Organiser un concert pop : la méthode, étape par étape
Un concert pop se prépare dans un ordre précis : d’abord la date, le lieu et les artistes, puis les autorisations, la technique et la billetterie. Le son, les lumières et la scène doivent être confirmés avant d’ouvrir les inscriptions. Prévoyez aussi les points souvent oubliés : assurance, secours, sécurité, besoins alimentaires et accès pour le chargement. Le jour J, gardez du temps pour vérifier le matériel avant l’arrivée du public.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
- 2
Réserver des artistes
2 personnes
- 3
Réserver le prestataire technique
2 personnes
- 4
Vérifier les autorisations
- 5
Vérifier l’assurance
- 6
Réserver la sécurité
- 7
Réserver des secouristes
- 8
Réserver le catering
- 9
Configurer le système de billetterie
2 personnes
- 10
Créer l’image promotionnelle
2 personnes
- 11
Envoyer les invitations
2 personnes
- 12
Publier le concert en ligne
- 13
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 14
Recueillir les besoins alimentaires
- 15
Imprimer le déroulé
- 16
Confirmer les informations des artistes
- 17
Confirmer le plan technique
2 personnes
- 18
Vérifier la liste des courses
2 personnes
- 19
Faire les courses
3 personnes
- 20
Vérifier le matériel
3 personnes
Événement
- 21
Ouvrir le lieu
2 personnes
- 22
Libérer la zone de chargement et de déchargement
3 personnes
- 23
Monter la scène
5 personnes
- 24
Installer le système de sonorisation
4 personnes
- 25
Installer l'éclairage
3 personnes
- 26
Brancher l'alimentation électrique
2 personnes
- 27
Aménager l’espace public
4 personnes
- 28
Installer le bar et les buffets
4 personnes
- 29
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
- 30
Aménager les coulisses
3 personnes
- 31
Vérifier les installations sanitaires
2 personnes
- 32
Installer la décoration
3 personnes
- 33
Accueillir les artistes
2 personnes
- 34
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
- 35
Effectuer les réglages sonores
5 personnes
- 36
Tester le show lumière
3 personnes
- 37
Faire le briefing du personnel
4 personnes
- 38
Ouvrir l’entrée
4 personnes
- 39
Vérifier les billets
4 personnes
- 40
Tenir le vestiaire
2 personnes
- 41
Servir les boissons
5 personnes
- 42
Servir des amuse-bouches
3 personnes
- 43
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
- 44
Guider le public
3 personnes
- 45
Encadrer la première prestation
3 personnes
- 46
Assurer le programme de la pause
2 personnes
- 47
Animer la tête d'affiche
4 personnes
- 48
Encadrer le programme du soir
4 personnes
- 49
Annoncer le dernier tour
- 50
Accompagner le public vers la sortie
4 personnes
Suivi
- 51
Éteindre l’équipement
3 personnes
- 52
Ranger le stock en lieu sûr
3 personnes
- 53
Rassembler les déchets
4 personnes
- 54
Nettoyer le bar
3 personnes
- 55
Faire la vaisselle
3 personnes
- 56
Nettoyer le lieu
4 personnes
- 57
Retirer la décoration
3 personnes
- 58
Démonter la technique
5 personnes
- 59
Remettre le mobilier en place
4 personnes
- 60
Retourner les matériels
2 personnes
- 61
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
- 62
Annuler les fournisseurs
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables de bièreqté 12
- Tables hautesqté 18
- Chaisesqté 80
- Sous-mains de barqté 3
- Portantsqté 4
- Cintresqté 250
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 500
- Verres à vinqté 120
- Tasses à caféqté 80
- Assiettesqté 250
- Couvertsqté 250
Équipement
- Éléments de podiumqté 12
- Escalier de podium
- Table de mixage
- Haut-parleursqté 4
- Subwoofersqté 2
- Moniteurs de scèneqté 4
- Microphonesqté 6
- Pieds de microqté 6
- Boîtiers DIqté 4
- Câbles audioqté 20
- Enrouleurs électriquesqté 8
- Multiprisesqté 12
- Pieds de microqté 4
- Support pour ordinateur portableqté 2
- Moquette de scène
- Goulottes de câblesqté 20
- Poteaux de balisageqté 12
- Barrières de fouleqté 20
- Talkies-walkiesqté 8
- Lampes de pocheqté 8
- Rallongesqté 12
- Scanners de billetsqté 4
- Caisses de caisseqté 2
- Terminaux de paiementqté 2
Éclairage
- Projecteurs LED de scèneqté 8
- Projecteurs asservisqté 4
- Pieds d’éclairageqté 2
- Contrôleur d'éclairage
- Lampes de chantierqté 6
Décoration
- Fond de scène
- Bannièresqté 6
- Panneaux directionnelsqté 12
- Ruban adhésifqté 8
- Serre-câblesqté 200
Nettoyage
- Poubellesqté 16
- Sets de balaiqté 4
- Sets de serpillièreqté 3
Catering
- Glacièresqté 6
- Thermosqté 6
- Bacs à glaçonsqté 8
- Plateaux de serviceqté 20
- Couverts de serviceqté 20
- Carafes d’eauqté 12
- Tire-bouchonsqté 4
- Décapsuleursqté 4
- Bacs de maintien au chaudqté 4
- Cartes des allergènesqté 30
- Étiquettes de prixqté 30
- Courses
Conseils
- Commencez par bloquer la date, le lieu et les artistes avant de communiquer l’événement. Réservez ensuite le prestataire technique : la sonorisation, les retours de scène et les micros dépendent du nombre d’artistes et de la configuration du concert.
- Réglez les autorisations, l’assurance, la sécurité et les secouristes avant l’ouverture de la billetterie. Une billetterie active alors que la capacité ou les conditions d’accueil ne sont pas validées peut vous obliger à corriger les inscriptions.
- Demandez les informations techniques et alimentaires des artistes au moins 2 semaines avant le concert. Confirmez ensuite le plan technique, le catering et les besoins particuliers par écrit pour éviter les changements de dernière minute.
- Préparez l’accueil du public avec la billetterie, les invitations, les tables hautes, les chaises et les gobelets réutilisables. Prévoyez aussi les portants et les cintres si les artistes ou l’équipe disposent d’une zone vestiaire.
- Le jour J, libérez la zone de chargement avant l’ouverture du lieu et gardez plusieurs heures pour le montage. Installez d’abord la scène, puis la sonorisation et l’éclairage, avant de tester la table de mixage, les haut-parleurs, les subwoofers, les moniteurs et les microphones.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un concert pop ?
- Prévoyez au minimum 8 à 12 semaines pour un concert avec artistes, billetterie, technique et autorisations. Commencez plus tôt si plusieurs artistes ou un dispositif de sécurité important sont prévus.
- Quand réserver les artistes et le prestataire technique ?
- Réservez les artistes dès que la date et le lieu sont confirmés, idéalement 3 à 6 mois avant le concert. Bloquez le prestataire technique dans la même période afin de vérifier la disponibilité du matériel et de l’équipe.
- Quand ouvrir la billetterie d’un concert ?
- Ouvrez la billetterie seulement après avoir vérifié la capacité du lieu, les autorisations et les conditions d’assurance. Une ouverture 6 à 8 semaines avant le concert laisse généralement le temps de traiter les inscriptions et les invitations.
- Combien de temps prévoir pour monter la scène et le son ?
- Réservez au moins 4 heures pour le déchargement, le montage de la scène, l’installation du son et des lumières. Ajoutez du temps pour les tests et les réglages avant l’arrivée du public, surtout si plusieurs groupes jouent.
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