Cómo organizar un concierto de pop sin perder el control
Organizar un concierto de pop empieza mucho antes de montar el escenario. Primero fija la fecha y el lugar, confirma a los artistas y comprueba permisos, seguro y necesidades técnicas. Después ordena la venta de entradas, la comunicación y la contratación de seguridad, primeros auxilios y catering. En la última semana, cierra horarios, preferencias dietéticas, compras y materiales; el día del concierto, sigue el plan de trabajo desde la apertura del recinto hasta la prueba de sonido y luces.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar fecha y lugar
2 personas
- 2
Contratar artistas
2 personas
- 3
Reservar proveedor de técnica
2 personas
- 4
Comprobar permisos
- 5
Comprobar el seguro
- 6
Reservar seguridad
- 7
Reservar al personal de primeros auxilios
- 8
Reservar el catering
- 9
Configurar el sistema de tickets
2 personas
- 10
Crear imagen promocional
2 personas
- 11
Enviar invitaciones
2 personas
- 12
Publicar el concierto en línea
- 13
Gestionar inscripciones
2 personas
- 14
Recoger preferencias dietéticas
- 15
Imprimir el plan de trabajo
- 16
Confirmar la información de los artistas
- 17
Confirmar el plan técnico
2 personas
- 18
Comprobar la lista de la compra
2 personas
- 19
Hacer la compra
3 personas
- 20
Comprobar los materiales
3 personas
Evento
- 21
Abrir la ubicación
2 personas
- 22
Despejar la zona de carga y descarga
3 personas
- 23
Montar el escenario
5 personas
- 24
Instalar el sistema de sonido
4 personas
- 25
Montar la instalación de iluminación
3 personas
- 26
Conectar la alimentación eléctrica
2 personas
- 27
Preparar la zona del público
4 personas
- 28
Montar bar y bufés
4 personas
- 29
Montar el mostrador de entrada
2 personas
- 30
Montar backstage
3 personas
- 31
Comprobar las instalaciones sanitarias
2 personas
- 32
Colgar la decoración
3 personas
- 33
Recibir a los artistas
2 personas
- 34
Preparar la restauración
3 personas
- 35
Hacer la prueba de sonido
5 personas
- 36
Probar el espectáculo de luces
3 personas
- 37
Dar briefing al personal
4 personas
- 38
Abrir la entrada
4 personas
- 39
Comprobar las entradas
4 personas
- 40
Atender el guardarropa
2 personas
- 41
Servir las bebidas
5 personas
- 42
Servir aperitivos
3 personas
- 43
Rellenar las bebidas
3 personas
- 44
Guiar al público
3 personas
- 45
Acompañar la primera actuación
3 personas
- 46
Organizar el programa del descanso
2 personas
- 47
Acompañar al acto principal
4 personas
- 48
Coordinar el programa de la noche
4 personas
- 49
Anunciar la última ronda
- 50
Guiar al público hacia la salida
4 personas
Seguimiento
- 51
Apagar el equipo
3 personas
- 52
Guardar el stock en un lugar seguro
3 personas
- 53
Recoger la basura
4 personas
- 54
Limpiar la barra
3 personas
- 55
Lavar la vajilla
3 personas
- 56
Limpiar el lugar
4 personas
- 57
Retirar la decoración
3 personas
- 58
Desmontar el equipo técnico
5 personas
- 59
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
- 60
Devolver los materiales
2 personas
- 61
Recoger objetos perdidos
2 personas
- 62
Dar de baja a los proveedores
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas de cervezacant. 12
- Mesas altascant. 18
- Sillascant. 80
- Bandejas de barcant. 3
- Percheroscant. 4
- Perchascant. 250
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 500
- Copas de vinocant. 120
- Tazas de cafécant. 80
- Platoscant. 250
- Cubiertoscant. 250
Equipo
- Piezas de escenariocant. 12
- Escalera del escenario
- Mesa de mezclas
- Altavocescant. 4
- Subwooferscant. 2
- Monitores de escenariocant. 4
- Micrófonoscant. 6
- Soportes de micrófonocant. 6
- Cajas DIcant. 4
- Cables de audiocant. 20
- Enrollacablescant. 8
- Regletascant. 12
- Atrilescant. 4
- Soporte para portátilcant. 2
- Alfombra para el escenario
- Canaletas para cablescant. 20
- Postes separadorescant. 12
- Vallas de control de multitudescant. 20
- Walkie-talkiescant. 8
- Linternascant. 8
- Cables alargadorescant. 12
- Escáneres de entradascant. 4
- Cajas de dinerocant. 2
- Datáfonoscant. 2
Iluminación
- Lámparas LED para podiocant. 8
- Cabezas móvilescant. 4
- Trípodes de iluminacióncant. 2
- Controlador de luces
- Lámparas de trabajocant. 6
Decoración
- Telón de fondo del escenario
- Bannerscant. 6
- Señales de orientacióncant. 12
- Cinta adhesivacant. 8
- Bridascant. 200
Limpieza
- Papeleracant. 16
- Sets de escobacant. 4
- Fregonascant. 3
Catering
- Neveras portátilescant. 6
- Termoscant. 6
- Cubiterascant. 8
- Bandejas de servircant. 20
- Cubiertos de serviciocant. 20
- Jarras de aguacant. 12
- Sacacorchoscant. 4
- Abridores de botellascant. 4
- Bandejas para mantener calientecant. 4
- Tarjetas de alérgenoscant. 30
- Etiquetas de preciocant. 30
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el lugar y los artistas antes de lanzar la promoción. Reserva también la técnica con antelación: el sonido necesita mesa de mezclas, altavoces, subwoofers, monitores, micrófonos, cajas DI y cableado compatible.
- No publiques las entradas hasta comprobar permisos, seguro, aforo y personal necesario. Deja al menos 7 días para corregir un requisito administrativo o ajustar las condiciones de acceso.
- Pide a cada artista la información técnica y de llegada con tiempo, y confirma el plan técnico en la semana previa. Así sabrás cuántos micrófonos, soportes, atriles y conexiones hacen falta antes de cargar el material.
- Calcula las compras según el aforo confirmado y no solo según las invitaciones. Revisa vasos reutilizables, copas, tazas, platos, cubiertos y material de bar entre 48 y 24 horas antes, cuando todavía puedes reponer lo que falte.
- Reserva un bloque de montaje con horas separadas para escenario, sonido e iluminación. Despeja la zona de carga antes de abrir el recinto y prueba las lámparas de trabajo, el controlador de luces y las regletas antes de que llegue el público.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de pop?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes si habrá artistas contratados, venta de entradas y proveedores técnicos. Deja la última semana para confirmar horarios, permisos, información de artistas, compras y personal, no para tomar decisiones básicas.
- ¿Qué hay que confirmar con los artistas antes del concierto?
- Confirma como mínimo el horario de llegada, duración de la actuación, número de personas, necesidades de sonido, entradas y salida del recinto. Hazlo 7 días antes y vuelve a comprobarlo 24 horas antes del montaje.
- ¿Cuándo se monta el escenario, el sonido y la iluminación?
- El montaje debe comenzar varias horas antes de la apertura, con tiempo separado para las piezas del escenario, la instalación de sonido y las luces. Programa una prueba técnica completa al menos 2 horas antes de recibir al público.
- ¿Cuántos vasos y copas necesito para un concierto?
- Calcula al menos 1,5 vasos reutilizables por persona si habrá servicio continuo y añade copas de vino, tazas, platos y cubiertos según el catering. Reserva un 10% adicional para roturas, pérdidas y cambios durante el servicio.
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