Organiser un camp d'escalade sans rien oublier

Un camp d'escalade demande de coordonner le site, les encadrants, le transport, les autorisations et le matériel avant le départ. Cette checklist de 67 tâches et 61 équipements suit l'ordre pratique de préparation, des premières réservations au contrôle des zones d'escalade. Elle prévoit aussi les informations médicales, les besoins alimentaires, les dossiers des participants et les consignes transmises aux parents. Utilise-la pour avancer étape par étape et repérer les oublis qui compliquent souvent les derniers jours.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le site d’escalade
Définir les accompagnateurs d’escalade
Vérifier l’assurance
Créer la liste des participants
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Collecter les formulaires d’autorisation
2 personnes
Collecter les informations médicales
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier les coordonnées
Répartir les participants
2 personnes
Envoyer les informations aux parents
Réserver le transport
Réserver le matériel d'escalade
Commander les repas
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer le matériel d'escalade
2 personnes
Vérifier que le matériel est complet
2 personnes
Conserver les aliments au frais
2 personnes
Composer les dossiers des participants
2 personnes
Vérifier l’itinéraire et la place de parking
Vérifier les prévisions météo
Imprimer les numéros d'urgence
Inspecter les zones d’escalade
2 personnes
Monter les tentes
4 personnes
Aménager les couchages
4 personnes
Installer la table d’accueil
2 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Préparer le matériel d’escalade
3 personnes
Aménager le point de restauration
3 personnes
Préparer le briefing de sécurité
2 personnes

Événement

Enregistrer les participants
3 personnes
Accueillir les parents
2 personnes
Transporter les bagages vers le lieu de couchage
3 personnes
Animer le jeu de présentation
3 personnes
Expliquer les règles de sécurité
2 personnes
Adapter le matériel d’escalade
4 personnes
Démontrer la technique d’escalade
3 personnes
Encadrer les groupes d’escalade
6 personnes
Distribuer de l'eau
2 personnes
Changer le matériel d’escalade
3 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes
Préparer le repas du soir
4 personnes
Servir le dîner
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Animer le jeu du soir
4 personnes
Encadrer l’activité du feu de camp
3 personnes
Distribuer la collation du soir
2 personnes
Accompagner le coucher
4 personnes
Effectuer une ronde du site
2 personnes

Suivi

Nettoyer le matériel d'escalade
3 personnes
Inventorier le matériel d’escalade
2 personnes
Démonter les tentes
4 personnes
Ranger les couchages
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Stocker les restes
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Informer les parents sur les affaires à apporter
Archiver les données des participants
Gérer les factures et la caution
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 32
Tentes de réceptionqté 2
Bacs de rangementqté 8

Matériel de sport

Casques d’escaladeqté 28
Harnais d’escaladeqté 28
Cordes d’escaladeqté 10
Lignes de sécurité antichuteqté 10
Mousquetonsqté 32
Appareils de sécuritéqté 12
Sacs d’escaladeqté 12
Magnésie d’escaladeqté 12
Crash padsqté 6
Cônesqté 20
Balles de jeuqté 6
Cordes à sauterqté 12
Tapis d’escaladeqté 8
Bâches de matérielqté 4
Ruban de balisageqté 4
Siffletsqté 6

Camping

Tentes de couchageqté 8
Matelas de couchageqté 28
Sacs de couchageqté 28
Lampes frontalesqté 28
Lampes de pocheqté 6
Piquets de tenteqté 40
Compartiments à chaussuresqté 28

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 40
Assiettes réutilisablesqté 40
Couverts réutilisablesqté 40
Louchesqté 6
Thermosqté 4

Cuisine

Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Casserolesqté 4
Brûleurs à gazqté 4
Jerricansqté 6

Équipement

Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Téléphones portablesqté 4
Batteries externesqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes à pilesqté 6

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 10
Gilets de sécuritéqté 8
Sifflets de pocheqté 6

Décoration

Drapeaux de campqté 6
Étiquettes nominativesqté 40
Marqueurs indélébilesqté 12

Bureau

Dossiers des participantsqté 28
Papier d’impression
Stylosqté 30
Presse-papiersqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 6
Pinces à déchetsqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Réserve le site, le transport et le matériel plusieurs semaines à l'avance, puis note les horaires, la capacité d'accueil et les conditions d'annulation dans un même dossier.
Ne te limite pas aux inscriptions : récupère une autorisation signée et les informations médicales pour chaque participant avant de répartir les groupes.
Contrôle le matériel dès sa récupération : compte les casques, harnais, cordes, mousquetons et appareils d'assurage avant de quitter le lieu de retrait.
Prépare les dossiers des participants et imprime les numéros d'urgence au plus tard la veille. Vérifie aussi l'itinéraire, le stationnement et les prévisions météo.
Pour les repas, commande en fonction des inscriptions confirmées et garde les aliments au frais jusqu'au départ. Prévois une solution claire pour les besoins alimentaires signalés.

Questions fréquentes

Quand réserver un site pour un camp d'escalade ?: Réserve le site dès que les dates et le nombre approximatif de participants sont connus, idéalement plusieurs semaines avant le camp. Confirme ensuite les horaires d'accès et les conditions météo ou d'annulation quelques jours avant.
Quels documents demander aux participants d'un camp d'escalade ?: Demande une autorisation parentale pour chaque mineur, les informations médicales utiles et des coordonnées vérifiées. Fixe une date limite au moins 7 jours avant le départ pour pouvoir relancer les familles et constituer les dossiers.
Comment vérifier le matériel d'escalade avant le départ ?: Compte chaque équipement à la réception et compare-le à la réservation : casques, harnais, cordes, lignes de sécurité, mousquetons et appareils d'assurage. Fais ce contrôle au moins 24 heures avant le départ afin de pouvoir remplacer une pièce manquante.
Que faire la veille d'un camp d'escalade ?: Vérifie la météo, l'itinéraire, la place de parking, les numéros d'urgence et l'état des zones d'escalade. Prépare aussi les repas au frais, les dossiers des participants et les informations à transmettre aux parents.

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