Organiser un festival de chœurs, étape par étape

Un festival de chœurs se prépare d’abord avec les groupes participants, puis avec un programme réaliste et un déroulé précis. Commencez par confirmer la date et le lieu, avant de demander les disponibilités, les besoins alimentaires et les contraintes techniques de chaque chorale. Prévoyez ensuite la scène, les microphones, les bénévoles, l’accueil et le buffet. Les derniers jours servent surtout à tester la technique, vérifier le matériel et transmettre à chacun les horaires définitifs.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
2
Contacter les chorales participantes
2 personnes
3
Recenser les spectacles
2 personnes
4
Établir le programme
2 personnes
5
Confirmer les horaires de passage
2 personnes
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Rédiger le texte promotionnel
8
Publier l’événement en ligne
9
Distribuer les affiches
3 personnes
10
Traiter les inscriptions
2 personnes
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Enregistrer les coordonnées des chorales
13
Faire les réservations
2 personnes
14
Calculer les quantités de catering
2 personnes
15
Informer les chœurs participants
16
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
17
Établir la répartition des microphones
2 personnes
18
Créer le plan de scène
2 personnes
19
Élaborer le déroulé
2 personnes
20
Répartir les bénévoles
2 personnes
21
Briefer l’animateur
22
Tester la technique
2 personnes
23
Faire les courses
3 personnes
24
Vérifier le matériel
2 personnes
25
Imprimer le programme
26
Créer des panneaux de direction
27
Vérifier les sorties de secours
2 personnes
28
Vérifier les toilettes
2 personnes

Événement

29
Ouvrir le lieu
2 personnes
30
Monter la scène
6 personnes
31
Installer le système de sonorisation
3 personnes
32
Installer les microphones
2 personnes
33
Installer l'éclairage
2 personnes
34
Installer les tables
4 personnes
35
Installer les chaises
4 personnes
36
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
37
Mettre en place le buffet traiteur
4 personnes
38
Mettre les boissons au frais
2 personnes
39
Préparer le café et le thé
2 personnes
40
Préparer les programmes
2 personnes
41
Aménager le vestiaire
2 personnes
42
Installer les panneaux d'orientation
2 personnes
43
Accueillir les chorales
3 personnes
44
Accompagner la chorale au vestiaire
2 personnes
45
Lancer la musique d’ambiance
46
Accueillir les visiteurs
4 personnes
47
Distribuer les programmes
2 personnes
48
Gérer la billetterie
2 personnes
49
Accompagner le public à la salle
2 personnes
50
Ouvrir le festival
51
Annoncer les spectacles
52
Surveiller le niveau sonore
2 personnes
53
Effectuer les changements de chorales
4 personnes
54
Servir les boissons
3 personnes
55
Servir des amuse-bouches
3 personnes
56
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
57
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
58
Rassembler les déchets
2 personnes
59
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
2 personnes
60
Lancer la musique de pause
61
Annoncer la prestation de clôture
62
Clôturer le festival
2 personnes
63
Reconduire les visiteurs
3 personnes
64
Saluer les chorales
3 personnes

Suivi

65
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
66
Démonter la scène
6 personnes
67
Démonter le mobilier
4 personnes
68
Faire la vaisselle
3 personnes
69
Stocker la restauration restante
2 personnes
70
Vider les conteneurs à déchets
3 personnes
71
Nettoyer le lieu
4 personnes
72
Nettoyer les toilettes
2 personnes
73
Retirer la décoration
2 personnes
74
Trier les matériaux
3 personnes
75
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
76
Fermer le lieu
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 6
Escaliers de scèneqté 2
Pieds de micro de scèneqté 12
Tablesqté 12
Chaisesqté 180
Chaises des vestiairesqté 40
Portants à vêtementsqté 4
Tables de vestiaireqté 2
Tables de buffetqté 4
Poubellesqté 8

