Ein Theaterfestival Schritt für Schritt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Bestätige Programm, Spielzeiten, Räume, Künstler und Techniker zuerst. Halte für jede Vorstellung einen festen Beginn, eine Einlasszeit und eine verantwortliche Kontaktperson fest, damit sich Änderungen nicht durch den gesamten Festivalplan ziehen.
• Sammle technische Datenblätter spätestens vier Wochen vor dem Festival. Prüfe darin Bühnenmaße, Strombedarf, Mischpulte, aktive Lautsprecher, Mikrofone, DI-Boxen und Verlängerungskabel; fehlende Angaben verursachen am Aufbautag die meisten Verzögerungen.
• Eröffne den Online-Ticketverkauf erst, wenn Spielplan, Saalkapazitäten und Vorstellungszeiten feststehen. Verschicke Publikums-E-Mails mindestens 3 bis 5 Tage vor dem Festival mit Einlasszeiten, Saalwegen und Hinweisen zur Anreise.
• Teile Freiwillige nach Aufgaben und Schichten ein, nicht nur nach Namen. Für Einlass, Publikumsbetreuung, Backstage, Technik und Catering sollte jeweils eine zuständige Person mit Kontaktliste und Ablaufplan erreichbar sein.
• Berechne Catering und Getränke getrennt nach Helfern, Künstlern und Publikum. Küh­le Getränke rechtzeitig vor dem Einlass und prüfe Teller, Gläser, Besteck, Kaffeekannen sowie Servierschalen gemeinsam mit der finalen Gästezahl.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man ein Theaterfestival organisieren?

Beginne mindestens 6 Monate vorher mit Datum, Programm und Raumreservierung. Künstler, Techniker und Genehmigungen sollten spätestens 8 bis 12 Wochen vor dem Festival bestätigt sein.

Wann sollte der Ticketverkauf für ein Theaterfestival starten?

Starte den Online-Ticketverkauf, sobald Programm, Spielzeiten und Saalkapazitäten verbindlich sind – idealerweise 8 bis 10 Wochen vor dem Festival. So bleiben mindestens 3 Wochen für Erinnerungsmails und die Bearbeitung von Anmeldungen.

Wie plant man die Technik für ein Theaterfestival?

Sammle technische Datenblätter mindestens 4 Wochen vor dem Aufbau und bestätige die technische Planung 7 bis 10 Tage vorher. Prüfe pro Saal Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, Kabelwege, Stromanschlüsse und Kabelmatten.

Wie viele Helfer braucht ein Theaterfestival?

Plane pro gleichzeitig bespieltem Saal mindestens 2 Personen für Einlass und Publikumsbetreuung sowie zusätzliche Verantwortliche für Backstage, Technik und Catering ein. Erstelle den Schichtplan spätestens 2 Wochen vor dem Festival und bestätige ihn 3 bis 5 Tage vorher.

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