So organisierst du ein Chorfestival ohne Leerlauf

Bei einem Chorfestival hängt der Ablauf an drei Dingen: bestätigten Auftrittszeiten, funktionierender Tontechnik und klaren Wegen für Chöre, Helfer und Publikum. Beginne mit Datum und Ort, sammle danach verbindliche Rückmeldungen der Chöre und baue erst dann das Programm. Plane Technik, Bühne, Catering und Helfereinteilung anhand der tatsächlichen Chorgrößen. Am Veranstaltungstag brauchst du einen getesteten Ablaufplan, beschriftete Bereiche und eine Person, die Änderungen sofort koordiniert.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort bestätigen
2 Personen
2
Teilnehmende Chöre ansprechen
2 Personen
3
Auftritte erfassen
2 Personen
4
Programm zusammenstellen
2 Personen
5
Auftrittszeiten bestätigen
2 Personen
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Werbetext erstellen
8
Veranstaltung online veröffentlichen
9
Poster verteilen
3 Personen
10
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
11
Ernährungswünsche erfassen
12
Kontaktdaten der Chöre erfassen
13
Reservierungen vornehmen
2 Personen
14
Cateringmengen berechnen
2 Personen
15
Tretende Chöre informieren
16
Technische Anforderungen sammeln
2 Personen
17
Mikrofon-Layout erstellen
2 Personen
18
Bühnenaufteilung erstellen
2 Personen
19
Ablaufplan ausarbeiten
2 Personen
20
Freiwillige einteilen
2 Personen
21
Moderator briefen
22
Technik testen
2 Personen
23
Einkaufen gehen
3 Personen
24
Materialien prüfen
2 Personen
25
Programm drucken
26
Wegweiser erstellen
27
Notausgänge kontrollieren
2 Personen
28
Toiletten kontrollieren
2 Personen

Event

29
Location öffnen
2 Personen
30
Bühne aufbauen
6 Personen
31
Beschallungsanlage aufbauen
3 Personen
32
Mikrofone aufstellen
2 Personen
33
Lichtanlage aufbauen
2 Personen
34
Tische aufstellen
4 Personen
35
Stühle aufstellen
4 Personen
36
Empfangstheke einrichten
2 Personen
37
Cateringbuffet einrichten
4 Personen
38
Getränke kalt stellen
2 Personen
39
Kaffee und Tee zubereiten
2 Personen
40
Programme bereitlegen
2 Personen
41
Garderobe einrichten
2 Personen
42
Wegweiser aufhängen
2 Personen
43
Chöre empfangen
3 Personen
44
Chöre in den Umkleideraum begleiten
2 Personen
45
Einlassmusik starten
46
Besucher empfangen
4 Personen
47
Programme ausgeben
2 Personen
48
Kartenverkauf abwickeln
2 Personen
49
Publikum in den Saal begleiten
2 Personen
50
Festival eröffnen
51
Auftritte ankündigen
52
Lautstärke überwachen
2 Personen
53
Chöre wechseln
4 Personen
54
Getränke servieren
3 Personen
55
Snacks servieren
3 Personen
56
Getränke nachfüllen
2 Personen
57
Buffet auffüllen
2 Personen
58
Abfall sammeln
2 Personen
59
Toiletten zwischendurch kontrollieren
2 Personen
60
Pausenmusik starten
61
Abschlussauftritt ankündigen
62
Festival abschließen
2 Personen
63
Besucher verabschieden
3 Personen
64
Chöre verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

65
Tonanlage ausschalten
2 Personen
66
Bühne abbauen
6 Personen
67
Möbel abbauen
4 Personen
68
Geschirr abwaschen
3 Personen
69
Übrig gebliebenes Catering einlagern
2 Personen
70
Abfallcontainer leeren
3 Personen
71
Location reinigen
4 Personen
72
Toiletten reinigen
2 Personen
73
Dekoration entfernen
2 Personen
74
Materialien sortieren
3 Personen
75
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
76
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

BühnenelementeAnz. 6
BühnentreppenAnz. 2
BühnemikrofonständerAnz. 12
TischeAnz. 12
StühleAnz. 180
UmkleidestühleAnz. 40
KleiderständerAnz. 4
GarderobentischeAnz. 2
BuffetischeAnz. 4
AbfallbehälterAnz. 8

Geschirr

KaffeetassenAnz. 150
TeegläserAnz. 150
WassergläserAnz. 200
TellerAnz. 180
GebäckgabelnAnz. 180
TeelöffelAnz. 150
ServiertablettsAnz. 12

