Zo organiseer je een korenfestival

Een korenfestival staat of valt met een strak programma en duidelijke afspraken met elk koor. Begin met datum en locatie, leg daarna optredens, techniek en catering vast voordat je promotie start. Verzamel contactgegevens en technische wensen centraal, zodat wijzigingen niet in losse berichten blijven hangen. Werk ten slotte met een draaiboek waarin opbouw, soundcheck, optredens, pauzes en vrijwilligersdiensten op tijd staan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Deelnemende koren benaderen
2 personen
3
Optredens inventariseren
2 personen
4
Programma samenstellen
2 personen
5
Optreedtijden bevestigen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Promotietekst opstellen
8
Evenement online publiceren
9
Posters verspreiden
3 personen
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Contactgegevens koren vastleggen
13
Reserveringen maken
2 personen
14
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
15
Optredende koren informeren
16
Technische wensen verzamelen
2 personen
17
Microfoonindeling maken
2 personen
18
Podiumindeling maken
2 personen
19
Draaiboek uitwerken
2 personen
20
Vrijwilligers indelen
2 personen
21
Presentator briefen
22
Techniek testen
2 personen
23
Boodschappen doen
3 personen
24
Materialen controleren
2 personen
25
Programma printen
26
Routebordjes maken
27
Nooduitgangen controleren
2 personen
28
Toiletten controleren
2 personen

Event

29
Locatie openen
2 personen
30
Podium opbouwen
6 personen
31
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
32
Microfoons plaatsen
2 personen
33
Lichtinstallatie plaatsen
2 personen
34
Tafels opstellen
4 personen
35
Stoelen opstellen
4 personen
36
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
37
Cateringbuffet inrichten
4 personen
38
Dranken koud zetten
2 personen
39
Koffie en thee zetten
2 personen
40
Programma's klaarleggen
2 personen
41
Garderobe inrichten
2 personen
42
Routebordjes ophangen
2 personen
43
Koren ontvangen
3 personen
44
Koren naar kleedruimte begeleiden
2 personen
45
Inloopmuziek starten
46
Bezoekers ontvangen
4 personen
47
Programma's uitdelen
2 personen
48
Kaartverkoop afhandelen
2 personen
49
Publiek naar zaal begeleiden
2 personen
50
Festival openen
51
Optredens aankondigen
52
Geluidsniveau bewaken
2 personen
53
Koren wisselen
4 personen
54
Dranken serveren
3 personen
55
Hapjes serveren
3 personen
56
Dranken bijvullen
2 personen
57
Buffet aanvullen
2 personen
58
Afval verzamelen
2 personen
59
Toiletten tussentijds controleren
2 personen
60
Pauzemuziek starten
61
Slotoptreden aankondigen
62
Festival afsluiten
2 personen
63
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
64
Koren uitzwaaien
3 personen

Nazorg

65
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
66
Podium afbreken
6 personen
67
Meubilair afbreken
4 personen
68
Servies afwassen
3 personen
69
Overgebleven catering opslaan
2 personen
70
Afvalcontainers legen
3 personen
71
Locatie schoonmaken
4 personen
72
Toiletten schoonmaken
2 personen
73
Decoratie verwijderen
2 personen
74
Materialen sorteren
3 personen
75
Geleende materialen retourneren
2 personen
76
Locatie afsluiten
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 6
Podiumtrappenaantal 2
Podiummicrofoonstandaardsaantal 12
Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 180
Kleedkamerstoelenaantal 40
Kledingrekkenaantal 4
Garderobetafelsaantal 2
Buffettafelsaantal 4
Afvalbakkenaantal 8

Servies

Koffiekopjesaantal 150
Theeglazenaantal 150
Waterglazenaantal 200
Bordenaantal 180
Gebaksvorkjesaantal 180
Theelepelsaantal 150
Serveerbladenaantal 12

Apparatuur

Mengpaneel
Actieve speakersaantal 2
Podiummonitorenaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 4
Bedrade microfoonsaantal 8
DI-boxenaantal 2
Microfoonkabelsaantal 12
Audiokabelsaantal 8
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 8
Laptop
Muziekspeler
Muzieklessenaarsaantal 20
Klapstoelen voor musiciaantal 40
Gereedschapskistaantal 2
Kabelhaspelsaantal 4
Reservebatterijenaantal 24
Gaffer tapeaantal 6
Kabelbindersaantal 100
Stekkeradaptersaantal 8

Verlichting

Podiumspotsaantal 6
Lichtstatievenaantal 2
Lichtsnoerenaantal 4

Decoratie

Festivalbanierenaantal 6
Aankondigingsbordenaantal 6
Pijlbordjesaantal 12
Tafelkledenaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
Programmastandaardsaantal 6
Kleefhakenaantal 30
Touwaantal 2
Naambadgesaantal 120
Badgehoudersaantal 120

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
IJsblokbakkenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Schaaltjesaantal 16
Opslagbakkenaantal 12
Afwasteilaantal 2
Handdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilaantal 2
Dweil- en emmersetsaantal 2
Vuilniszakhoudersaantal 8
Toiletborstelsaantal 4
Rubberen handschoenenaantal 8
Schoonmaakemmersaantal 4

Kantoor

Balpennenaantal 30
Klembordenaantal 8
Printpapieraantal 2
Programmamappenaantal 10
Garderobenummersaantal 200
Contantgeldkist

Veiligheid

EHBO-koffer
Zaklampenaantal 4
Veiligheidsvestenaantal 8
Brandblusseraantal 2
Antislipmattenaantal 6

Tips

Bevestig de optreedtijden uiterlijk twee weken vooraf met elk koor. Vermeld daarbij ook de aankomsttijd, kleedkamer en wie technische wijzigingen mag doorgeven.
Maak per koor een technische fiche met het aantal microfoons, muzieklessenaars, monitoren en eventuele DI-boxen. Plan minstens één gezamenlijke techniektest vóór de deuren opengaan.
Plan de podiumwissels mee in het programma. Reken per wissel minimaal 10 minuten als microfoons, lessenaars of opstelling veranderen; anders loopt de pauze snel uit.
Verdeel vrijwilligers in herkenbare diensten voor ontvangst, garderobe, catering, podiumbegeleiding en techniek. Geef iedere vrijwilliger uiterlijk een week vooraf een starttijd en telefoonnummer van de coördinator.
Controleer catering op basis van de aanmeldingen en verzamelde dieetwensen, niet op een ruwe schatting. Zet servies, afvalbakken, buffettafels en drank vooraf klaar, zodat de presentator niet tijdens het programma hoeft te improviseren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je koren benaderen voor een korenfestival?: Benader koren bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf. Zo houd je tijd over om optredens te inventariseren, een programma te maken en optreedtijden minimaal 2 weken voor het festival definitief te bevestigen.
Hoeveel tijd moet je tussen optredens van koren plannen?: Plan meestal 10 tot 15 minuten tussen twee koren. Bij een andere podiumindeling of extra techniek is 20 minuten realistischer; neem die wisseltijd op in het programma in plaats van haar als uitloop te behandelen.
Wanneer test je de techniek voor een korenfestival?: Doe de volledige techniektest op de festivaldag vóór de eerste bezoekers binnenkomen, met het mengpaneel, de actieve speakers, microfoons, kabels en monitoren aangesloten. Plan daarnaast uiterlijk een week eerder een korte controle van de technische wensen.
Wanneer stuur je het definitieve programma naar de koren?: Stuur het definitieve programma uiterlijk 2 weken vooraf. Herinner de koren 2 tot 3 dagen voor het festival nog aan hun aankomsttijd, optreden, soundcheck en contactpersoon op locatie.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.