Checklist pour organiser une compétition d’athlétisme

Une compétition d’athlétisme se prépare plusieurs semaines à l’avance, car les inscriptions, les officiels et le matériel doivent être coordonnés dans le bon ordre. Commencez par définir les épreuves et vérifier le règlement, puis ouvrez les inscriptions avant de construire les listes de départ et le programme. Les derniers jours servent surtout à contrôler le chronométrage, les dossards, les feuilles de résultats et l’installation du site. Cette checklist rassemble 71 tâches et 75 éléments à prévoir.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir les épreuves
3 personnes
Vérifier le règlement de la compétition
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Confirmer les officiels
Faire les réservations
Publier le programme des matchs
2 personnes
Établir les listes de départ
2 personnes
Imprimer les dossards
2 personnes
Imprimer les feuilles de résultats
2 personnes
Envoyer les informations aux participants
Commander les prix et médailles
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Vérifier le matériel de compétition
3 personnes
Recharger les batteries
Trier les dossards
2 personnes
Préparer le service traiteur
4 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Inspecter le site
3 personnes
Monter les tentes
6 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Marquer la zone de départ et d'arrivée
4 personnes
Installer les épreuves d'athlétisme
6 personnes
Préparer les barrières et les blocs
4 personnes
Monter l’installation de saut en hauteur
3 personnes
Préparer la fosse de saut en longueur
3 personnes
Préparer le matériel de lancer
4 personnes
Installer le système de chronométrage
3 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Installer le comptoir d’inscription
3 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
4 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Instruire les officiels
3 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

Accueillir les participants
6 personnes
Distribuer les dossards
3 personnes
Traiter les inscriptions tardives
2 personnes
Animer l'échauffement
2 personnes
Assurer le briefing d’ouverture
2 personnes
Accompagner les épreuves
12 personnes
Enregistrer les temps et les distances
5 personnes
Annoncer les groupes de départ
2 personnes
Informer le public
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir les sandwichs et les snacks
4 personnes
Garder le buffet propre et approvisionné
2 personnes
Évacuer les déchets au fur et à mesure
2 personnes
Vérifier les résultats
3 personnes
Organiser la cérémonie de remise des prix
4 personnes
Faire les annonces de fin
2 personnes
Saluer les participants à leur départ
4 personnes

Suivi

Rassembler le matériel de compétition
6 personnes
Démonter le chronométrage
3 personnes
Ranger l'installation sonore
2 personnes
Démonter les tentes
6 personnes
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Débarrasser le site des déchets
6 personnes
Réfrigérer les restes du catering
2 personnes
Nettoyer les sanitaires
2 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Publier les résultats en ligne
2 personnes
Envoyer le message de suivi aux participants
Traiter les frais et les reçus
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 12
Chaisesqté 80
Tables pliantesqté 4
Tabourets de barqté 6
Portants à vêtementsqté 2

Matériel de sport

Blocs de départqté 8
Haiesqté 20
Témoins de relaisqté 12
Ballesqté 8
Lancesqté 6
Lancer du disqueqté 6
Barres de saut en hauteurqté 4
Montants de saut en hauteurqté 2
Tapis de chuteqté 2
Mètres rubansqté 6
Piquets de mesureqté 4
Pistolet de départ
Bouchons de pistolet de départ
Cônesqté 40
Ruban de balisageqté 6
Marqueur pour terrainqté 4

Équipement

Chronométrage électronique
Chronomètresqté 8
Ordinateur portableqté 2
Imprimante
Talkies-walkiesqté 8
Système de sonorisation
Microphonesqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pichets de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Pincesqté 8
Cuillères de serviceqté 8

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Panneaux du siteqté 20
Affiches du programmeqté 12
Panneaux indicateursqté 12

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Projecteurs de chantierqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 4
Pinces à déchetsqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 12

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Poches de glaceqté 12
Gilets de sécuritéqté 20
Lampes de pocheqté 6

Inscription

Porte-dossardsqté 350
Badges des officielsqté 30
Braceletsqté 400
Presse-papiersqté 20
Stylos à billeqté 40

Prix

Médaillesqté 120
Gobeletsqté 12
Certificatsqté 350

Bureau

Papier A4qté 2
Marqueurs permanentsqté 20
Ruban adhésifqté 12
Ciseauxqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date limite d’inscription au moins 7 jours avant la compétition. Vous aurez ainsi le temps de traiter les inscriptions, recueillir les besoins alimentaires et établir les listes de départ.
Confirmez les officiels et répartissez les bénévoles avant de publier le programme. Prévoyez une personne dédiée au chronométrage, une autre aux résultats et des responsables pour chaque zone d’épreuve.
Contrôlez le matériel de compétition la veille, notamment les blocs de départ, les haies, les témoins, les lances, le disque et le matériel de saut en hauteur. Rechargez aussi les batteries du chronométrage électronique et des appareils utilisés sur place.
Imprimez les dossards et les feuilles de résultats au plus tard la veille, puis triez les dossards par course ou par catégorie. Gardez une imprimante, du papier et un ordinateur portable disponibles en cas de modification de dernière minute.
Inspectez le site avant l’arrivée des participants et installez les tentes, tables et chaises suffisamment tôt pour tester la sonorisation, les talkies-walkies et les rallonges. Remplissez les glacières et préparez le service traiteur avant le début des premières épreuves.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une compétition d’athlétisme ?: Prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour définir les épreuves, vérifier le règlement, inviter les participants et confirmer les officiels. Gardez les 7 derniers jours pour les listes de départ, le programme, les achats et le contrôle du matériel.
Quand fermer les inscriptions pour une compétition d’athlétisme ?: Fermez le formulaire environ 7 jours avant la compétition. Ce délai permet de traiter les inscriptions, répartir les séries, préparer les dossards et envoyer les informations pratiques aux participants.
Quel matériel prévoir pour une compétition d’athlétisme ?: Prévoyez le matériel correspondant aux épreuves, notamment blocs de départ, haies, témoins, matériel de lancer et de saut, ainsi que cônes et ruban de balisage. Ajoutez le chronométrage, des chronomètres, une imprimante, des talkies-walkies et une sonorisation.
Quand installer le site d’une compétition d’athlétisme ?: Faites l’inspection du site et montez les tentes, tables et chaises le jour même au moins 2 heures avant la première épreuve. Testez ensuite le chronométrage, les microphones et les communications avant l’accueil des participants.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.