Ausstattung

Mischpult
Aktive LautsprecherAnz. 2
BühnemonitoreAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 4
KabelmikrofoneAnz. 8
DI-BoxenAnz. 2
MikrofonkabelAnz. 12
AudiokabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 8
Laptop
Musikplayer
NotenpulteAnz. 20
Klappstühle für MusikerAnz. 40
WerkzeugkisteAnz. 2
KabeltrommelnAnz. 4
ErsatzbatterienAnz. 24
Gaffer TapeAnz. 6
KabelbinderAnz. 100
SteckeradapterAnz. 8

Beleuchtung

BühnenstrahlerAnz. 6
LichtstativeAnz. 2
LichterkettenAnz. 4

Dekoration

FestivalsbannerAnz. 6
AnkündigungsschilderAnz. 6
WegweiserAnz. 12
TischdeckenAnz. 12
BlumenarrangementsAnz. 8
ProgrammständerAnz. 6
KlebehakenAnz. 30
SeilAnz. 2
NamensschilderAnz. 120
BadgehalterAnz. 120

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
EiswürfelbehälterAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ServierzangenAnz. 8
SchälchenAnz. 16
AufbewahrungsboxenAnz. 12
SpülwanneAnz. 2
HandtücherAnz. 12

Catering

Einkäufe

Reinigung

BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
WischmoppAnz. 2
Wischmopp- und EimersetsAnz. 2
MüllsackhalterAnz. 8
ToilettenbürstenAnz. 4
GummihandschuheAnz. 8
PutzeimerAnz. 4

Büro

KugelschreiberAnz. 30
KlemmbretterAnz. 8
DruckpapierAnz. 2
ProgrammhefteAnz. 10
GarderobennummernAnz. 200
Bargeldkasse

Sicherheit

Erste-Hilfe-Koffer
TaschenlampenAnz. 4
SicherheitswestenAnz. 8
FeuerlöscherAnz. 2
Rutschfeste MattenAnz. 6

Tipps

Hole die technischen Anforderungen jedes Chors spätestens 4 Wochen vorher ein. Frage dabei konkret nach Mikrofonen, Instrumenten, DI-Boxen, Monitoren und benötigten Notenpulten, statt nur nach „Technikbedarf“ zu fragen.
Bestätige Auftrittszeiten und Ankunftszeiten mindestens 14 Tage vor dem Festival schriftlich. Plane zwischen zwei Chören 10 bis 15 Minuten für Abbau, Umbau und Aufstellung ein.
Erstelle die Bühnenaufteilung nach der größten Gruppe und teste das komplette Mikrofon-Layout mindestens 2 Stunden vor Einlass. Prüfe Mischpult, Lautsprecher, Monitore, Kabel und Verlängerungen mit einem echten Signal.
Berechne Catering nicht nur nach der Zahl der angemeldeten Personen. Rechne Getränke für den Empfang und die Pausen getrennt, erfasse Ernährungswünsche 7 Tage vorher und stelle Wasser für die auftretenden Chöre direkt backstage bereit.
Teile Helfer mit festen Zeitfenstern ein: mindestens eine Person für Einlass, eine für Garderobe, eine für Bühnenwechsel und eine für die Technik. Drucke den Ablaufplan und das Programm erst nach der letzten bestätigten Änderung und halte einige Reserveexemplare bereit.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Chorfestival organisieren?: Beginne 4 bis 6 Monate vorher mit Datum, Ort und der Ansprache der Chöre. Vier Wochen vor dem Termin sollten Auftritte, Technik und Catering weitgehend feststehen.
Wie viel Zeit braucht ein Chor für den Bühnenwechsel?: Plane normalerweise 10 bis 15 Minuten zwischen zwei Auftritten ein. Bei wechselnder Mikrofonierung, Bühnenpodesten oder Instrumenten sind 20 Minuten realistischer.
Wann sollte man die Technik für ein Chorfestival testen?: Führe einen vollständigen Techniktest mindestens 2 Stunden vor dem Einlass durch. Prüfe jedes Mikrofon, alle Kabel, Monitore, Lautsprecher und die Zuspielung einzeln.
Wie viele Helfer braucht ein Chorfestival?: Für ein Festival mit mehreren Chören solltest du mindestens 4 feste Rollen besetzen: Einlass, Garderobe, Bühnenwechsel und Technik. Bei mehr als 100 Gästen kommt zusätzlich eine Person für Catering oder Besucherfragen hinzu.

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