Cómo organizar un festival de coros sin perder el control

Un festival de coros se organiza empezando por la fecha, el lugar y el número de agrupaciones, no por la decoración. Después hay que cerrar las actuaciones, construir un programa realista y recopilar a tiempo las necesidades técnicas y alimentarias. La coordinación del escenario, los micrófonos, los camerinos y los voluntarios determina si el día fluye o se atasca. Este plan te ayuda a avanzar en el orden correcto y a detectar los detalles que suelen llegar demasiado tarde.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y ubicación
2 personas
2
Contactar a los coros participantes
2 personas
3
Inventariar actuaciones
2 personas
4
Elaborar el programa
2 personas
5
Confirmar los horarios de actuación
2 personas
6
Enviar invitaciones
2 personas
7
Redactar texto promocional
8
Publicar el evento en línea
9
Distribuir carteles
3 personas
10
Gestionar inscripciones
2 personas
11
Recoger preferencias dietéticas
12
Registrar los datos de contacto de los coros
13
Hacer reservas
2 personas
14
Calcular las cantidades de catering
2 personas
15
Informar a los coros participantes
16
Recopilar necesidades técnicas
2 personas
17
Hacer la distribución de micrófonos
2 personas
18
Hacer la distribución del escenario
2 personas
19
Desarrollar el programa
2 personas
20
Asignar voluntarios
2 personas
21
Informar al presentador
22
Probar la técnica
2 personas
23
Hacer la compra
3 personas
24
Comprobar los materiales
2 personas
25
Imprimir el programa
26
Hacer carteles de ruta
27
Comprobar las salidas de emergencia
2 personas
28
Comprobar los baños
2 personas

Evento

29
Abrir la ubicación
2 personas
30
Montar el escenario
6 personas
31
Montar el sistema de sonido
3 personas
32
Colocar los micrófonos
2 personas
33
Montar la instalación de iluminación
2 personas
34
Montar mesas
4 personas
35
Colocar las sillas
4 personas
36
Montar el mostrador de recepción
2 personas
37
Montar el buffet de catering
4 personas
38
Enfriar las bebidas
2 personas
39
Preparar café y té
2 personas
40
Preparar los programas
2 personas
41
Montar el guardarropa
2 personas
42
Colocar los carteles de ruta
2 personas
43
Recibir a los coros
3 personas
44
Guiar a los coros al vestuario
2 personas
45
Poner la música de ambiente
46
Recibir a los visitantes
4 personas
47
Repartir programas
2 personas
48
Gestionar la venta de entradas
2 personas
49
Guiar al público al recinto
2 personas
50
Abrir el festival
51
Anunciar las actuaciones
52
Vigilar el nivel de sonido
2 personas
53
Cambiar cereales
4 personas
54
Servir las bebidas
3 personas
55
Servir aperitivos
3 personas
56
Rellenar las bebidas
2 personas
57
Reponer el bufé
2 personas
58
Recoger la basura
2 personas
59
Comprobar los baños periódicamente
2 personas
60
Poner la música del descanso
61
Anunciar la actuación final
62
Cerrar el festival
2 personas
63
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
64
Despedir a los coros
3 personas

Seguimiento

65
Apagar el equipo de sonido
2 personas
66
Desmontar el escenario
6 personas
67
Desmontar el mobiliario
4 personas
68
Lavar la vajilla
3 personas
69
Guardar la catering sobrante
2 personas
70
Vaciar los contenedores de basura
3 personas
71
Limpiar el lugar
4 personas
72
Limpiar los baños
2 personas
73
Retirar la decoración
2 personas
74
Clasificar los materiales
3 personas
75
Devolver el material prestado
2 personas
76
Cerrar el recinto
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Piezas de escenariocant. 6
Escaleras del escenariocant. 2
Soportes de micrófono para el escenariocant. 12
Mesascant. 12
Sillascant. 180
Sillas del vestuariocant. 40
Percheroscant. 4
Mesas para guardarropacant. 2
Mesas de buffetcant. 4
Papeleracant. 8

