Checklist pour organiser une tournée anniversaire

Une tournée anniversaire demande plus qu’une fête bien préparée : chaque étape doit être coordonnée avec plusieurs lieux et plusieurs dates. Commence par verrouiller les salles, les autorisations et l’itinéraire, puis avance vers les invitations, la billetterie et la logistique. Les besoins techniques, les nuitées et le catering doivent être confirmés séparément pour chaque étape. Cette checklist rassemble les tâches et le matériel à prévoir pour garder le contrôle jusqu’au dernier jour.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Sélectionner les lieux de la tournée
2 personnes
Réserver des lieux
Fixer les dates de tournée
2 personnes
Demander les autorisations
Vérifier l’assurance
Établir le programme
3 personnes
Confirmer les prestations
2 personnes
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
Déterminer l’itinéraire par jour de jeu
2 personnes
Réserver le transport
Réserver les nuitées
Concevoir les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir la billetterie en ligne
Envoyer le communiqué de presse
2 personnes
Distribuer le matériel promotionnel
3 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour la liste des visiteurs
Commander les bracelets et les billets
Commander le catering par lieu
2 personnes
Acheter la décoration
2 personnes
Tester la technique
3 personnes
Rassembler la musique et les présentations
2 personnes
Imprimer le déroulé
Imprimer la liste de contacts
Répartir le matériel par étape
3 personnes
Charger le bus de tourisme
4 personnes
Vérifier les stocks
2 personnes
Confirmer le contact sur le site

Événement

Vérifier la livraison du catering
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Dégager la zone de chargement
2 personnes
Décharger l’équipement
5 personnes
Monter le plancher de scène
4 personnes
Installer les fonds de scène
3 personnes
Installer l’éclairage
3 personnes
Brancher le son
3 personnes
Installer les microphones
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le bureau d’accueil
2 personnes
Monter le buffet traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer la vaisselle
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Afficher le programme bien en vue
Préparer les présentations
2 personnes
Effectuer la balance technique
3 personnes
Tester le show lumière
2 personnes
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
2 personnes
Donner le briefing à l'équipe catering
2 personnes
Ouvrir les portes
3 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Vérifier les billets
2 personnes
Présenter le programme anniversaire
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Animer le programme de la pause
2 personnes
Servir le repas chaud
5 personnes
Garder les informations sur les allergènes à disposition
Animer le programme principal
3 personnes
Annoncer le moment anniversaire
2 personnes
Encadrer la photo de groupe
2 personnes
Encadrer le départ et la sortie progressive
3 personnes
Rassembler les objets trouvés

Suivi

Ranger l’espace public
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Emballer les restes de la restauration
2 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Démonter la lumière et le son
4 personnes
Démonter la scène et le décor
4 personnes
Charger le matériel
5 personnes
Remettre le lieu propre
3 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Retourner les moyens de transport
Ranger le stock restant
2 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Traiter les questions des visiteurs
Rassembler les photos et vidéos
Envoyer un message de remerciement
2 personnes
Vérifier les factures
Inventorier le matériel de tournée
2 personnes
Mettre les matériaux endommagés à part
Préparer l'étape suivante
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 18
Chaises pliantesqté 180
Tables de buffetqté 4
Tabourets de barqté 8
Portantsqté 3
Cintresqté 200
Éléments de podiumqté 12
Pupitresqté 2

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 180
Assiettes à dessertqté 180
Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 200
Verres à vinqté 180
Cuillères à caféqté 120
Sets de couverts pour le dînerqté 180
Caisses de stockage pour vaisselleqté 12

Décoration

Bannières d'anniversaireqté 6
Toiles de fondqté 3
Arches de ballonsqté 3
Ballonsqté 300
Nappesqté 24
Chemins de tableqté 18
Bougies LEDqté 36
Compositions floralesqté 12
Accessoires pour le mur photoqté 20
Panneaux indicateursqté 12

Équipement

Intervenants actifsqté 4
Table de mixage
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 4
Projecteur
Écran de projection
Ordinateur portableqté 2
Câbles HDMIqté 4
Rallonges électriquesqté 6
Multiprisesqté 10
Ruban gafferqté 8
Passe-câblesqté 12
Flight-casesqté 8
Lampes de pocheqté 6

Éclairage

Projecteurs LEDqté 12
Pieds d’éclairageqté 4
Barres lumineusesqté 3

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Bacs de maintien au chaudqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Couverts de serviceqté 18
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
Bacs de cuisineqté 12
Papier aluminiumqté 6
Film alimentaireqté 6

Catering

Braceletsqté 600
Étiquettes nominativesqté 250
Cartes de menuqté 200
Brochures du programmeqté 600
Distributeurs de boissonsqté 4
Carafes de serviceqté 12
Courses

Nettoyage

Nettoyant multi-usagesqté 6
Nettoyant pour vitresqté 4
Chiffons microfibresqté 30
Épongesqté 24
Raclettes de solqté 3
Seauxqté 6
Sets de balaiqté 3
Aspirateursqté 2
Essuie-toutqté 12
Brosses de toilettesqté 6

Transport

Chariots de transportqté 4
Sangles d'arrimageqté 12
Couvertures de déménagementqté 20
Caisses de rangementqté 30
Plaques de roulageqté 6

Sécurité

Extincteursqté 4
Gilets de sécuritéqté 8
Goulottes de câblesqté 20
Tapis antidérapantsqté 12
Lampes de pocheqté 6

Bureau

Presse-papiersqté 8
Stylosqté 40
Marqueursqté 20
Ruban adhésifqté 8
Papier à écrireqté 500
Porte-badgesqté 30
Classeurs de documentsqté 12
Caissesqté 3

Conseils

Bloque les dates et les lieux avant d’ouvrir la billetterie : prévois au moins une confirmation écrite par étape et garde une marge pour les trajets entre deux villes.
Demande les autorisations et vérifie l’assurance plusieurs semaines avant la première date. Les délais varient selon le lieu, mais une demande déposée moins de 30 jours avant peut devenir difficile à traiter.
Prépare un itinéraire par jour de jeu avec les horaires de départ, d’arrivée, d’installation et de démontage. Ajoute au moins 30 minutes de battement par trajet pour absorber les retards.
Traite les inscriptions et les besoins alimentaires au fur et à mesure, puis mets la liste des visiteurs à jour avant chaque étape. Commande le catering selon les effectifs confirmés, pas selon la capacité maximale du lieu.
Teste la technique sur chaque site avant l’ouverture : microphones sans fil, table de mixage, supports et présentations doivent être vérifiés avec le déroulé imprimé. Prévois aussi des panneaux indicateurs pour éviter les questions à l’arrivée.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une tournée anniversaire ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Les lieux, autorisations, transports, nuitées et prestations doivent être confirmés avant l’envoi des invitations et l’ouverture de la billetterie.
Quand ouvrir la billetterie pour une tournée anniversaire ?: Ouvrez-la après avoir fixé les dates, réservé les lieux et confirmé le programme. Un délai de 4 à 6 semaines avant la première étape laisse généralement assez de temps pour recueillir les inscriptions.
Quand réserver le transport et les nuitées ?: Réservez-les dès que l’itinéraire et les dates sont stabilisés, idéalement 6 à 8 semaines à l’avance. Pour chaque journée, indiquez les horaires de départ, d’arrivée et de retour afin d’éviter une réservation incompatible avec le programme.
Quand commander le catering pour chaque étape ?: Attendez d’avoir recueilli les besoins alimentaires et mis à jour la liste des visiteurs. Confirmez les quantités au plus tard 7 jours avant chaque date, puis vérifiez une dernière fois les effectifs 48 heures avant.

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