Zo organiseer je een popconcert zonder verrassingen
Een popconcert organiseren begint niet bij het podium, maar bij datum, locatie en capaciteit. Leg daarna artiesten, techniek, vergunningen, beveiliging en EHBO vast voordat je tickets verkoopt of promotie maakt. Werk vervolgens naar één draaiboek toe met afspraken over artiesten, catering, dieetwensen, techniek en de laad- en loszone. Op de concertdag draait alles om volgorde: locatie openen, opbouwen, testen en pas daarna publiek en artiesten ontvangen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
- 2
Artiesten boeken
2 personen
- 3
Techniekleverancier reserveren
2 personen
- 4
Vergunningen controleren
- 5
Verzekering controleren
- 6
Beveiliging reserveren
- 7
EHBO-medewerkers reserveren
- 8
Catering reserveren
- 9
Ticketsysteem instellen
2 personen
- 10
Promotiebeeld maken
2 personen
- 11
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 12
Concert online publiceren
- 13
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 14
Dieetwensen verzamelen
- 15
Draaiboek afdrukken
- 16
Artiesteninformatie bevestigen
- 17
Techniekplan bevestigen
2 personen
- 18
Boodschappenlijst controleren
2 personen
- 19
Boodschappen doen
3 personen
- 20
Materialen controleren
3 personen
Event
- 21
Locatie openen
2 personen
- 22
Laad- en loszone vrijmaken
3 personen
- 23
Podium opbouwen
5 personen
- 24
Geluidsinstallatie plaatsen
4 personen
- 25
Lichtinstallatie plaatsen
3 personen
- 26
Stroomvoorziening aansluiten
2 personen
- 27
Publieksruimte inrichten
4 personen
- 28
Bar en buffetten opstellen
4 personen
- 29
Entreebalie inrichten
2 personen
- 30
Backstage inrichten
3 personen
- 31
Sanitaire voorzieningen controleren
2 personen
- 32
Decoratie ophangen
3 personen
- 33
Artiesten ontvangen
2 personen
- 34
Catering klaarzetten
3 personen
- 35
Soundcheck uitvoeren
5 personen
- 36
Lichtshow testen
3 personen
- 37
Briefing personeel geven
4 personen
- 38
Entree openen
4 personen
- 39
Tickets controleren
4 personen
- 40
Garderobe bemannen
2 personen
- 41
Dranken serveren
5 personen
- 42
Hapjes serveren
3 personen
- 43
Dranken bijvullen
3 personen
- 44
Publiek begeleiden
3 personen
- 45
Eerste optreden begeleiden
3 personen
- 46
Pauzeprogramma verzorgen
2 personen
- 47
Hoofdact begeleiden
4 personen
- 48
Avondprogramma begeleiden
4 personen
- 49
Laatste ronde aankondigen
- 50
Publiek naar uitgang begeleiden
4 personen
Nazorg
- 51
Apparatuur uitschakelen
3 personen
- 52
Voorraad veilig opbergen
3 personen
- 53
Afval verzamelen
4 personen
- 54
Bar schoonmaken
3 personen
- 55
Servies afwassen
3 personen
- 56
Locatie schoonmaken
4 personen
- 57
Decoratie verwijderen
3 personen
- 58
Techniek afbreken
5 personen
- 59
Meubilair terugplaatsen
4 personen
- 60
Materialen retourneren
2 personen
- 61
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
- 62
Leveranciers afmelden
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Biertafelsaantal 12
- Statafelsaantal 18
- Stoelenaantal 80
- Barbladenaantal 3
- Garderoberekkenaantal 4
- Kledinghangersaantal 250
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 500
- Wijnglazenaantal 120
- Koffiekopjesaantal 80
- Bordenaantal 250
- Besteksetsaantal 250
Apparatuur
- Podiumdelenaantal 12
- Podiumtrap
- Mengtafel
- Luidsprekersaantal 4
- Subwoofersaantal 2
- Podiummonitorenaantal 4
- Microfoonsaantal 6
- Microfoonstatievenaantal 6
- DI-boxenaantal 4
- Audiokabelsaantal 20
- Stroomhaspelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 12
- Muziekstandaardsaantal 4
- Laptopstandaardaantal 2
- Podiumtapijt
- Kabelgotenaantal 20
- Afzetpalenaantal 12
- Dranghekkenaantal 20
- Portofoonsaantal 8
- Zaklampenaantal 8
- Verlengkabelsaantal 12
- Ticketscannersaantal 4
- Geldkassa'saantal 2
- Pinapparatenaantal 2
Verlichting
- LED-podiaanlampenaantal 8
- Moving headsaantal 4
- Lichtstatievenaantal 2
- Lichtcontroller
- Werklampenaantal 6
Decoratie
- Podiumachterdoek
- Bannersaantal 6
- Wegwijzerbordenaantal 12
- Plakbandaantal 8
- Kabelbindersaantal 200
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 16
- Bezemsetsaantal 4
- Dweilsetsaantal 3
Catering
- Koelboxenaantal 6
- Thermoskannenaantal 6
- IJsblokbakkenaantal 8
- Serveerschalenaantal 20
- Serveerbestekaantal 20
- Waterkannenaantal 12
- Kurkentrekkersaantal 4
- Flesopenersaantal 4
- Warmhoudbakkenaantal 4
- Allergenenkaartjesaantal 30
- Prijskaartjesaantal 30
- Boodschappen
Tips
- Reserveer techniek, beveiliging, EHBO en catering zodra de datum en locatie vaststaan. Controleer uiterlijk vier weken vooraf opnieuw of alle leveranciers en artiesteninformatie compleet zijn.
- Verkoop geen tickets voordat capaciteit, toegangsroute en vergunningen zijn gecontroleerd. Houd daarnaast een overzicht bij van aanmeldingen en dieetwensen, zodat catering niet op de concertdag hoeft te gokken.
- Plan de techniek niet alleen op basis van een podium en luidsprekers. Leg vooraf het techniekplan vast met mengtafel, microfoons, DI-boxen, monitoren, kabels, stroomhaspels en licht, inclusief wie de test uitvoert.
- Maak de laad- en loszone vrij voordat podiumdelen en apparatuur arriveren. Reserveer op de opbouwdag minimaal 2 uur voor podium en geluid en plan daarna nog tijd voor licht, bekabeling en een volledige soundcheck.
- Druk het draaiboek af en leg een exemplaar klaar bij de ingang, backstage en techniek. Controleer vóór opening ook herbruikbare bekers, glazen, servies, garderoberekken, kledinghangers, tafels en werklampen; juist kleine voorzieningen worden vaak te laat geregeld.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een popconcert organiseren?
- Begin minimaal 3 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie en artiesten. Regel vergunningen, verzekering, techniek, beveiliging en EHBO zo vroeg mogelijk, omdat beschikbaarheid en aanvraagtermijnen per locatie en gemeente verschillen.
- Wanneer regel je de techniek voor een popconcert?
- Reserveer de techniek direct nadat datum en locatie vaststaan, bij voorkeur minimaal 8 weken vooraf. Bevestig het volledige techniekplan uiterlijk 2 weken voor het concert, zodat ontbrekende microfoons, kabels of stroomvoorziening nog kunnen worden aangevuld.
- Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een popconcert?
- Plan voor een kleine tot middelgrote productie minimaal 4 uur opbouw: ongeveer 2 uur voor podium en geluid, 1 uur voor licht en bekabeling en 1 uur voor testen en bijstellen. Voeg extra tijd toe als meerdere artiesten een eigen backline of soundcheck nodig hebben.
- Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een popconcert?
- Publiceer het concert en verstuur uitnodigingen zodra artiesten, locatie, ticketinformatie en capaciteit definitief zijn, meestal 6 tot 8 weken vooraf. Stuur uiterlijk 1 week voor het concert een praktische herinnering met aanvangstijd, route en eventuele garderobe-informatie.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!