Organiser les portes ouvertes d’une école de natation

Pour organiser des portes ouvertes dans une école de natation, commencez par fixer les créneaux d’essai et le nombre de participants par groupe. Les inscriptions servent ensuite à répartir les enseignants, anticiper les besoins alimentaires et préparer l’accueil. Le jour J, le parcours doit être évident dès l’entrée : inscription, vestiaires, bassin, cours d’essai puis espace d’information. Prévoyez aussi un briefing précis de l’équipe et un contrôle de la piscine avant l’arrivée des visiteurs.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Publier la date et le programme
2
Envoyer les invitations
2 personnes
3
Traiter les inscriptions
4
Recueillir les besoins alimentaires
5
Réserver l’espace piscine
6
Planifier les cours d’essai
2 personnes
7
Répartir les enseignants
8
Confirmer les inscriptions
9
Créer le plan et le parcours
10
Préparer les dossiers d’information
2 personnes
11
Préparer les étiquettes nominatives
12
Faire les courses
2 personnes
13
Mettre les boissons au frais
2 personnes
14
Préparer les en-cas
3 personnes
15
Tester l'équipement
2 personnes
16
Préparer les badges et les formulaires
2 personnes

Événement

17
Vérifier la piscine et les vestiaires
2 personnes
18
Installer les tables et les chaises
4 personnes
19
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
20
Suspendre la décoration
2 personnes
21
Préparer le matériel d’essai
3 personnes
22
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
23
Vérifier le matériel de sécurité
2 personnes
24
Briefer l’équipe à l’entrée
2 personnes
25
Accueillir les visiteurs
3 personnes
26
Enregistrer la présence
2 personnes
27
Assurer les visites guidées
2 personnes
28
Encadrer les cours d’essai
4 personnes
29
Donner des informations sur les cours
2 personnes
30
Servir les snacks et les boissons
3 personnes
31
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
32
Sécher immédiatement les sols mouillés
2 personnes
33
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes

Suivi

34
Démonter le buffet
3 personnes
35
Rassembler le matériel
3 personnes
36
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
37
Faire la vaisselle
2 personnes
38
Rassembler les déchets
2 personnes
39
Nettoyer le lieu
3 personnes
40
Réfrigérer les restes
2 personnes
41
Rapporter le matériel
2 personnes
42
Envoyer un message de remerciement
43
Relancer les demandes de cours d’essai

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 30
Tables de buffetqté 2
Porte-manteauxqté 3
Tente de réception

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Tasses à caféqté 40
Plateaux de serviceqté 8
Pinces de serviceqté 6

Matériel de sport

Frites de natationqté 20
Planches de natationqté 20
Bouéesqté 15
Anneaux de plongéeqté 20
Brassards de natationqté 20
Balles gonflablesqté 10
Lunettes de natationqté 20
Bonnets de bainqté 20

Équipement

Glacièresqté 3
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Mégaphone à main
Haut-parleur

Bureau

Formulaires d'inscriptionqté 150
Stylosqté 30
Étiquettes nominativesqté 150
Brochures d’informationqté 150
Presse-papiersqté 6
Braceletsqté 150
Flèches de directionqté 20
Panneaux d'avertissementqté 6

Décoration

Ballonsqté 100
Ruban à ballonsqté 2
Nappesqté 8
Guirlandes de fanionsqté 6
Ruban adhésifqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Pilesqté 24

Nettoyage

Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Raclettes de solqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Poubellesqté 6

Sécurité

Trousse de premiers secours
Bouées de sauvetageqté 2
Cordes de sauvetageqté 2
Tapis antidérapantsqté 8

Catering

Courses

Conseils

Publiez la date, le programme et les modalités d’inscription au moins 3 semaines à l’avance. Indiquez la durée des cours d’essai, l’âge concerné et ce que les participants doivent apporter.
Fermez les inscriptions 3 à 5 jours avant l’événement pour répartir les groupes et les enseignants. Gardez une liste séparée des personnes confirmées et des éventuelles places restantes.
Préparez l’accueil avant de vous occuper de la décoration : dossiers d’information, formulaires, étiquettes nominatives et stylos doivent être réunis sur une seule table dès l’ouverture.
Contrôlez la piscine, les vestiaires et le matériel de sécurité le matin même, puis testez les équipements sonores et électriques au moins 60 minutes avant l’arrivée du public.
Prévoyez les boissons et les encas après avoir compté les inscrits. Mettez les boissons au frais suffisamment tôt et placez le buffet hors du passage entre les vestiaires et le bassin.

Questions fréquentes

Quand publier le programme des portes ouvertes d’une école de natation ?: Publiez la date et le programme au moins 3 semaines avant les portes ouvertes. Cela laisse le temps de recevoir les inscriptions, de recueillir les besoins alimentaires et de constituer les groupes d’essai.
Combien de temps prévoir pour un cours d’essai de natation ?: Prévoyez généralement 30 à 45 minutes par cours d’essai, puis 10 à 15 minutes pour la rotation des groupes. Ajoutez une marge pour les vestiaires afin d’éviter que les séances ne se décalent.
Quand confirmer les inscriptions aux portes ouvertes ?: Confirmez les inscriptions 3 à 5 jours avant l’événement, une fois les groupes et les enseignants répartis. Rappelez dans le message l’horaire, le point d’accueil et les consignes concernant la tenue de bain.
Que faut-il vérifier le jour des portes ouvertes de natation ?: Vérifiez au moins 60 minutes avant l’accueil la piscine, les vestiaires, le matériel d’essai et le matériel de sécurité. Testez aussi les rallonges, multiprises, machines à café et équipements sonores avant l’arrivée des visiteurs.

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