Organiser un marché artisanal : l’ordre des étapes
Un marché artisanal se prépare d’abord sur papier, puis sur le terrain. Commencez par fixer la date et le lieu afin de vérifier le permis de marché, l’assurance et les besoins matériels. Ensuite, recrutez les artisans, formalisez les conditions de participation et répartissez les emplacements. Les derniers jours servent surtout à confirmer l’énergie, la météo, le catering, les bénévoles et le plan des stands.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
- 2
Demander le permis de marché
- 3
Vérifier l’assurance
- 4
Réserver les stands et les tentes
- 5
Contacter les artisans
2 personnes
- 6
Envoyer les conditions de participation
- 7
Ouvrir les inscriptions
- 8
Envoyer les invitations
2 personnes
- 9
Promouvoir le marché
2 personnes
- 10
Traiter les inscriptions
- 11
Répartir les emplacements
2 personnes
- 12
Recenser les besoins en énergie
- 13
Confirmer les conditions de vente
- 14
Recueillir les besoins alimentaires
- 15
Commander le catering
- 16
Recruter des bénévoles
2 personnes
- 17
Répartir les bénévoles
- 18
Confirmer les fournisseurs
- 19
Vérifier les prévisions météo
- 20
Imprimer le plan
- 21
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
- 22
Changer l'argent liquide
- 23
Faire les courses
2 personnes
- 24
Trier les matériaux
2 personnes
- 25
Vérifier le lieu
2 personnes
- 26
Décharger les stands
4 personnes
- 27
Monter les tentes de réception
4 personnes
- 28
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 29
Brancher l’électricité
2 personnes
- 30
Installer l'éclairage
3 personnes
- 31
Installer la décoration
3 personnes
- 32
Installer les panneaux d’itinéraire et de stand
2 personnes
- 33
Installer le comptoir d'information
2 personnes
- 34
Aménager le comptoir traiteur
2 personnes
- 35
Mettre les boissons au frais
2 personnes
- 36
Préparer le café et le thé
2 personnes
- 37
Préparer les en-cas
3 personnes
- 38
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
- 39
Vérifier les toilettes
- 40
Accueillir les participants
3 personnes
- 41
Faire aménager les stands
3 personnes
- 42
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
Événement
- 43
Accueillir les visiteurs
3 personnes
- 44
Tenir le comptoir d'information
2 personnes
- 45
Tenir le comptoir de catering
3 personnes
- 46
Aider les artisans
2 personnes
- 47
Encadrer les ateliers
2 personnes
- 48
Servir le café et le thé
2 personnes
- 49
Servir des amuse-bouches
2 personnes
- 50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 51
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
- 52
Rassembler la vaisselle
2 personnes
- 53
Vider les poubelles
2 personnes
- 54
Réapprovisionner les toilettes
- 55
Vérifier l'éclairage
- 56
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
- 57
Finaliser la vente
2 personnes
- 58
Faire le check-out des participants
3 personnes
Suivi
- 59
Démonter les stands
4 personnes
- 60
Démonter les tentes
4 personnes
- 61
Remettre le mobilier en place
4 personnes
- 62
Retirer la décoration
2 personnes
- 63
Rassembler les déchets
3 personnes
- 64
Nettoyer le lieu
3 personnes
- 65
Faire la vaisselle
2 personnes
- 66
Nettoyer les glacières
2 personnes
- 67
Inventorier le matériel
2 personnes
- 68
Retourner les matériels de location
2 personnes
- 69
Conserver les objets trouvés
- 70
Relancer les exposants
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Stands de marchéqté 24
- Tentes de réceptionqté 8
- Tablesqté 12
- Chaisesqté 40
- Tables pliantesqté 4
- Tabouretsqté 8
- Nappesqté 28
- Poids de standqté 32
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 150
- Tasses à caféqté 80
- Plateauxqté 80
- Assiettesqté 120
- Couvertsqté 120
- Plateaux de serviceqté 20
- Louchesqté 12
Équipement
- Machines à caféqté 3
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 6
- Rallongesqté 8
- Multiprisesqté 8
- Terminaux de paiement rechargeablesqté 2
- Téléphones portablesqté 2
- Microphone à main
- Lecteur audio
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 8
- Lanternes LEDqté 12
Décoration
- Guirlandes de fanionsqté 12
- Pots de fleursqté 16
- Fleurs artificiellesqté 40
- Décorations de tableqté 24
- Badges nominatifsqté 60
- Porte-badgesqté 60
- Panneaux de directionqté 12
- Numéros des standsqté 24
- Panneaux d'informationqté 4
Cuisine
- Planches à découperqté 4
- Couteau de chefqté 4
- Carafes d’eauqté 8
- Thermosqté 6
- Plateaux de serviceqté 8
- Pincesqté 8
- Verres doseursqté 2
- Caissesqté 2
- Caisses à monnaieqté 2
- Présentoirs pour étiquettes de prixqté 30
- Bacs à monnaieqté 6
- Tables d'atelierqté 4
- Chaises d'atelierqté 24
- Tapis de protectionqté 8
- Tabliersqté 12
- Bacs de travailqté 24
- Outillage à mainqté 12
- Pinces de tableqté 24
Nettoyage
- Poubellesqté 10
- Balayette et pelleqté 3
- Serpillièresqté 3
- Seauxqté 4
- Lingettes nettoyantesqté 6
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
- Gel désinfectantqté 6
- Supports de sacs poubelleqté 10
Catering
- Courses
Conseils
- Lancez les contacts avec les artisans au moins 8 à 12 semaines avant le marché. Demandez dès l’inscription leurs besoins en électricité, leurs conditions de vente et leurs éventuels besoins alimentaires.
- Ne commandez pas les tentes et les stands avant d’avoir une estimation réaliste du nombre d’exposants. Prévoyez aussi des poids de stand pour chaque structure exposée au vent.
- Traitez l’électricité stand par stand, au moins 10 jours avant l’événement. Notez les machines à café, bouilloires, terminaux de paiement, rallonges et multiprises nécessaires pour éviter une surcharge le jour J.
- Répartissez les bénévoles par créneaux et par missions, puis envoyez le planning au moins une semaine à l’avance. Gardez une personne disponible pour les urgences, les fournisseurs et les changements d’emplacement.
- Vérifiez le lieu la veille ou le matin même avec le plan imprimé. Contrôlez les accès, les tables, les chaises, les badges nominatifs, l’éclairage et la monnaie avant l’arrivée des artisans.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un marché artisanal ?
- Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps d’obtenir le permis, de vérifier l’assurance, de confirmer les artisans et de réserver les stands, tentes et autres équipements.
- Quand faut-il ouvrir les inscriptions des artisans ?
- Ouvrez-les environ 6 à 8 semaines avant le marché, après avoir défini les conditions de participation. Fixez une date limite d’inscription au plus tard 3 semaines avant l’événement pour répartir les emplacements et confirmer les besoins techniques.
- Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un marché artisanal ?
- Prévoyez au minimum une personne pour l’accueil et la coordination, puis une personne supplémentaire par tranche de 10 à 15 stands. Ajoutez un renfort pendant l’installation et le rangement, quand les besoins sont les plus importants.
- Quand vérifier la météo et confirmer les fournisseurs ?
- Faites une première vérification 7 jours avant, puis une dernière 24 à 48 heures avant l’ouverture. Confirmez à ce moment les tentes, le catering, les livraisons et les adaptations nécessaires en cas de pluie ou de vent.
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