Cómo organizar un festival de teatro sin perder el control

Un festival de teatro se organiza por fases: primero se fijan las fechas, el programa y los espacios; después se cierran artistas, permisos y necesidades técnicas. Cuando el cartel está confirmado, puedes abrir la venta de entradas, asignar voluntarios y calcular catering según asistentes y horarios. Los problemas suelen aparecer por datos incompletos, cambios de última hora y materiales que nadie ha encargado. Este plan reúne 74 tareas y 67 elementos para llegar al montaje con cada área preparada.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Reservar el recinto y las salas
3
Confirmar actuaciones y horarios
2 personas
4
Confirmar artistas y técnicos
2 personas
5
Gestionar permisos y notificaciones
6
Comprobar los datos del seguro
7
Hacer el plano del festival
2 personas
8
Maquetar el programa para impresión
9
Enviar invitaciones
2 personas
10
Abrir la venta de entradas online
11
Gestionar inscripciones
2 personas
12
Recoger preferencias dietéticas
13
Asignar voluntarios
2 personas
14
Hacer reservas para la técnica
15
Calcular las cantidades de catering
2 personas
16
Reunir las fichas técnicas
2 personas
17
Preparar el programa y la lista de contactos
2 personas
18
Pedir la compra
19
Mandar imprimir los programas
20
Preparar acreditaciones
2 personas
21
Hacer carteles de ruta y de salas
2 personas
22
Enviar correos al público
23
Confirmar la planificación técnica
2 personas
24
Hacer la compra
2 personas
25
Enfriar bebidas
2 personas
26
Preparar el catering
3 personas

Evento

27
Abrir la ubicación
2 personas
28
Descargar y comprobar la técnica
4 personas
29
Montar las partes del escenario
4 personas
30
Colocar las sillas para el público
4 personas
31
Colocar las mesas de recepción
2 personas
32
Colgar y orientar las luces
3 personas
33
Conectar el sonido
3 personas
34
Probar los micrófonos
2 personas
35
Colocar la decoración y los fondos
3 personas
36
Preparar los vestuarios
2 personas
37
Montar el bufé de catering
3 personas
38
Montar el punto de café y té
2 personas
39
Colgar los carteles de ruta
2 personas
40
Preparar programas y acreditaciones
2 personas
41
Recibir a los artistas
2 personas
42
Realizar la prueba técnica de sonido
3 personas
43
Programar los modos de iluminación
2 personas
44
Abrir la recepción del público
3 personas
45
Comprobar las entradas
3 personas
46
Acompañar a los visitantes a las salas
3 personas
47
Dar el discurso de apertura
48
Guiar la primera función
3 personas
49
Servir bebidas del descanso
4 personas
50
Rellenar las bebidas
2 personas
51
Coordinar la segunda función
3 personas
52
Gestionar las preguntas del público
2 personas
53
Realizar cambio de iluminación y decoración
4 personas
54
Reponer los aperitivos
3 personas
55
Acompañar la tercera función
3 personas
56
Servir la cena
5 personas
57
Recoger vajilla y vasos
3 personas
58
Acompañar la cuarta función
3 personas
59
Guiar al público al programa final
3 personas
60
Coordinar el espectáculo de clausura
4 personas
61
Agradecer a los artistas
2 personas
62
Guiar al público hacia la salida
3 personas
63
Cerrar la caja y los objetos perdidos
2 personas
64
Apagar la técnica de forma segura
3 personas

Seguimiento

65
Clasificar la decoración y el atrezzo
3 personas
66
Desmontar el escenario y las sillas
5 personas
67
Empacar el equipo
3 personas
68
Lavar la vajilla
3 personas
69
Recoger la basura
3 personas
70
Limpiar las salas
4 personas
71
Limpiar los baños
2 personas
72
Entregar la ubicación
2 personas
73
Devolver el material prestado
2 personas
74
Guardar el stock restante
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Piezas de escenariocant. 12
Escaleras del escenariocant. 2
Asientos para el públicocant. 180
Mesas plegablescant. 12
Taburetes de barcant. 8
Sillas del vestuariocant. 20
Percheroscant. 4
Postes separadorescant. 12
Alfombras rojascant. 2