Vaisselle

Tasses à caféqté 150
Verres à théqté 150
Verres à eauqté 200
Assiettesqté 180
Fourchettes à gâteauqté 180
Cuillères à caféqté 150
Plateaux de serviceqté 12

Équipement

Table de mixage
Intervenants actifsqté 2
Moniteurs de scèneqté 2
Microphones sans filqté 4
Microphones filairesqté 8
Boîtiers DIqté 2
Câbles de microqté 12
Câbles audioqté 8
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Ordinateur portable
Lecteur audio
Pupitres de musiqueqté 20
Chaises pliantes pour les musiciensqté 40
Boîte à outilsqté 2
Rallonges à enrouleurqté 4
Piles de rechangeqté 24
Ruban gafferqté 6
Serre-câblesqté 100
Adaptateurs de priseqté 8

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 6
Pieds d’éclairageqté 2
Guirlandes lumineusesqté 4

Décoration

Banderoles du festivalqté 6
Panneaux d’annonceqté 6
Panneaux de directionqté 12
Nappesqté 12
Compositions floralesqté 8
Pupitres de programmeqté 6
Crochets adhésifsqté 30
Cordeqté 2
Badges nominatifsqté 120
Porte-badgesqté 120

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pinces de serviceqté 8
Petits bolsqté 16
Bacs de rangementqté 12
Bac à vaisselleqté 2
Serviettesqté 12

Catering

Courses

Nettoyage

Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièreqté 2
Ensembles serpillière et seauxqté 2
Porte-sacs-poubelleqté 8
Brosses de toilettesqté 4
Gants en caoutchoucqté 8
Seaux de nettoyageqté 4

Bureau

Stylos à billeqté 30
Presse-papiersqté 8
Papier d’impressionqté 2
Dossiers du programmeqté 10
Numéros de vestiaireqté 200
Caisse d'espèces

Sécurité

Trousse de premiers secours
Lampes de pocheqté 4
Gilets de sécuritéqté 8
Extincteurqté 2
Tapis antidérapantsqté 6

Conseils

Fixez la date et le lieu avant de lancer les invitations : demandez aux chorales leur durée de passage, leur heure d’arrivée et leurs besoins techniques dans un même formulaire.
Construisez le programme avec des créneaux de 15 à 20 minutes entre les passages si les chœurs changent de microphones, de pupitres ou de disposition sur scène.
Préparez un plan de scène indiquant la place des microphones, des moniteurs et des pupitres. Faites un test complet au moins 2 heures avant le premier spectacle.
Centralisez les coordonnées, les besoins alimentaires et les réservations dans un seul tableau. Relancez les groupes qui n’ont pas répondu 7 jours avant le festival.
Donnez aux bénévoles des horaires précis par poste : accueil, vestiaire, buffet, scène et rangement. Imprimez le programme et le déroulé final la veille, puis gardez une copie près de la régie.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de chœurs ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour contacter les chorales, confirmer le lieu, établir le programme et gérer les inscriptions. Gardez les 7 derniers jours pour les confirmations, les achats et les ajustements techniques.
Quand faut-il confirmer les horaires de passage des chorales ?: Confirmez les horaires définitifs environ 3 semaines avant l’événement, après avoir recueilli les durées de spectacle et les contraintes de transport. Envoyez ensuite un rappel à chaque chœur 7 jours avant.
Combien de temps prévoir pour les tests techniques ?: Réservez au minimum 2 heures avant l’ouverture au public pour tester la table de mixage, les microphones, les moniteurs, les câbles et les branchements électriques. Ajoutez du temps si plusieurs configurations de scène sont prévues.
Quand calculer les quantités de buffet pour un festival de chœurs ?: Calculez le catering dès que les inscriptions sont suffisamment stabilisées, idéalement 10 à 14 jours avant le festival. Actualisez les quantités après le dernier retour sur les besoins alimentaires, au plus tard 5 jours avant.

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