Ein Popkonzert Schritt für Schritt organisieren
Bei einem Popkonzert hängt der Ablauf an mehreren Gewerken gleichzeitig: Künstler, Technik, Genehmigungen, Sicherheit und Catering müssen aufeinander abgestimmt sein. Lege zuerst Datum und Ort fest, buche danach Künstler und Dienstleister und kläre früh die behördlichen Vorgaben. In den letzten Wochen geht es um Tickets, Werbung, Anmeldungen und technische Details. Am Veranstaltungstag brauchst du vor allem einen festen Zeitplan für Anlieferung, Bühnenbau, Soundcheck und Einlass.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
- 2
Künstler buchen
2 Personen
- 3
Technikdienstleister reservieren
2 Personen
- 4
Genehmigungen prüfen
- 5
Versicherung prüfen
- 6
Sicherheit buchen
- 7
Erste-Hilfe-Mitarbeiter reservieren
- 8
Catering reservieren
- 9
Ticketsystem einrichten
2 Personen
- 10
Werbebild erstellen
2 Personen
- 11
Einladungen verschicken
2 Personen
- 12
Konzert online veröffentlichen
- 13
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 14
Ernährungswünsche erfassen
- 15
Drehbuch ausdrucken
- 16
Künstlerinformationen bestätigen
- 17
Technikplan bestätigen
2 Personen
- 18
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 19
Einkaufen gehen
3 Personen
- 20
Materialien prüfen
3 Personen
Event
- 21
Location öffnen
2 Personen
- 22
Lade- und Entladezone freimachen
3 Personen
- 23
Bühne aufbauen
5 Personen
- 24
Beschallungsanlage aufstellen
4 Personen
- 25
Lichtanlage aufbauen
3 Personen
- 26
Stromversorgung anschließen
2 Personen
- 27
Publikumsbereich einrichten
4 Personen
- 28
Bar und Buffets aufbauen
4 Personen
- 29
Eingangstresen einrichten
2 Personen
- 30
Backstage einrichten
3 Personen
- 31
Sanitäre Anlagen kontrollieren
2 Personen
- 32
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 33
Künstler empfangen
2 Personen
- 34
Catering bereitstellen
3 Personen
- 35
Soundcheck durchführen
5 Personen
- 36
Lichtshow testen
3 Personen
- 37
Personalbriefing geben
4 Personen
- 38
Eingang öffnen
4 Personen
- 39
Tickets kontrollieren
4 Personen
- 40
Garderobe besetzen
2 Personen
- 41
Getränke servieren
5 Personen
- 42
Snacks servieren
3 Personen
- 43
Getränke nachfüllen
3 Personen
- 44
Publikum begleiten
3 Personen
- 45
Ersten Auftritt begleiten
3 Personen
- 46
Pausenprogramm gestalten
2 Personen
- 47
Headliner betreuen
4 Personen
- 48
Abendprogramm betreuen
4 Personen
- 49
Letzte Runde ankündigen
- 50
Publikum zum Ausgang begleiten
4 Personen
Nachbereitung
- 51
Geräte ausschalten
3 Personen
- 52
Vorräte sicher verstauen
3 Personen
- 53
Abfall sammeln
4 Personen
- 54
Bar reinigen
3 Personen
- 55
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 56
Location reinigen
4 Personen
- 57
Dekoration entfernen
3 Personen
- 58
Technik abbauen
5 Personen
- 59
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
- 60
Materialien zurückgeben
2 Personen
- 61
Fundsachen sammeln
2 Personen
- 62
Lieferanten abmelden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- BiertischeAnz. 12
- StehtischeAnz. 18
- StühleAnz. 80
- BarunterlagenAnz. 3
- GarderobenständerAnz. 4
- KleiderbügelAnz. 250
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 500
- WeingläserAnz. 120
- KaffeetassenAnz. 80
- TellerAnz. 250
- BestecksetsAnz. 250
Ausstattung
- BühnenelementeAnz. 12
- Bühnentreppe
- Mischpult
- LautsprecherAnz. 4
- SubwooferAnz. 2
- BühnemonitoreAnz. 4
- MikrofoneAnz. 6
- MikrofonständerAnz. 6
- DI-BoxenAnz. 4
