Organiser un marché des bénévoles : la checklist complète

Un marché des bénévoles demande surtout une bonne coordination entre les associations, les exposants et l’équipe d’accueil. Commence par fixer la date, le programme et le lieu, puis ouvre les inscriptions avant de lancer la communication. Les dernières semaines servent à confirmer les stands, organiser la salle, réserver le matériel et répartir les volontaires. Cette checklist t’aide à avancer dans le bon ordre et à éviter les oublis fréquents, comme les informations de stationnement, les besoins alimentaires ou les rallonges électriques.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu
Vérifier les autorisations
Contacter les organisations participantes
3 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier le texte promotionnel
2 personnes
Distribuer les affiches
3 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Mettre à jour la liste des participants
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les exposants
2 personnes
Préparer le plan du stand
2 personnes
Remettre le programme à l’animateur
Réserver le catering
Déterminer les stocks de boissons et de snacks
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Réserver des tables et des chaises
Réserver la technique
Recruter des bénévoles
2 personnes
Établir la répartition des bénévoles
2 personnes
Imprimer la liste de contacts
Envoyer les informations d'accès et de parking
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Préparer le kit des exposants
2 personnes
Imprimer le plan
Faire les courses
3 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Créer des étiquettes pour allergènes
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables et les chaises
6 personnes
Marquer les emplacements
3 personnes
Monter le comptoir d'information
2 personnes
Monter la table de catering
3 personnes
Brancher la technique
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Accompagner les exposants jusqu’à leur emplacement
4 personnes
Informer les exposants
2 personnes
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Annoncer le programme
Donner des informations sur le bénévolat
3 personnes
Enregistrer les inscriptions des visiteurs
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Soutenir les exposants
2 personnes
Prendre des photos
Organiser les pauses des bénévoles
Annoncer le dernier élément du programme
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes
Faire démonter les stands
4 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Remettre les tables et les chaises en place
6 personnes
Éteindre la technique
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
4 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Trier les matériaux
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Archiver les photos
Envoyer un message de remerciement
2 personnes
Transférer les inscriptions
Rassembler les frais

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 24
Chaisesqté 90
Tables de bièreqté 6
Bureau d’information
Portants à vêtementsqté 4
Nappesqté 24
Tables hautesqté 8

Équipement

Ordinateurs portablesqté 3
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Glacièresqté 4
Enceintes portablesqté 2
Microphone
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ventilateursqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4
Lampadairesqté 4

Décoration

Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Guirlandes de fanionsqté 8
Compositions floralesqté 8
Tissus de couvertureqté 6
Bandes adhésivesqté 4
Décoration de tableqté 24

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verresqté 180
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 18
Pinces de serviceqté 12
Pichets à caféqté 4
Thermosqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Verres doseursqté 3
Ouvre-bouteillesqté 4
Carafes d’eauqté 8
Pains de glaceqté 16

Nettoyage

Poubellesqté 8
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Balais à mainqté 4
Balayette et pelleqté 4

Bureau

Badges nominatifsqté 120
Porte-badgesqté 120
Stylos à billeqté 40
Blocs-notesqté 30
Presse-papiersqté 8
Marqueursqté 12
Ruban adhésifqté 8
Ciseauxqté 6
Agrafeusesqté 3
Stock de papierqté 1000

Présentation

Panneaux de présentationqté 20
Chevaletsqté 3
Blocs pour chevaletqté 6
Tableaux blancsqté 3
Marqueurs pour tableau blancqté 12
Panneaux en ardoiseqté 8
Craieqté 4
Panneaux d'informationqté 12

Signalétique

Panneaux indicateursqté 12
Supportsqté 12
Cônesqté 12
Giletsqté 12

Courses

Courses

Conseils

Demande aux associations de confirmer leur présence au moins 3 semaines avant l’événement. Tu peux alors finaliser le plan des stands, les badges et le dossier remis à chaque exposant.
Prévois une relance des inscrits 7 jours avant le marché avec les horaires, l’accès, le stationnement et les consignes d’installation. Ces informations manquent souvent aux participants le jour J.
Vérifie le matériel électrique pour chaque stand : un ordinateur, une multiprise ou une rallonge peut être nécessaire. Regroupe les besoins dans un tableau avant de réserver les tables, les chaises et la technique.
Répartis les volontaires par créneaux d’au moins 2 heures, avec une personne référente à l’accueil. Imprime la liste des contacts et garde-en une copie avec le responsable du site.
Calcule les boissons et les encas après avoir recueilli les inscriptions et les régimes alimentaires. Réserve la restauration assez tôt et prévois séparément les tasses, les verres, les cafetières et les glacières.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un marché des bénévoles ?: Commence au moins 8 semaines avant la date prévue. Les 2 premières semaines servent à réserver le lieu, contrôler les autorisations et contacter les organisations participantes.
Quand envoyer les invitations pour un marché des bénévoles ?: Envoie une première invitation 6 semaines avant l’événement, puis une relance 2 à 3 semaines plus tard. Ferme les inscriptions environ 10 jours avant pour avoir le temps de mettre à jour la liste et le plan des stands.
Combien de volontaires faut-il prévoir pour un marché des bénévoles ?: Prévois au minimum 1 personne à l’accueil pendant toute la durée de l’événement, plus 1 référent pour environ 10 stands. Ajoute 2 personnes pour l’installation et le rangement si la salle compte plusieurs zones.
Quand confirmer les stands et le matériel ?: Confirme les stands et la disposition au plus tard 7 jours avant le marché. Vérifie 3 jours avant que les tables, chaises, câbles, prises, badges et équipements de présentation sont bien disponibles.

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