Vajilla

Vasos para aguacant. 200
Copas de vinocant. 120
Tazas de cafécant. 120
Platoscant. 200
Platos de postrecant. 180
Cubiertoscant. 200
Cuencos de serviciocant. 18
Bandejas de servircant. 12
Cucharonescant. 12
Jarras de cafécant. 6
Termoscant. 6

Equipo

Mesas de mezclascant. 2
Altavoces activoscant. 6
Subwooferscant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 6
Micrófonos de diademacant. 4
Soportes de micrófonocant. 8
Cajas DIcant. 4
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 12
Alfombrillas para cablescant. 16
Portátil para la presentación

Iluminación

Focos LED de teatrocant. 12
Trípodes de iluminacióncant. 6
Mesa de luces
Lámparas de trabajocant. 6
Iluminación ambientalcant. 10

Decoración

Telones de fondocant. 4
Paneles decorativoscant. 8
Plantascant. 12
Manteles runnerscant. 12
Carteles del programacant. 6
Carteles direccionalescant. 14
Credencialescant. 60
Portabadgescant. 60
Pulserascant. 220
Folletos del programacant. 220
Rotuladorescant. 24
Cinta adhesivacant. 12
Cinta gaffercant. 12

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Bandejas para mantener calientecant. 6
Máquinas de cafécant. 4
Teterascant. 4
Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chef y de pancant. 8
Pinzas de cocinacant. 8
Pinzas de servircant. 12
Jarras medidorascant. 4
Papel de aluminiocant. 4

Limpieza

Papeleracant. 12
Sets de escobacant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Guantes de limpiezacant. 12
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Escobillas de bañocant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el programa y las salas antes de enviar invitaciones o abrir la venta online. Deja por escrito la duración de cada actuación, los cambios de escenario y los horarios de acceso.
Pide las fichas técnicas de cada compañía con varias semanas de margen y compáralas con el equipo disponible. Confirma especialmente mesas de mezclas, micrófonos, cajas DI, altavoces, cables y regletas.
No dejes los permisos, las notificaciones ni los datos del seguro para la última semana. Revisa que cubran el recinto, las actuaciones, el montaje y los horarios reales del festival.
Calcula el catering a partir de las inscripciones, las preferencias dietéticas y el tiempo que estarán artistas, técnicos y voluntarios. Encarga vajilla, termos, jarras y bebidas con margen suficiente para enfriar estas últimas antes de la apertura.
Prepara el plano, las acreditaciones, los carteles de ruta y el programa impreso antes del día del montaje. Comprueba que haya asientos, percheros, separadores y alfombrillas para cables en cada sala, no solo en el espacio principal.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de teatro?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes para reservar salas, confirmar compañías y tramitar permisos. La venta de entradas y la impresión del programa deben arrancar solo cuando el programa y los horarios estén cerrados.
¿Cuándo hay que confirmar la parte técnica de un festival de teatro?: Solicita las fichas técnicas al confirmar cada actuación y cierra la planificación técnica al menos 2 semanas antes. Haz una comprobación final de sonido, escenario, cables y alimentación durante el montaje.
¿Cómo calcular el catering para un festival de teatro?: Usa el número de asistentes inscritos y separa artistas, técnicos, voluntarios y público. Para el equipo que trabaja toda la jornada, calcula una comida principal y entre 2 y 3 bebidas por persona durante las primeras horas, ajustando según la duración.
¿Cuándo imprimir el programa de un festival de teatro?: Mándalo a imprimir cuando el programa, los horarios, las salas y los datos de contacto estén confirmados, normalmente entre 7 y 10 días antes. Guarda una pequeña reserva para acreditaciones, cambios y ejemplares dañados.

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