equipo

Máquinas de cafécant. 4
Teterascant. 3
Planchas para mantener calientecant. 4
Terminales de pagocant. 4
Cajas registradorascant. 4
Equipo de sonido
Micrófonocant. 2
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 10
Enrollacablescant. 6
Baterías de repuestocant. 24

Decoración

Mantelescant. 28
Guirnaldascant. 16
Globoscant. 200
Cinta para globoscant. 4
Arreglos floralescant. 12
Pizarrascant. 12
Rotuladores de tizacant. 24
Guirnaldascant. 12
Tarjetas de nombrecant. 60
Farolillos decorativoscant. 24

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 12
Lámparas LEDcant. 24
Lámparas de exteriorcant. 8
Linternascant. 6

Limpieza

Papeleracant. 12
Fregonascant. 3
Recogedor y escobacant. 4
Cuboscant. 6
Paños de limpiezacant. 30
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Escobillas de bañocant. 4
Dispensadores de toallas de papelcant. 4

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Cuchillos de pancant. 4
Jarras medidorascant. 4
Cuencos para mezclarcant. 6
Pinzas de servircant. 12
Papel de aluminiocant. 4
Film transparentecant. 4
Paños de cocinacant. 12
Fregaderoscant. 4
Cepillos para fregarcant. 6
Escurridores de platoscant. 4
Termómetrocant. 2

Consejos

Cierra la fecha, la ubicación y el plano antes de invitar a los expositores. Deja definidos los soportes de cada puesto y calcula los pasillos antes de reservar mesas plegables, mesas altas o sillas.
Selecciona a los expositores con varias semanas de margen y pide en la inscripción sus datos de contacto y preferencias dietéticas. Envía después una carta con horarios, normas, plano y estacionamiento para evitar preguntas de última hora.
Comprueba los permisos y las reservas antes de imprimir inscripciones, tarjetas con nombres y el plano. Haz una revisión final al menos 7 días antes, porque cualquier cambio afecta a la distribución y a los carteles.
Planifica el montaje por zonas: puestos, almacenamiento, recepción y catering. Agrupa cajas de almacenaje y carros de transporte cerca de las carpas, y coloca neveras portátiles, acumuladores de frío y termos donde se sirvan las bebidas.
Compra y enfría las bebidas el día anterior y prepara los aperitivos con tiempo suficiente para servirlos sin interrumpir el mercado. Prepara también las cajas registradoras y cambia el efectivo antes de abrir, no durante la llegada de los visitantes.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado de estilo de vida?: Empieza al menos 6 semanas antes para confirmar fecha, ubicación, permisos y expositores. Reserva la última semana para imprimir materiales, revisar el pronóstico y confirmar horarios y necesidades.
¿Cuándo hay que enviar la información a los expositores?: Envía la invitación cuando la fecha y el lugar estén confirmados, idealmente 4 o 5 semanas antes. La carta final con plano, estacionamiento, horario de montaje y normas debe salir aproximadamente 7 días antes.
¿Cuándo se prepara la comida y la bebida del mercado?: Enfría las bebidas el día anterior y deja listos vasos, tazas, jarras, termos y bandejas antes de la apertura. Prepara los aperitivos con suficiente margen para que el servicio no coincida con el montaje de los puestos.
¿Qué se suele olvidar al organizar un mercado de estilo de vida?: A menudo se olvidan los permisos, la información de estacionamiento, el efectivo para las cajas registradoras y una solución para el mal tiempo. Revísalos 7 días antes y vuelve a comprobar el pronóstico 24 horas antes.

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