Zo organiseer je een theaterfestival
Een theaterfestival valt of staat met de volgorde waarin je keuzes vastlegt. Begin met datum, programma en zalen; bevestig daarna artiesten, technici, vergunningen en techniek voordat je kaartverkoop opent. Werk vervolgens het publieksplan, de vrijwilligersindeling en de catering uit. In de laatste week draait alles om controle: technische fiches, draaiboek, contactlijst, routeborden, programmaboekjes en publieksmails moeten dan samenkomen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en programma vastleggen
2 personen
- 2
Locatie en zalen reserveren
- 3
Voorstellingen en tijden bevestigen
2 personen
- 4
Artiesten en technici bevestigen
2 personen
- 5
Vergunningen en meldingen regelen
- 6
Verzekeringsgegevens controleren
- 7
Plattegrond van het festival maken
2 personen
- 8
Programma voor drukwerk opmaken
- 9
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 10
Online kaartverkoop openen
- 11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 12
Dieetwensen verzamelen
- 13
Vrijwilligers indelen
2 personen
- 14
Reserveringen voor techniek maken
- 15
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
- 16
Technische fiches verzamelen
2 personen
- 17
Draaiboek en contactlijst maken
2 personen
- 18
Boodschappen bestellen
- 19
Programma's laten drukken
- 20
Naambadges voorbereiden
2 personen
- 21
Route- en zaalborden maken
2 personen
- 22
Publieksmails versturen
- 23
Technische planning bevestigen
2 personen
- 24
Boodschappen doen
2 personen
- 25
Dranken koelen
2 personen
- 26
Catering voorbereiden
3 personen
Event
- 27
Locatie openen
2 personen
- 28
Techniek lossen en controleren
4 personen
- 29
Podiumdelen opbouwen
4 personen
- 30
Publieksstoelen opstellen
4 personen
- 31
Tafels voor ontvangst plaatsen
2 personen
- 32
Licht ophangen en richten
3 personen
- 33
Geluid aansluiten
3 personen
- 34
Microfoons testen
2 personen
- 35
Decor en achterdoeken plaatsen
3 personen
- 36
Kleedkamers inrichten
2 personen
- 37
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
- 38
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
- 39
Routeborden ophangen
2 personen
- 40
Programma's en badges klaarleggen
2 personen
- 41
Artiesten ontvangen
2 personen
- 42
Technische soundcheck uitvoeren
3 personen
- 43
Lichtstanden programmeren
2 personen
- 44
Publieksontvangst openen
3 personen
- 45
Tickets controleren
3 personen
- 46
Bezoekers naar zalen begeleiden
3 personen
- 47
Openingswoord verzorgen
- 48
Eerste voorstelling begeleiden
3 personen
- 49
Pauzedrankjes serveren
4 personen
- 50
Dranken bijvullen
2 personen
- 51
Tweede voorstelling begeleiden
3 personen
- 52
Publieksvragen begeleiden
2 personen
- 53
Licht- en decorwissel uitvoeren
4 personen
- 54
Hapjes aanvullen
3 personen
- 55
Derde voorstelling begeleiden
3 personen
- 56
Avondmaaltijd uitserveren
5 personen
- 57
Servies en glazen verzamelen
3 personen
- 58
Vierde voorstelling begeleiden
3 personen
- 59
Publiek naar slotprogramma begeleiden
3 personen
- 60
Slotvoorstelling begeleiden
4 personen
- 61
Artiesten bedanken
2 personen
- 62
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen
- 63
Kassa en gevonden voorwerpen afsluiten
2 personen
- 64
Techniek veilig uitschakelen
3 personen
Nazorg
- 65
Decor en rekwisieten sorteren
3 personen
- 66
Podium en stoelen afbouwen
5 personen
- 67
Apparatuur inpakken
3 personen
- 68
Servies afwassen
3 personen
- 69
Afval verzamelen
3 personen
- 70
Zalen schoonmaken
4 personen
- 71
Toiletten schoonmaken
2 personen
- 72
Locatie opleveren
2 personen
- 73
Geleende materialen retourneren
2 personen
- 74
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Podiumdelenaantal 12
- Podiumtrappenaantal 2
- Publieksstoelenaantal 180
- Klaptafelsaantal 12
- Barkrukkenaantal 8
- Kleedkamerstoelenaantal 20
- Kledingrekkenaantal 4
- Afzetpalenaantal 12
