Checklist pour organiser une brocante de quartier

Une brocante de quartier se prépare plusieurs semaines à l’avance, surtout pour les autorisations, les inscriptions et le plan de circulation. Commence par fixer la date et la zone, puis règle les démarches administratives avant d’ouvrir les inscriptions. Le jour venu, les points souvent oubliés sont la monnaie, les câbles, la signalétique et la transmission des dernières consignes aux exposants. Cette checklist regroupe les 68 tâches et les 73 éléments nécessaires, dans l’ordre où les organiser.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et la zone du marché
2 personnes
Vérifier le permis et la déclaration
Établir le plan de circulation et de sécurité
2 personnes
Vérifier les informations d'assurance
Rédiger les conditions de vente
2 personnes
Créer le formulaire d'inscription
Ouvrir les inscriptions
Envoyer les invitations
2 personnes
Promouvoir le marché dans le quartier
2 personnes
Distribuer les flyers
4 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Attribuer les emplacements de vente
2 personnes
Confirmer les participants
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires pour le traiteur
Créer le plan du marché
2 personnes
Déterminer les points d'alimentation et le chemin des câbles
2 personnes
Composer le menu traiteur
2 personnes
Faire les réservations pour le matériel
Répartir les bénévoles
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Envoyer les dernières informations aux participants
Faire les courses
3 personnes
Récupérer le matériel
3 personnes
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
Créer des badges nominatifs pour les participants
2 personnes
Imprimer le plan et la signalétique

Événement

Monter les tentes de réception
6 personnes
Installer les tables et les chaises
6 personnes
Délimiter les emplacements de vente
3 personnes
Poser les câbles électriques en toute sécurité
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Installer la signalisation
3 personnes
Aménager le point de restauration
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Accueillir les participants
4 personnes
Accompagner les participants à leurs places
4 personnes
Effectuer la dernière ronde de sécurité
2 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Tenir le stand d’information
2 personnes
Assurer le service traiteur
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Dégager les allées
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Informer les participants de la fermeture
2 personnes
Libérer les emplacements de vente
4 personnes
Clôturer la caisse
2 personnes
Clôturer le catering
3 personnes

Suivi

Démonter les tables et les chaises
6 personnes
Démonter les tentes de fête
6 personnes
Retirer l’éclairage et les câbles
3 personnes
Collecter et trier les déchets
4 personnes
Balayer le site
3 personnes
Récupérer les objets oubliés
2 personnes
Ranger le matériel au sec
3 personnes
Laver le matériel de catering
3 personnes
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
3 personnes
Distribuer les restes
2 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Gérer les objets trouvés
Informer les participants des objets trouvés
Effectuer le contrôle du terrain
2 personnes
Gérer les paiements en attente
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables de marchéqté 30
Chaises pliantesqté 24
Tables de cateringqté 3
Table d'information
Tables hautesqté 4
Nappeqté 8
Portants à vêtementsqté 6

Équipement

Glacièresqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Passe-câblesqté 12
Talkies-walkiesqté 6
Téléphones portablesqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Lampes LEDqté 8
Pilesqté 24

Signalétique

Panneaux de stand de marchéqté 30
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux du programmeqté 4
Panneaux en ardoiseqté 6
Marqueurs craieqté 12

Sécurité

Barrières de sécuritéqté 10
Cônes de signalisationqté 12
Gilets réfléchissantsqté 10
Trousse de premiers secours
Lampes de pocheqté 4
Gants de travailqté 10

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 200
Tasses à café réutilisablesqté 100
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Louchesqté 8
Plateauxqté 6
Carafesqté 4
Pinces à viandeqté 4

Catering

Thermosqté 4
Porte-serviettesqté 8
Bacs de stockageqté 12
Pains de glaceqté 20
Caissesqté 2
Caisses à monnaieqté 2
Panneaux de paiementqté 4
Panneaux de menuqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Décoration de tableqté 12

Nettoyage

Balaiqté 3
Pelle et balayetteqté 3
Poubellesqté 12
Étiquettes de poubelleqté 36
Seaux de nettoyageqté 3
Chiffons de nettoyageqté 20
Bacs à vaisselleqté 4
Balais à mainqté 4
Essoreusesqté 2

Bureau

Presse-papiersqté 6
Stylosqté 24
Badges nominatifsqté 40
Rouleaux de ruban adhésifqté 8
Bloc-notesqté 6
Rouleaux de cordeqté 4
Chemises à rabatsqté 6
Carnets de reçusqté 4
Bacs à compter l’argentqté 2
Panneaux d’affichageqté 2
Punaisesqté 2
Ciseauxqté 6
Agrafeusesqté 3

Courses

Courses

Conseils

Lance les démarches administratives dès que la date et la zone sont fixées : vérifie le permis, la déclaration et l’assurance avant d’annoncer le marché.
Prévois une date limite d’inscription claire, puis garde quelques jours pour traiter les demandes et attribuer les emplacements. Envoie ensuite à chaque participant son emplacement et les dernières consignes.
Dessine le plan du marché avant de réserver le matériel : il doit montrer les stands, les accès, les points d’alimentation et le cheminement des câbles. Cela évite de découvrir trop tard qu’une rallonge traverse une zone de passage.
Désigne les bénévoles par créneau et par rôle, avec au moins une personne identifiable à la table d’information. Les talkies-walkies ou téléphones permettent de gérer rapidement un changement d’emplacement ou un problème de sécurité.
Vérifie la météo quelques jours avant, puis transmets les informations finales aux participants. Prépare aussi la caisse, la monnaie, les piles, la trousse de premiers secours et les lampes de poche avant l’installation.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser une brocante de quartier ?: Prévois au minimum 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de vérifier les autorisations, de lancer les inscriptions, de communiquer dans le quartier et de réserver les tentes, tables et équipements.
Quand ouvrir les inscriptions pour une brocante de quartier ?: Ouvre-les dès que la date, la zone, les conditions de vente et le formulaire sont prêts, idéalement 4 à 6 semaines avant l’événement. Fixe une date de clôture environ 10 jours avant la brocante pour finaliser le plan des emplacements.
Que faut-il prévoir pour la circulation et la sécurité ?: Prépare un plan indiquant les accès, les zones de vente et le passage des câbles. Installe les barrières, cônes, gilets réfléchissants et panneaux nécessaires avant l’arrivée des exposants, et garde une trousse de premiers secours accessible pendant toute la journée.
Que vérifier la veille d’une brocante de quartier ?: Contrôle la météo, le matériel récupéré, la signalétique et les besoins du traiteur. Prépare la caisse et la monnaie, recharge les téléphones, vérifie les piles et envoie aux participants les horaires, leur emplacement et les consignes d’installation.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.