Vajilla

Tazas de cafécant. 150
Vasos de técant. 150
Vasos para aguacant. 200
Platoscant. 180
Tenedores de postrecant. 180
Cucharillascant. 150
Bandejas de serviciocant. 12

Equipo

Mesa de mezclas
Altavoces activoscant. 2
Monitores de escenariocant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 4
Micrófonos con cablecant. 8
Cajas DIcant. 2
Cables de micrófonocant. 12
Cables de audiocant. 8
Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 8
Portátil
Reproductor de música
Atriles de músicacant. 20
Sillas plegables para músicoscant. 40
Caja de herramientascant. 2
Enrollacablescant. 4
Baterías de repuestocant. 24
Cinta gaffercant. 6
Bridascant. 100
Adaptadores de enchufecant. 8

Iluminación

Focos de escenariocant. 6
Trípodes de iluminacióncant. 2
Guirnaldas de lucescant. 4

Decoración

Banderolas del festivalcant. 6
Carteles informativoscant. 6
Carteles de flechascant. 12
Mantelescant. 12
Arreglos floralescant. 8
Atriles para programascant. 6
Ganchos adhesivoscant. 30
Cuerdacant. 2
Credencialescant. 120
Portabadgescant. 120

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 6
Cubiterascant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Pinzas de servircant. 8
Cuencoscant. 16
Cajas de almacenamientocant. 12
Palangana para lavarcant. 2
Toallascant. 12

Catering

Compras

Limpieza

Escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Fregonacant. 2
Fregonas y cuboscant. 2
Soportes para bolsas de basuracant. 8
Escobillas de bañocant. 4
Guantes de gomacant. 8
Cubos de limpiezacant. 4

Oficina

Bolígrafoscant. 30
Portapapelescant. 8
Papel de impresióncant. 2
Carpetas del programacant. 10
Números de guardarropacant. 200
Caja para efectivo

Seguridad

Botiquín de primeros auxilios
Linternascant. 4
Chalecos reflectantescant. 8
Extintorcant. 2
Alfombrillas antideslizantescant. 6

Consejos

Cierra la fecha y el lugar antes de invitar a los coros. Pide a cada agrupación una respuesta con número de participantes, persona de contacto y duración prevista de la actuación; deja al menos 8 semanas para confirmar cambios.
Elabora el programa después de inventariar todas las actuaciones. Reserva entre 10 y 15 minutos entre coros para entradas, salidas, ajustes de micrófonos y presentación, aunque cada actuación sea breve.
Solicita las necesidades técnicas por escrito al menos 4 semanas antes. Confirma el número de micrófonos, atriles, monitores, cajas DI y conexiones, y prueba la mesa de mezclas, los altavoces y los cables antes de abrir las puertas.
Calcula el catering con los datos de inscripción, no con una estimación general. Recoge las preferencias dietéticas al cerrar las inscripciones y separa las raciones del equipo, los coros participantes y el público.
Asigna voluntarios con funciones concretas y horarios de relevo. Necesitarás cubrir como mínimo la recepción, los camerinos, el escenario, el guardarropa, el buffet y la atención al presentador; entrega el programa impreso y las instrucciones antes del ensayo técnico.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de coros?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Las primeras 2 semanas deben servir para confirmar fecha, ubicación y coros; reserva las últimas 2 para cerrar horarios, compras, impresión y pruebas técnicas.
¿Cuánto tiempo hay que dejar entre las actuaciones de los coros?: Calcula entre 10 y 15 minutos entre actuaciones. Ese margen cubre la salida de un coro, la entrada del siguiente, el ajuste de micrófonos y una presentación sin retrasar todo el programa.
¿Cuándo hay que confirmar el sonido y los micrófonos?: Recopila las necesidades técnicas 4 semanas antes y haz una prueba completa como mínimo 1 día antes. Comprueba micrófonos con y sin cable, monitores, altavoces, cables, regletas y la mesa de mezclas.
¿Cuándo se cierran las inscripciones y el catering?: Cierra las inscripciones entre 10 y 14 días antes del festival. Usa entonces el número confirmado de asistentes y las preferencias dietéticas para calcular las cantidades y hacer la compra sin depender de suposiciones.

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