- Rode lopersaantal 2
Servies
- Waterglazenaantal 200
- Wijnglazenaantal 120
- Koffiekopjesaantal 120
- Bordenaantal 200
- Dessertbordenaantal 180
- Besteksetsaantal 200
- Serveerkommenaantal 18
- Serveerschalenaantal 12
- Opscheplepelsaantal 12
- Koffiekannenaantal 6
- Thermoskannenaantal 6
Apparatuur
- Mengpanelenaantal 2
- Actieve speakersaantal 6
- Subwoofersaantal 2
- Draadloze microfoonsaantal 6
- Headsetmicrofoonsaantal 4
- Microfoonstatievenaantal 8
- DI-boxenaantal 4
- Verlengkabelsaantal 12
- Stekkerdozenaantal 12
- Kabelmattenaantal 16
- Laptop voor presentatie
Verlichting
- LED-theaterspotsaantal 12
- Lichtstatievenaantal 6
- Lichtconsole
- Werklampenaantal 6
- Sfeerverlichtingaantal 10
Decoratie
- Achterdoekenaantal 4
- Decorpanelenaantal 8
- Plantenaantal 12
- Tafellopersaantal 12
- Programmabordenaantal 6
- Pijlbordenaantal 14
- Naambadgesaantal 60
- Badgehoudersaantal 60
- Polsbandjesaantal 220
- Programmafoldersaantal 220
- Stiftenaantal 24
- Plakbandaantal 12
- Gaffer tapeaantal 12
Keuken
- Koelboxenaantal 6
- Warmhoudbakkenaantal 6
- Koffiezetapparatenaantal 4
- Waterkokersaantal 4
- Snijplankenaantal 6
- Koks- en broodmessenaantal 8
- Keukentangenaantal 8
- Serveertangenaantal 12
- Maatbekersaantal 4
- Aluminiumfolieaantal 4
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 12
- Bezemsetsaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Emmersaantal 4
- Schoonmaakhandschoenenaantal 12
- Handzeepdispensersaantal 6
- Toiletborstelsaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg eerst de speelvolgorde en zaalcapaciteit vast. Pas daarna maak je het programma voor drukwerk en open je de online kaartverkoop; zo voorkom je wijzigingen in tijden, zalen en ticketinformatie.
- Plan per voorstelling een technische controle. Verzamel de technische fiches en controleer mengpanelen, speakers, microfoons, DI-boxen, kabels en stroompunten vóór de opbouw, niet pas bij de soundcheck.
- Maak één draaiboek met contactgegevens, aankomsttijden en overdrachtsmomenten. Zet daarin ook wie publieksstoelen, afzetpalen, routeborden en kleedkamers controleert; anders blijven deze kleine punten vaak liggen.
- Bereken catering per publieksblok en per artiestenteam. Verzamel dieetwensen vóór je bestelt en plan het koelen van dranken, het klaarzetten van koffie en het aanvullen van glazen op vaste momenten.
- Stuur publieksmails niet alleen bij de start van de kaartverkoop. Verstuur uiterlijk enkele dagen vooraf een mail met route, zaal, aanvangstijd en praktische informatie; hang op locatie extra zaalborden op voor bezoekers die meerdere voorstellingen volgen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een theaterfestival organiseren?
- Begin bij voorkeur 6 tot 12 maanden vooraf met datum, programma en locaties. Reserveer zalen en bevestig artiesten en technici zo vroeg mogelijk; vergunningen, verzekering en kaartverkoop volgen daarna.
- Wanneer open je de kaartverkoop voor een theaterfestival?
- Open de kaartverkoop pas nadat voorstellingen, tijden, zalen en capaciteit definitief zijn. Reken minimaal 6 tot 8 weken verkoopperiode als bezoekers vooraf moeten plannen.
- Hoe maak je een draaiboek voor een theaterfestival?
- Zet per dagdeel de opbouw, technische planning, publieksontvangst, voorstellingen en afbouw met begin- en eindtijd naast elkaar. Voeg één contactlijst toe en wijs per onderdeel één verantwoordelijke aan; maak het draaiboek uiterlijk 1 week vooraf definitief.
- Wanneer regel je techniek voor een theaterfestival?
- Vraag technische fiches direct na de bevestiging van de voorstellingen op en maak 2 tot 4 weken vooraf een definitieve technische planning. Controleer op de opbouwdag alle microfoons, speakers, kabels, stroompunten en podiumdelen voordat publiek binnenkomt.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!