Organiser un festival de théâtre, étape par étape

Un festival de théâtre se construit d’abord autour d’une date, d’un programme et de lieux adaptés. Ensuite, il faut verrouiller les spectacles, les artistes, les autorisations et la technique avant d’ouvrir la billetterie. Les dernières semaines servent surtout à coordonner les bénévoles, le catering, la signalétique et les informations envoyées au public. Ce plan vous aide à suivre l’ordre des décisions et à éviter les oublis qui bloquent souvent le jour J.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le lieu et les salles
3
Confirmer les spectacles et les horaires
2 personnes
4
Confirmer les artistes et les techniciens
2 personnes
5
Gérer les autorisations et les déclarations
6
Vérifier les informations d'assurance
7
Créer le plan du festival
2 personnes
8
Préparer le programme pour l’impression
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Ouvrir la billetterie en ligne
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Répartir les bénévoles
2 personnes
14
Faire les réservations techniques
15
Calculer les quantités de catering
2 personnes
16
Rassembler les fiches techniques
2 personnes
17
Établir le déroulé et la liste de contacts
2 personnes
18
Commander les courses
19
Faire imprimer les programmes
20
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
21
Créer les panneaux de direction et de salle
2 personnes
22
Envoyer des e-mails au public
23
Confirmer la planification technique
2 personnes
24
Faire les courses
2 personnes
25
Refroidir les boissons
2 personnes
26
Préparer le service traiteur
3 personnes

Événement

27
Ouvrir le lieu
2 personnes
28
Décharger et vérifier le matériel technique
4 personnes
29
Monter les éléments de scène
4 personnes
30
Installer les sièges du public
4 personnes
31
Installer des tables d'accueil
2 personnes
32
Suspendre et orienter les lumières
3 personnes
33
Brancher le son
3 personnes
34
Tester les microphones
2 personnes
35
Installer le décor et les fonds de scène
3 personnes
36
Aménager les vestiaires
2 personnes
37
Monter le buffet traiteur
3 personnes
38
Installer le point café et thé
2 personnes
39
Installer des panneaux de signalisation
2 personnes
40
Préparer les programmes et les badges
2 personnes
41
Accueillir les artistes
2 personnes
42
Effectuer la balance technique
3 personnes
43
Programmer les réglages d’éclairage
2 personnes
44
Ouvrir l’accueil du public
3 personnes
45
Vérifier les billets
3 personnes
46
Guider les visiteurs vers les salles
3 personnes
47
Faire le discours d’ouverture
48
Encadrer la première représentation
3 personnes
49
Servir les boissons de la pause
4 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Accompagner la deuxième représentation
3 personnes
52
Animer les questions du public
2 personnes
53
Effectuer le changement d’éclairage et de décor
4 personnes
54
Ravitaillement des amuse-bouches
3 personnes
55
Encadrer la troisième représentation
3 personnes
56
Servir le dîner
5 personnes
57
Rassembler la vaisselle et les verres
3 personnes
58
Encadrer le quatrième spectacle
3 personnes
59
Guider le public vers le programme de clôture
3 personnes
60
Animer le spectacle de clôture
4 personnes
61
Remercier les artistes
2 personnes
62
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes
63
Fermer la caisse et les objets trouvés
2 personnes
64
Éteindre la technique en toute sécurité
3 personnes

Suivi

65
Trier les décors et les accessoires
3 personnes
66
Démonter la scène et les chaises
5 personnes
67
Emballer le matériel
3 personnes
68
Faire la vaisselle
3 personnes
69
Rassembler les déchets
3 personnes
70
Nettoyer les salles
4 personnes
71
Nettoyer les toilettes
2 personnes
72
Remettre le lieu en état
2 personnes
73
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
74
Ranger le stock restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 12
Escaliers de scèneqté 2
Chaises pour le publicqté 180
Tables pliantesqté 12
Tabourets de barqté 8
Chaises des vestiairesqté 20
Portants à vêtementsqté 4
Poteaux de balisageqté 12
Tapis rougesqté 2

Vaisselle

Verres à eauqté 200
Verres à vinqté 120
Tasses à caféqté 120
Assiettesqté 200
Assiettes à dessertqté 180
Couvertsqté 200
Saladiers de serviceqté 18
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 12
Pichets à caféqté 6
Thermosqté 6

Équipement

Tables de mixageqté 2
Intervenants actifsqté 6
Subwoofersqté 2
Microphones sans filqté 6
Microphones casqueqté 4
Pieds de microqté 8
Boîtiers DIqté 4
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 12
Passe-câblesqté 16
Ordinateur portable pour la présentation

Éclairage

Projecteurs de théâtre LEDqté 12
Pieds d’éclairageqté 6
Console lumière
Lampes de chantierqté 6
Éclairage d’ambianceqté 10

Décoration

Toiles de fondqté 4
Panneaux décoratifsqté 8
Plantesqté 12
Chemins de tableqté 12
Panneaux du programmeqté 6
Panneaux indicateursqté 14
Badges nominatifsqté 60
Porte-badgesqté 60
Braceletsqté 220
Brochures du programmeqté 220
Marqueursqté 24
Ruban adhésifqté 12
Ruban gafferqté 12

Cuisine

Glacièresqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 6
Machines à caféqté 4
Bouilloiresqté 4
Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
Pinces de cuisineqté 8
Pinces de serviceqté 12
Verres doseursqté 4
Papier aluminiumqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par la date, le programme et les salles, puis confirmez les horaires avec chaque compagnie. Gardez une marge entre deux spectacles pour les changements de décor, les retards et l’accueil du public.
Lancez les démarches administratives dès que le lieu est réservé. Prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour vérifier les autorisations, les déclarations et les informations d’assurance, car ces éléments sont souvent traités trop tard.
N’ouvrez la billetterie qu’après avoir validé les jauges, les horaires et les besoins d’accessibilité. Envoyez ensuite les informations pratiques au public au moins 7 jours avant le festival, puis un rappel 24 à 48 heures avant.
Traitez la technique à partir des fiches de chaque spectacle, pas d’une liste générale. Confirmez les micros, la table de mixage, les boîtiers DI, les rallonges, les multiprises et les passe-câbles plusieurs jours avant le montage.
Calculez le catering séparément pour les artistes, les techniciens, les bénévoles et le public attendu. Refroidissez les boissons la veille et vérifiez les besoins alimentaires au plus tard 5 jours avant l’événement.

Questions fréquentes

Par où commencer pour organiser un festival de théâtre ?: Commencez 3 à 6 mois avant la date par la programmation, le choix du lieu et la réservation des salles. Confirmez ensuite les spectacles, les horaires et les équipes artistiques avant de lancer les autres postes.
Quand ouvrir la billetterie d’un festival de théâtre ?: Ouvrez-la lorsque les spectacles, les horaires, les salles et les capacités d’accueil sont confirmés, idéalement 6 à 8 semaines avant le festival. Cela laisse le temps de traiter les inscriptions et d’envoyer les informations au public.
Quand régler les autorisations et l’assurance ?: Lancez les demandes dès que le lieu est réservé, au moins 6 semaines avant l’événement. Vérifiez les exigences propres aux salles, aux spectacles et à l’accueil du public avant d’imprimer le programme.
Combien de temps prévoir pour préparer la technique ?: Rassemblez les fiches techniques et confirmez le matériel au moins 2 semaines avant le festival. Faites ensuite une dernière vérification 48 heures avant le montage, notamment pour les microphones, câbles, alimentations et passe-câbles.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.