- AudiokabelAnz. 20
- KabeltrommelnAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 12
- NotenständerAnz. 4
- LaptopständerAnz. 2
- Bühnenteppich
- KabelkanäleAnz. 20
- AbsperrpfostenAnz. 12
- AbsperrgitterAnz. 20
- FunkgeräteAnz. 8
- TaschenlampenAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 12
- TicketscannerAnz. 4
- GeldkassenAnz. 2
- KartenlesegeräteAnz. 2
Beleuchtung
- LED-BühnenlampenAnz. 8
- Moving headsAnz. 4
- LichtstativeAnz. 2
- Lichtcontroller
- ArbeitslampenAnz. 6
Dekoration
- Bühnenhintergrund
- BannerAnz. 6
- Wegweiser-SchilderAnz. 12
- KlebebandAnz. 8
- KabelbinderAnz. 200
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 16
- BesensetsAnz. 4
- WischsetsAnz. 3
Catering
- KühlboxenAnz. 6
- ThermoskannenAnz. 6
- EiswürfelbehälterAnz. 8
- ServierschalenAnz. 20
- ServierbesteckAnz. 20
- WasserkannenAnz. 12
- KorkenzieherAnz. 4
- FlaschenöffnerAnz. 4
- WarmhaltebehälterAnz. 4
- AllergiekärtchenAnz. 30
- PreisschilderAnz. 30
- Einkäufe
Tipps
- Buche Künstler, Technikdienstleister und Sicherheitsdienst nicht nacheinander auf den letzten Drücker, sondern kläre diese drei Bereiche direkt nach Datum und Ort. Plane für Rückfragen und Vertragsänderungen mindestens 8 bis 12 Wochen Puffer ein.
- Prüfe Genehmigungen und Versicherung, bevor du das Konzert online veröffentlichst. Für Auflagen zu Lärm, Ausschank, Sicherheit oder Veranstaltungsort können mehrere Wochen Bearbeitungszeit anfallen.
- Bestätige den Technikplan spätestens 7 Tage vor dem Konzert mit der Band und dem Dienstleister. Darin sollten unter anderem Mischpult, Lautsprecher, Subwoofer, Monitore, Mikrofone, DI-Boxen, Kabel und Lichttechnik eindeutig zugeordnet sein.
- Plane den Veranstaltungstag rückwärts vom Einlass: Rechne für Bühne, Beschallung und Licht mindestens 4 bis 6 Stunden Aufbauzeit ein. Eine freie Lade- und Entladezone sowie Arbeitslampen verhindern Verzögerungen, die sonst direkt den Soundcheck verschieben.
- Erfasse Ernährungswünsche und bestätige Künstlerinformationen spätestens 3 Tage vorher. Drucke das Drehbuch aus und prüfe Einkaufsliste, Materialien, wiederverwendbare Becher, Gläser, Geschirr und Besteck vor dem Öffnen der Location.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man ein Popkonzert organisieren?
- Beginne idealerweise 3 bis 6 Monate vorher. Künstler, Technik, Genehmigungen, Versicherung und Sicherheit brauchen oft mehrere Abstimmungen, bevor du Tickets und Werbung veröffentlichst.
- Was braucht man für ein Popkonzert an Technik?
- Für den Grundaufbau gehören mindestens Bühne, Mischpult, Lautsprecher, Subwoofer, Bühnenmonitore, Mikrofone, Mikrofonständer, DI-Boxen und passende Audiokabel dazu. Plane zusätzlich Stromverteilung mit Kabeltrommeln und Verlängerungskabeln sowie Licht mit Stativen und Controller ein.
- Wie viel Aufbauzeit braucht ein Popkonzert?
- Für Bühne, Beschallung und Licht solltest du mindestens 4 bis 6 Stunden einplanen, bei aufwendiger Technik länger. Der Soundcheck kommt danach und sollte nicht mit Einlass oder Catering-Anlieferung kollidieren.
- Wann sollte man Tickets und Einladungen verschicken?
- Veröffentliche das Konzert, sobald Ort, Künstler, Termin und Ticketweg verbindlich bestätigt sind, meist 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Bearbeite Anmeldungen laufend und erfasse besondere Ernährungswünsche spätestens 3 Tage vor dem Konzert.
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